projekt i kontrollerade miljöer (mer känd som PRINCE2) är den mest praktiserade projektledningsmetoden över hela världen, som används av Team i över 150 länder.
men vad är PRINCE2 projektledning och varför är det så populärt? Och ännu viktigare, är det rätt strategi för dina projekt? Det här är knepiga frågor att svara på utan att söka igenom oändliga artiklar och vaga definitioner, så vi har sparat dig lite Googling genom att samla in det väsentliga i PRINCE2-Projektledning på ett bekvämt ställe.
grunderna i PRINCE2
PRINCE2 Projektledning är ett processbaserat tillvägagångssätt som fokuserar på organisation och kontroll över hela projektet, från början till slut. Det innebär att projekt planeras noggrant före kickoff, varje steg i processen är tydligt strukturerad och eventuella lösa ändar är snyggt bundna efter att projektet avslutats.
du kanske undrar: vad är det med 2? PRINCE-metoden utvecklades ursprungligen i slutet av 1980-talet som ett sätt för den brittiska regeringen att hantera IT-projekt. 1996 granskades och uppdaterades tillvägagångssättet av ett team av projektledningsspecialister och en granskningspanel med 150 offentliga och privata organisationer för att göra det mer tillämpligt på en mängd olika branscher. Således föddes den nya och förbättrade PRINCE2.
de 7 principerna för PRINCE2
PRINCE2-metoden bygger på följande 7 principer:
1. Projekt måste ha affärs motivering.
varje kundprojekt måste ha ett tydligt behov, en definierad kund, realistiska fördelar och en detaljerad kostnadsbedömning.
2. Lag bör lära sig från varje steg.
lektioner söks och registreras vid varje steg i PRINCE2-processen och används sedan för att förbättra framtida arbete.
3. Roller och ansvar är tydligt definierade.
alla borde veta exakt vad de är ansvariga för — och vad deras lagkamrater är ansvariga för.
4. Arbetet planeras i steg.
PRINCE2-projekt delas upp i individuella arbetsfaser, med periodiska granskningar för att spela in lärdomar och bekräfta att projektet fortfarande är på väg att uppfylla kraven.
5. Projektstyrelser ” hantera med undantag.”
eftersom styrelseledamöter vanligtvis är ledande befattningshavare som inte har tid att hantera ett projekts dagliga aktiviteter, fastställer de grundkrav för saker som tid, kostnad, risk och omfattning och delegerar sedan daglig övervakning till projektledaren. Projektledaren har befogenhet att få projektet tillbaka på rätt spår om det är sent eller går över budgeten. Men om det uppstår problem som kommer att påverka de fastställda kraven är det ett ”undantag” och projektstyrelsen bestämmer det bästa sättet att gå vidare.
6. Team håller ett konstant fokus på kvalitet.
leveranser kontrolleras kontinuerligt mot krav genom användning av ett kvalitetsregister.
7. Tillvägagångssättet är skräddarsytt för varje projekt.
PRINCE2-metoden i sig bör anpassas för att passa behoven hos varje kundprojekt, ändra mängden övervakning och planering för att passa projektets storlek, antal inblandade personer, arbetspaketdelegation etc.
de 7 rollerna i PRINCE2
det finns 3 principroller för PRINCE2: projektstyrelsen, projektledaren och projektgruppen. Men det finns många kompletterande roller som hjälper till att säkerställa att krav och standarder uppfylls och att arbetet går smidigt.
- kunden är den person som betalar för projektet som ska slutföras.
- användaren kommer antingen att använda projektets resultat eller kommer att påverkas av projektets resultat. (För vissa projekt kan kunden och användaren vara samma person.)
- leverantören är en ämnesexpert som tillhandahåller den kunskap som behövs för att slutföra projektet genom att designa eller bygga slutresultatet.
- projektledaren ansvarar för att organisera, planera och övervaka arbetet med projektet. De väljer och hanterar de personer som slutför projektuppgifter, och de är ansvariga för att se till att arbetet utförs korrekt och i tid.
- projektgruppen och teamchefen rullar faktiskt upp ärmarna och får projektuppgifter gjorda. Teamchefer övervakar de detaljerade aspekterna av det dagliga arbetet och rapporterar direkt till projektledaren.
- administratören ställer in möten, håller alla uppdaterade, spårar dokumentation etc. På små projekt tar projektledare ofta över detta ansvar, men om det finns flera projekt som körs samtidigt eller projektet är stort/komplext, inrättas vanligtvis ett projektstödkontor för att hantera dessa uppgifter.
en av de 3 huvudrollerna, projektstyrelsen innehåller vanligtvis flera personer: kunden (vanligtvis en ledande befattningshavare), slutanvändaren (eller en representant) och leverantören. Det kontrollerar för projektförsäkring från tre unika perspektiv:
- kunden säkerställer att projektet fortfarande är lönsamt ekonomiskt, vanligtvis genom kostnadsnyttoanalys.
- användaren säkerställer att användarnas behov uppfylls.
- leverantören kontrollerar om projektet arbetar mot en realistisk, praktisk lösning.
på vissa projekt görs PRINCE2 assurance av ett opartiskt tredjepartsteam.
7-fasprocessen för PRINCE2
PRINCE2-processen är uppdelad i 7 (överraskning!) faser:
1. Starta ett projekt
- någon skickar in en begäran om ett nytt projekt, kallat projektmandatet. Projektmandatet är mycket kort och täcker bara varför projektet är nödvändigt och vad det helst kommer att uppnå.
- någon bedömer varje projektmandat för att se till att företaget kan ta på sig projektet.
- om det godkänns, den person som initierade projektet sedan lämnar in en mer detaljerad projekt brief, som omfattar åtgärder, resurser, arbetskraft, etc. behövs för att genomföra projektet.
2. Styra ett projekt
- projektstyrelsen granskar och utvärderar projektunderlag baserat på affärs motivering och lönsamhet för en annan runda av godkännande/ogillande.
- projektstyrelsen bestämmer vad den behöver göra för att organisera och genomföra varje godkänt projekt, och vad/hur de ska delegera till projektledaren.
3. Initiera ett projekt
- projektledaren skapar Projektinitieringsdokumentationen, inklusive en omfattande projektplan och baslinjer för 6 prestationsmål: tid, kostnad, kvalitet, omfattning, risk och fördelar.
- Initieringsdokument skickas till projektstyrelsen för godkännande. När styrelsen är säker på projektplanen ger de sitt godkännande igen och arbetet börjar.
4. Styra ett steg
- projektledaren delar upp projektet i mindre ”arbetspaket” och skickar dem till lagledare och team för att slutföra.
- projektledaren övervakar utvecklingen av arbetspaket under varje steg och steg in för att hjälpa till att övervinna vägspärrar eller korrigera eventuella misstag, om det behövs.
- Teamchefer samordnar detaljerat dagligt arbete och fungerar som länken mellan projektledaren och enskilda teammedlemmar, vilket hjälper till att se till att allt går enligt plan.
5. Hantera produktleverans
- projektledaren kontrollerar framstegen mot projektkortet och ser till att leveranserna uppfyller PRINCE2-kvalitetsförväntningarna.
- projektstyrelsen utvärderar avslutade arbetspaket och godkänner dem eller begär ändringar / ändringar.
6. Hantera scengränser
- projektledaren och projektstyrelsen granskar varje steg för att se till att projektet fortskrider enligt plan och uppfyller projektsäkerhetskraven.
- vid varje granskning beslutar projektstyrelsen om man ska fortsätta med nästa steg eller att helt överge projektet.
- projektledare håller en retrospektiv med projektgruppen för att spela in alla lärdomar och förbättra nästa steg.
7. Avsluta projektet
- när projektet är klart, projektledaren sveper upp alla lösa trådar, inklusive PRINCE2 dokumentation, resultat och rapportering.
typer av PRINCE2-dokumentation
under de 7 stadierna av PRINCE2 hålls register så att projektet förblir organiserat och på rätt spår. Dessa poster används också för att rapportera till projektstyrelsen, kontrollera leveranser mot kvalitetskrav och förbättra framtida arbetsprocesser.
- Business case: Detaljerad beskrivning av varför projektet behövs och dess förväntade fördelar för användare och verksamheten.
- riskregister: listar sannolikheten och potentiella effekter av risker och möjligheter.
- kvalitetsregister: en löpande logg över kvalitetskontroller som säkerställer att leveranser uppfyller förväntningarna.
- Issues register: en lista över problem och problem från projektteammedlemmar.
- Lessons log: anteckningar om lärdomar för att ansöka om nästa arbetsfas och / eller framtida projekt.
- daglig logg: En daglig dagbok skriven av projektledaren som rapporterar aktivitet och framsteg.
PRINCE2 i projektledning
nu vet du det väsentliga i PRINCE2! Så hur jämför det med andra populära projekthanteringsmetoder? Vilka är fördelarna med detta tillvägagångssätt och de potentiella fallgroparna? Kolla in vår PRINCE2 FAQ för mer.
intresserad av att lära dig mer om projektledning? Kolla in vår Projektledningsguide, din ultimata introduktion till grunden för projektledning, kuraterade bästa praxis, en detaljerad beskrivning av projektledningsramen och resurser för nybörjare, allt på ett ställe.
