Projects in Controlled Environments (più comunemente noto come PRINCE2) è la metodologia di project management più praticata in tutto il mondo, utilizzata da team in oltre 150 paesi.
Ma cos’è la gestione del progetto PRINCE2 e perché è così popolare? E ancora più importante, è l’approccio giusto per i tuoi progetti? Queste sono domande difficili a cui rispondere senza spulciare articoli infiniti e definizioni vaghe, quindi ti abbiamo salvato un po ‘ di Googling raccogliendo gli elementi essenziali della gestione dei progetti PRINCE2 in un unico posto conveniente.
I fondamenti di PRINCE2
PRINCE2 project management è un approccio basato sui processi che si concentra sull’organizzazione e il controllo sull’intero progetto, dall’inizio alla fine. Ciò significa che i progetti sono accuratamente pianificati prima del calcio d’inizio, ogni fase del processo è chiaramente strutturata e le eventuali estremità libere sono ordinatamente legate dopo la conclusione del progetto.
Ci si potrebbe chiedere: Che cosa è con il 2? La metodologia PRINCE è stata inizialmente sviluppata alla fine degli anni 1980 come un modo per il governo del Regno Unito per gestire i progetti IT. Nel 1996, l’approccio è stato rivisto e aggiornato da un team di specialisti di gestione del progetto e un gruppo di revisione di 150 organizzazioni pubbliche e private per renderlo più ampiamente applicabile a una varietà di settori. Così è nato il nuovo e migliorato PRINCE2.
I 7 principi di PRINCE2
Il metodo PRINCE2 si basa sui seguenti 7 principi:
1. I progetti devono avere una giustificazione commerciale.
Ogni progetto cliente deve avere un bisogno chiaro, un cliente definito, vantaggi realistici e una valutazione dettagliata dei costi.
2. Le squadre dovrebbero imparare da ogni fase.
Le lezioni sono ricercate e registrate in ogni fase del processo PRINCE2 e quindi utilizzate per migliorare il lavoro futuro.
3. I ruoli e le responsabilità sono chiaramente definiti.
Tutti dovrebbero sapere esattamente di cosa sono responsabili — e di cosa sono responsabili i loro compagni di squadra.
4. Il lavoro è pianificato per fasi.
I progetti PRINCE2 sono suddivisi in singole fasi di lavoro, con revisioni periodiche per registrare le lezioni apprese e confermare che il progetto è ancora sulla buona strada per soddisfare i requisiti.
5. Project boards ” gestire per eccezione.”
Poiché i membri del consiglio sono in genere dirigenti senior che non hanno il tempo di gestire le attività quotidiane di un progetto, stabiliscono i requisiti di base per cose come tempo, costi, rischi e portata, e quindi delegano la supervisione quotidiana al project manager. Il project manager ha l’autorità di riportare il progetto in pista se è in ritardo o supera il budget. Ma se sorgono problemi che avranno un impatto sui requisiti stabiliti, questa è una “eccezione” e il consiglio di progetto decide il modo migliore per procedere.
6. I team si concentrano costantemente sulla qualità.
I deliverable sono continuamente controllati rispetto ai requisiti attraverso l’uso di un registro di qualità.
7. L’approccio è su misura per ogni progetto.
Lo stesso metodo PRINCE2 dovrebbe essere adattato alle esigenze di ciascun progetto cliente, cambiando la quantità di supervisione e pianificazione per adattarsi alle dimensioni del progetto, al numero di persone coinvolte, alla delega del pacchetto di lavoro, ecc.
I 7 ruoli in PRINCE2
Ci sono 3 ruoli principali per PRINCE2: il consiglio di progetto, il project manager e il team di progetto. Ma ci sono molti ruoli supplementari che aiutano a garantire che i requisiti e gli standard siano soddisfatti e che il lavoro funzioni senza intoppi.
- Il cliente è la persona che paga per il progetto da completare.
- L’utente utilizzerà i risultati del progetto o sarà influenzato dal risultato del progetto. (Per alcuni progetti, il cliente e l’utente possono essere la stessa persona.)
- Il fornitore è un esperto in materia che fornisce le conoscenze necessarie per completare il progetto progettando o costruendo il risultato finale.
- Il project manager è responsabile dell’organizzazione, della pianificazione e della supervisione del lavoro sul progetto. Selezionano e gestiscono le persone che completano le attività del progetto e sono responsabili di assicurarsi che il lavoro sia eseguito correttamente e in tempo.
- Il team di progetto e team manager in realtà rimboccarsi le maniche e ottenere le attività di progetto fatto. I team manager supervisionano gli aspetti dettagliati del lavoro quotidiano e riferiscono direttamente al project manager.
- L’amministratore imposta le riunioni, mantiene tutti aggiornati, tiene traccia della documentazione, ecc. Su progetti di piccole dimensioni, i project manager spesso assumono questa responsabilità, ma se ci sono più progetti in esecuzione contemporaneamente o il progetto è grande/complesso, un ufficio di supporto al progetto è in genere impostato per gestire queste funzioni.
Uno dei 3 ruoli principali, il consiglio di progetto in genere comprende più persone: il cliente (in genere un dirigente senior), l’utente finale (o un rappresentante), e il fornitore. Controlla la garanzia del progetto da tre prospettive uniche:
- Il cliente garantisce che il progetto sia ancora finanziariamente sostenibile, in genere attraverso l’analisi costi-benefici.
- L’utente garantisce che le esigenze degli utenti vengano soddisfatte.
- Il fornitore verifica se il progetto sta lavorando verso una soluzione realistica e pratica.
Su alcuni progetti, PRINCE2 assurance viene eseguita da un team di terze parti imparziale.
Il processo di fase 7 di PRINCE2
Il processo PRINCE2 è suddiviso in 7 (sorpresa!) fasi:
1. Avvio di un progetto
- Qualcuno invia una richiesta per un nuovo progetto, chiamato mandato del progetto. Il mandato del progetto è molto breve e copre solo il motivo per cui il progetto è necessario e ciò che idealmente realizzerà.
- Qualcuno valuta ogni mandato di progetto per assicurarsi che l’azienda sia in grado di assumere il progetto.
- Se approvato, la persona che ha avviato il progetto presenta quindi un brief di progetto più dettagliato, che copre le azioni, le risorse, la manodopera, ecc. necessario per eseguire il progetto.
2. Dirigere un progetto
- Il consiglio di progetto esamina e valuta i brief di progetto in base alla giustificazione aziendale e alla fattibilità per un altro round di approvazione/disapprovazione.
- Il consiglio di progetto decide cosa deve fare per organizzare ed eseguire ogni progetto approvato e cosa/come delegherà al project manager.
3. Avvio di un progetto
- Il project manager crea la documentazione di avvio del progetto, che include un piano di progetto completo e linee di base per 6 obiettivi prestazionali: tempo, costo, qualità, portata, rischio e benefici.
- I documenti di avvio vengono inviati al comitato di progetto per l’approvazione. Una volta che il consiglio è fiducioso nel piano del progetto, danno ancora una volta la loro approvazione e inizia il lavoro.
4. Controllo di una fase
- Il project manager suddivide il progetto in “pacchetti di lavoro” più piccoli e li passa ai team manager e ai team per il completamento.
- Il project manager supervisiona l’avanzamento dei pacchetti di lavoro durante ogni fase e interviene per aiutare a superare i blocchi stradali o correggere eventuali errori, se necessario.
- I team manager coordinano il lavoro quotidiano dettagliato e fungono da collegamento tra il project manager e i singoli membri del team, contribuendo a garantire che tutto vada secondo i piani.
5. Gestione della consegna del prodotto
- Il project manager controlla i progressi rispetto al brief del progetto e si assicura che i risultati soddisfino le aspettative di qualità PRINCE2.
- Il comitato di progetto valuta i pacchetti di lavoro completati e li approva o richiede revisioni/modifiche.
6. Gestione dei limiti di fase
- Il project manager e il project board esaminano ogni fase per assicurarsi che il progetto stia procedendo in base al piano e soddisfi i requisiti di garanzia del progetto.
- Ad ogni revisione, il consiglio di progetto decide se continuare con la fase successiva o abbandonare completamente il progetto.
- I project manager tengono una retrospettiva con il team di progetto per registrare tutte le lezioni apprese e migliorare la fase successiva.
7. Chiusura del progetto
- Quando il progetto è completo, il project manager avvolge tutti i thread sciolti, tra cui la documentazione PRINCE2, i risultati e i report.
Tipi di documentazione PRINCE2
Durante le 7 fasi di PRINCE2, i record sono tenuti in modo che il progetto rimanga organizzato e in pista. Questi record vengono utilizzati anche per riferire al comitato di progetto, verificare i risultati finali rispetto ai requisiti di qualità e migliorare i processi di lavoro futuri.
- Caso aziendale: Descrizione dettagliata del motivo per cui il progetto è necessario e dei suoi benefici attesi per gli utenti e il business.
- Registro dei rischi: elenca le probabilità e i potenziali impatti dei rischi e delle opportunità.
- Registro di qualità: un registro in esecuzione di controlli di qualità che garantiscono risultati conformi alle aspettative.
- Registro problemi: un elenco di problemi e preoccupazioni da parte dei membri del team di progetto.
- Log delle lezioni: Note sulle lezioni apprese da applicare alla fase lavorativa successiva e / o ai progetti futuri.
- Registro giornaliero: Un diario quotidiano scritto dal project manager che riporta attività e progressi.
PRINCE2 nella gestione dei progetti
Ora conosci gli elementi essenziali di PRINCE2! Quindi, come si confronta con altre metodologie di gestione del progetto popolari? Quali sono i vantaggi di questo approccio e le potenziali insidie? Controlla il nostro PRINCE2 FAQ per più.
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