projekty v řízených prostředích (více obyčejně známý jako PRINCE2) je nejrozšířenější metodikou řízení projektů na světě, kterou používají týmy ve více než 150 zemích.
ale co je řízení projektu PRINCE2 a proč je tak populární? A co je důležitější, je to správný přístup pro vaše projekty? Jedná se o složité otázky, na které je třeba odpovědět, aniž bychom procházeli nekonečnými články a vágními definicemi, takže jsme vám ušetřili nějaké Googling tím, že jsme shromáždili základy řízení projektů PRINCE2 na jednom vhodném místě.
základy PRINCE2
PRINCE2 project management je procesní přístup, který se zaměřuje na organizaci a kontrolu nad celým projektem od začátku do konce. To znamená, že projekty jsou důkladně naplánovány před zahájením, každá fáze procesu je jasně strukturována, a jakékoli volné konce jsou po ukončení projektu úhledně svázány.
možná se divíte: co je s 2? Metodika PRINCE byla původně vyvinuta na konci 80. let jako způsob, jak vláda Spojeného království řídit IT projekty. V roce 1996 byl tento přístup přezkoumán a aktualizován týmem specialistů na řízení projektů a revizní komisí 150 veřejných a soukromých organizací, aby byl rozšířenější v různých průmyslových odvětvích. Tak se zrodil nový a vylepšený PRINCE2.
7 principů PRINCE2
metoda PRINCE2 je postavena na následujících 7 principech:
1. Projekty musí mít obchodní zdůvodnění.
každý klientský projekt musí mít jasnou potřebu, definovaného zákazníka, realistické přínosy a podrobné posouzení nákladů.
2. Týmy by se měly poučit z každé fáze.
lekce jsou vyhledávány a zaznamenávány na každém kroku procesu PRINCE2 a poté použity ke zlepšení budoucí práce.
3. Role a odpovědnosti jsou jasně definovány.
každý by měl přesně vědět, za co je zodpovědný — a za co jsou zodpovědní jeho spoluhráči.
4. Práce jsou plánovány postupně.
projekty PRINCE2 jsou rozděleny do jednotlivých pracovních fází, s pravidelnými recenzemi, které zaznamenávají získané poznatky a potvrzují, že projekt je stále na dobré cestě ke splnění požadavků.
5. Projektové desky “ spravovat výjimkou.“
vzhledem k tomu, že členové správní rady jsou obvykle vedoucí pracovníci, kteří nemají čas řídit každodenní činnosti projektu, stanoví základní požadavky na věci, jako je čas, náklady, riziko a rozsah, a poté delegují denní dohled na projektového manažera. Projektový manažer má pravomoc vrátit Projekt zpět na trať, pokud běží pozdě nebo překračuje rozpočet. Pokud však nastanou problémy, které budou mít dopad na stanovené požadavky,je to „výjimka“ a projektová Rada rozhodne o nejlepším způsobu, jak postupovat.
6. Týmy se neustále zaměřují na kvalitu.
výstupy jsou průběžně kontrolovány podle požadavků pomocí registru kvality.
7. Přístup je přizpůsoben pro každý projekt.
samotná metoda PRINCE2 by měla být upravena tak, aby vyhovovala potřebám každého klientského projektu, měnila množství dohledu a plánování tak, aby odpovídala velikosti projektu, počtu zúčastněných osob, delegování pracovních balíčků atd.
7 rolí v PRINCE2
existují 3 hlavní role pro PRINCE2: projektová Rada, projektový manažer a projektový tým. Existuje však mnoho doplňkových rolí, které pomáhají zajistit, aby byly splněny požadavky a standardy a aby práce probíhala hladce.
- zákazník je osoba, která platí za projekt, který má být dokončen.
- uživatel buď použije výstupy projektu, nebo bude ovlivněn výsledkem projektu. (U některých projektů může být zákazníkem a uživatelem stejná osoba.)
- dodavatel je odborník na předmět, který poskytuje znalosti potřebné k dokončení projektu navrhováním nebo stavbou konečného výsledku.
- projektový manažer je zodpovědný za organizaci, plánování a dohled nad prací na projektu. Vybírají a řídí lidi, kteří dokončují úkoly projektu, a jsou zodpovědní za to, že práce je prováděna správně a včas.
- projektový tým a manažer týmu skutečně vyhrnout rukávy a dostat projektové úkoly. Týmoví manažeři dohlížejí na podrobné aspekty každodenní práce a podávají zprávy přímo projektovému manažerovi.
- Správce nastavuje schůzky, udržuje všechny aktualizované, sleduje dokumentaci atd. U malých projektů často přebírají tuto odpovědnost projektoví manažeři, ale pokud běží více projektů najednou nebo je projekt velký / složitý, je obvykle zřízena kancelář podpory projektu, která tyto povinnosti spravuje.
jedna ze 3 hlavních rolí, projektová Rada obvykle zahrnuje více lidí: zákazníka (obvykle vedoucího pracovníka), koncového uživatele (nebo zástupce) a dodavatele. Kontroluje zajištění projektu ze tří jedinečných perspektiv:
- zákazník zajišťuje, že projekt je stále finančně životaschopný, obvykle prostřednictvím analýzy nákladů.
- uživatel zajišťuje, že jsou splněny potřeby uživatelů.
- dodavatel kontroluje, zda projekt pracuje na realistickém a praktickém řešení.
u některých projektů provádí PRINCE2 assurance nezaujatý tým třetích stran.
proces fáze 7 PRINCE2
proces PRINCE2 je rozdělen na 7 (překvapení!) fáze:
1. Spuštění projektu
- někdo podá žádost o nový projekt nazvaný mandát projektu. Mandát projektu je velmi stručný, pokrývá pouze to, proč je projekt nezbytný a co bude v ideálním případě dosáhnout.
- někdo posoudí každý projektový mandát, aby se ujistil, že společnost je schopna převzít projekt.
- pokud je schválen, osoba, která iniciovala projekt, předloží podrobnější projektový stručný popis, který zahrnuje akce, zdroje, pracovní sílu atd. potřebné k provedení projektu.
2. Řízení projektu
- projektová Rada přezkoumává a vyhodnocuje stručné informace o projektu na základě obchodního zdůvodnění a životaschopnosti pro další kolo schválení/nesouhlasu.
- projektová rada rozhoduje, co musí udělat, aby organizovala a realizovala každý schválený projekt a co / jak deleguje na projektového manažera.
3. Zahájení projektu
- projektový manažer vytvoří dokumentaci k zahájení projektu, včetně komplexního plánu projektu a základních linií pro 6 výkonnostních cílů: čas, náklady, kvalita, rozsah, riziko a výhody.
- iniciační dokumenty jsou zasílány projektové Radě ke schválení. Jakmile je rada přesvědčena o plánu projektu, znovu schválí a začnou práce.
4. Řízení fáze
- projektový manažer rozdělí Projekt na menší „pracovní balíčky“a předá je týmovým manažerům a týmům k dokončení.
- projektový manažer dohlíží na průběh pracovních balíčků v každé fázi a v případě potřeby pomůže překonat zátarasy nebo opravit případné chyby.
- týmoví manažeři koordinují podrobnou každodenní práci a působí jako spojení mezi projektovým manažerem a jednotlivými členy týmu, což pomáhá zajistit, aby vše šlo podle plánu.
5. Řízení dodávky produktu
- projektový manažer kontroluje pokrok oproti projektu brief a zajišťuje, že výstupy splňují očekávání kvality PRINCE2.
- projektová Rada vyhodnocuje dokončené pracovní balíčky a buď je schvaluje, nebo požaduje revize/změny.
6. Správa hranic fáze
- projektový manažer a projektová Rada přezkoumají každou fázi, aby se ujistili, že projekt postupuje podle plánu a splňuje požadavky na zajištění projektu.
- při každém přezkumu se projektová Rada rozhodne, zda bude pokračovat v další fázi nebo zcela opustit projekt.
- projektoví manažeři pořádají retrospektivu s projektovým týmem, aby zaznamenali veškeré získané poznatky a vylepšili další fázi.
7. Uzavření projektu
- když je projekt dokončen, projektový manažer zabalí všechna volná vlákna, včetně dokumentace PRINCE2, výsledků a hlášení.
typy dokumentace PRINCE2
v průběhu 7 fází PRINCE2 jsou vedeny záznamy, takže projekt zůstává organizovaný a na dobré cestě. Tyto záznamy se také používají k podávání zpráv projektové Radě, kontrola výstupů podle požadavků na kvalitu, a zlepšit budoucí pracovní procesy.
- obchodní případ: Podrobný popis toho, proč je projekt potřebný a jeho očekávané přínosy pro uživatele a podnikání.
- registr rizik: uvádí pravděpodobnost a potenciální dopady rizik a příležitostí.
- registr kvality: běžící protokol kontrol kvality, který zajišťuje, že výstupy splňují očekávání.
- registr problémů: seznam problémů a obav členů projektového týmu.
- záznam lekcí: Poznámky k poučení, které se použijí pro další pracovní fázi a / nebo budoucí projekty.
- denní záznam: Denní deník napsaný projektovým manažerem, který hlásí aktivitu a pokrok.
PRINCE2 v řízení projektů
nyní znáte základy PRINCE2! Jak se tedy porovnává s jinými populárními metodikami řízení projektů? Jaké jsou výhody tohoto přístupu a potenciální úskalí? Podívejte se na naše PRINCE2 FAQ pro více informací.
máte zájem dozvědět se více o řízení projektů? Podívejte se na našeho průvodce projektovým řízením, váš konečný úvod do základů projektového řízení, kurátorské osvědčené postupy, podrobný přehled rámce projektového řízení, a zdroje pro začátečníky, vše na jednom místě.
