projecten in gecontroleerde omgevingen (beter bekend als PRINCE2) is de meest gebruikte project management methodologie wereldwijd, gebruikt door teams in meer dan 150 landen.
maar wat is PRINCE2 project management en waarom is het zo populair? En nog belangrijker, is het de juiste aanpak voor uw projecten? Dit zijn lastige vragen om te beantwoorden zonder te zeven door eindeloze artikelen en vage definities, dus we hebben je wat googlen bespaard door het verzamelen van de essentie van PRINCE2 project management op een handige plek.
the fundamentals of PRINCE2
PRINCE2 project management is een procesgebaseerde aanpak die zich richt op organisatie en controle over het gehele project, van begin tot eind. Dat betekent dat projecten grondig worden gepland voor de aftrap, elke fase van het proces is duidelijk gestructureerd, en eventuele losse eindjes worden netjes vastgebonden nadat het project is afgesloten.
u vraagt zich misschien af: Wat is er met de 2? De PRINCE methodologie werd in eerste instantie ontwikkeld in de late jaren 1980 als een manier voor de Britse regering om IT-projecten te beheren. In 1996 werd de aanpak herzien en bijgewerkt door een team van specialisten op het gebied van projectmanagement en een beoordelingspanel van 150 publieke en particuliere organisaties om de aanpak breder toepasbaar te maken voor een verscheidenheid aan industrieën. Zo werd de nieuwe en verbeterde PRINCE2 geboren.
de 7 principes van PRINCE2
de PRINCE2 methode is gebaseerd op de volgende 7 principes:
1. Projecten moeten zakelijk verantwoord zijn.
elk klantproject moet een duidelijke behoefte hebben, een gedefinieerde klant, realistische voordelen en een gedetailleerde kostenanalyse.
2. Teams moeten van elke fase leren.
lessen worden bij elke stap in het PRINCE2-proces gezocht en vastgelegd en vervolgens gebruikt om toekomstige werkzaamheden te verbeteren.
3. De rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk omschreven.
iedereen moet precies weten waarvoor hij verantwoordelijk is — en waarvoor zijn teamgenoten verantwoordelijk zijn.
4. De werkzaamheden zijn in fasen gepland.
PRINCE2 projecten worden opgesplitst in individuele werkfasen, met periodieke evaluaties om de geleerde lessen vast te leggen en te bevestigen dat het project nog steeds op schema ligt om aan de behoeften te voldoen.
5. Project boards ” beheren door uitzondering.”
aangezien bestuursleden doorgaans senior executives zijn die geen tijd hebben om de dagelijkse activiteiten van een project te beheren, stellen zij basisvereisten vast voor zaken als tijd, kosten, risico en reikwijdte, en delegeren zij dagelijks toezicht aan de projectmanager. De projectmanager heeft de bevoegdheid om het project weer op de rails te krijgen als het te laat komt of over het budget gaat. Maar als er zich problemen voordoen die van invloed zijn op de vastgestelde eisen, is dat een “uitzondering”, en het projectbestuur beslist de beste manier om verder te gaan.
6. Teams houden een constante focus op kwaliteit.
de resultaten worden voortdurend getoetst aan de vereisten door middel van een Kwaliteitsregister.
7. De aanpak is afgestemd op elk project.
de PRINCE2-methode zelf moet worden aangepast aan de behoeften van elk project van de klant, waarbij de hoeveelheid toezicht en planning moet worden aangepast aan de omvang van het project, het aantal betrokkenen, delegatie van werkpakketten, enz.
de 7 rollen in PRINCE2
er zijn 3 hoofdrollen voor PRINCE2: de projectraad, de projectmanager en het projectteam. Maar er zijn veel aanvullende functies die ervoor zorgen dat aan de eisen en normen wordt voldaan en dat het werk soepel verloopt.
- de klant is de persoon die betaalt voor het te voltooien project.
- de gebruiker zal de projectresultaten gebruiken of zal worden beïnvloed door het resultaat van het project. (Voor sommige projecten kunnen de klant en de gebruiker dezelfde persoon zijn.)
- de leverancier is een expert op het gebied van de materie die de kennis verschaft die nodig is om het project te voltooien door het ontwerp of de bouw van het eindresultaat.
- de projectmanager is verantwoordelijk voor de organisatie, planning en het toezicht op de werkzaamheden aan het project. Ze selecteren en beheren de mensen die projecttaken uitvoeren, en ze zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat het werk correct en op tijd wordt uitgevoerd.
- het projectteam en de teammanager steken de mouwen op en doen projecttaken. Teammanagers houden toezicht op de gedetailleerde aspecten van het dagelijkse werk en rapporteren rechtstreeks aan de projectmanager.
- de beheerder zet vergaderingen op, houdt iedereen op de hoogte, houdt documentatie bij, enz. Bij kleine projecten nemen projectmanagers deze verantwoordelijkheid vaak over, maar als er meerdere projecten tegelijk lopen of het project groot/complex is, wordt meestal een projectondersteuningsbureau opgericht om deze taken te beheren.
een van de drie hoofdrollen, de projectraad omvat doorgaans meerdere personen: de klant (meestal een senior executive), de eindgebruiker (of een vertegenwoordiger) en de leverancier. Het controleert projectzekerheid vanuit drie unieke perspectieven:
- de klant zorgt ervoor dat het project financieel levensvatbaar blijft, meestal door een kosten-batenanalyse.
- de gebruiker zorgt ervoor dat aan de behoeften van de gebruiker wordt voldaan.
- de leverancier controleert of het project werkt aan een realistische, praktische oplossing.
bij sommige projecten wordt PRINCE2 assurance gedaan door een onbevooroordeeld, derde partij team.
het 7-faseproces van PRINCE2
het PRINCE2-proces is opgesplitst in 7 (verrassing!) fasen:
1. Het opstarten van een project
- iemand dient een aanvraag in voor een nieuw project, het projectmandaat genaamd. Het mandaat van het project is zeer kort en heeft alleen betrekking op de reden waarom het project noodzakelijk is en wat het idealiter zal bereiken.
- iemand beoordeelt elk projectmandaat om er zeker van te zijn dat het bedrijf in staat is het project op zich te nemen.
- indien goedgekeurd, dient de persoon die het project heeft geïnitieerd een meer gedetailleerde projectopdracht in, die de acties, middelen, mankracht, enz. omvat. nodig om het project uit te voeren.
2. Leiding geven aan een project
- de projectraad evalueert en evalueert projectinstructies op basis van de rechtvaardiging en levensvatbaarheid van het bedrijf voor een nieuwe goedkeuringsronde/afkeuringsronde.
- het projectbestuur beslist wat het moet doen om elk goedgekeurd project te organiseren en uit te voeren, en wat/hoe ze gaan delegeren aan de projectmanager.
3. Het initiëren van een project
- de projectmanager maakt de documentatie voor het initiëren van het Project, met inbegrip van een uitgebreid projectplan en basislijnen voor 6 prestatiedoelen: tijd, kosten, kwaliteit, omvang, risico en voordelen.
- Initiatiedocumenten worden ter goedkeuring naar de projectraad gestuurd. Zodra het bestuur vertrouwen heeft in het projectplan, geven ze opnieuw hun goedkeuring en begint het werk.
4. Het besturen van een fase
- de projectmanager splitst het project op in kleinere “werkpakketten” en geeft ze door aan teammanagers en teams om te voltooien.
- de projectmanager houdt toezicht op de voortgang van de werkpakketten tijdens elke fase en neemt stappen om wegblokkades te helpen overwinnen of eventuele fouten te corrigeren, indien nodig.
- teammanagers coördineren gedetailleerd dagelijks werk en fungeren als schakel tussen de projectmanager en individuele teamleden, zodat alles volgens plan verloopt.
5. Beheer van de levering van producten
- de projectmanager controleert de voortgang aan de hand van de projectinstructies en zorgt ervoor dat de geleverde producten voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen van PRINCE2.
- de projectraad evalueert voltooide werkpakketten en keurt deze goed of verzoekt om herzieningen / wijzigingen.
6.
- de projectmanager en de projectraad beoordelen elke fase om ervoor te zorgen dat het project volgens plan verloopt en voldoet aan de vereisten voor projectzekerheid.
- bij elke evaluatie beslist de projectraad of de volgende fase wordt voortgezet of dat het project volledig wordt stopgezet.
- projectmanagers houden een retrospectief met het projectteam om alle geleerde lessen vast te leggen en de volgende fase te verbeteren.
7. Afsluiten van het project
- wanneer het project is voltooid, wikkelt de projectmanager eventuele losse discussies, waaronder PRINCE2-documentatie, resultaten en rapportage.
soorten PRINCE2 documentatie
gedurende de 7 fasen van PRINCE2 worden gegevens bijgehouden zodat het project georganiseerd en op schema blijft. Deze records worden ook gebruikt om verslag uit te brengen aan de projectraad, de te leveren producten te toetsen aan de kwaliteitseisen en toekomstige werkprocessen te verbeteren.
- Business case: Gedetailleerde beschrijving van waarom het project nodig is en de verwachte voordelen voor gebruikers en het bedrijf.
- Risk register: geeft een overzicht van de waarschijnlijkheid en de potentiële effecten van risico ‘ s en kansen.
- Kwaliteitsregister: een lopend logboek van kwaliteitscontroles die ervoor zorgen dat de te leveren producten aan de verwachtingen voldoen.
- Issues register: een lijst van problemen en zorgen van de leden van het projectteam.
- Lessons log: Notes on lessons learned to apply to the next work stage and/or future projects.
- dagelijks logboek: Een dagelijks dagboek geschreven door de projectmanager dat activiteiten en voortgang rapporteert.
PRINCE2 in projectmanagement
nu kent u de essentie van PRINCE2! Dus hoe verhoudt het zich tot andere populaire project management methodologieën? Wat zijn de voordelen van deze aanpak en de mogelijke valkuilen? Bekijk onze PRINCE2 FAQ voor meer informatie.
interesse om meer te leren over projectmanagement? Bekijk onze Project Management Guide, uw ultieme introductie tot de grondbeginselen van project management, samengestelde best practices, een gedetailleerd overzicht van het project management framework, en middelen voor beginners, allemaal op één plek.
