projekty w kontrolowanych środowiskach (bardziej znana jako PRINCE2) to najczęściej praktykowana metodologia zarządzania projektami na całym świecie, stosowana przez zespoły w ponad 150 krajach.
ale czym jest zarządzanie projektami PRINCE2 i dlaczego jest tak popularne? I co ważniejsze, czy jest to właściwe podejście do Twoich projektów? Są to trudne pytania, na które można odpowiedzieć bez przeszukiwania niekończących się artykułów i niejasnych definicji, więc zaoszczędziliśmy trochę googlowania, zbierając podstawowe informacje o zarządzaniu projektami PRINCE2 w jednym wygodnym miejscu.
podstawy PRINCE2
zarządzanie projektami PRINCE2 to podejście oparte na procesach, które koncentruje się na organizacji i kontroli nad całym projektem, od początku do końca. Oznacza to, że projekty są dokładnie zaplanowane przed rozpoczęciem, każdy etap procesu jest jasno zorganizowany, a wszelkie niedokończone sprawy są starannie związane po zakończeniu projektu.
możesz się zastanawiać: o co chodzi z tymi 2? Metodologia PRINCE została początkowo opracowana pod koniec lat 80. jako sposób na zarządzanie projektami informatycznymi przez rząd brytyjski. W 1996 roku podejście to zostało zweryfikowane i zaktualizowane przez zespół specjalistów ds. zarządzania projektami oraz panel kontrolny złożony z 150 organizacji publicznych i prywatnych, aby zwiększyć jego zastosowanie w różnych branżach. W ten sposób narodził się nowy i Ulepszony PRINCE2.
7 zasad PRINCE2
metoda PRINCE2 opiera się na następujących 7 zasadach:
1. Projekty muszą mieć uzasadnienie biznesowe.
każdy projekt klienta musi mieć wyraźną potrzebę, zdefiniowanego klienta, realistyczne korzyści i szczegółową ocenę kosztów.
2. Zespoły powinny uczyć się na każdym etapie.
lekcje są wyszukiwane i rejestrowane na każdym etapie procesu PRINCE2, a następnie wykorzystywane do poprawy przyszłej pracy.
3. Role i obowiązki są jasno określone.
każdy powinien dokładnie wiedzieć, za co jest odpowiedzialny-i za co odpowiadają jego koledzy z zespołu.
4. Prace są planowane etapami.
projekty PRINCE2 są podzielone na poszczególne fazy pracy, a okresowe przeglądy rejestrują zdobyte doświadczenia i potwierdzają, że projekt jest nadal na dobrej drodze do spełnienia wymagań.
5. Tablice projektów ” Zarządzaj przez wyjątek.”
ponieważ członkowie zarządu są zazwyczaj kierownikami wyższego szczebla, którzy nie mają czasu na zarządzanie codziennymi działaniami projektu, ustalają podstawowe wymagania dotyczące takich rzeczy, jak czas, koszt, ryzyko i zakres, a następnie przekazują Codzienny nadzór kierownikowi projektu. Kierownik projektu ma prawo przywrócić projekt na właściwe tory, jeśli jest spóźniony lub przekracza budżet. Ale jeśli pojawią się problemy, które wpłyną na ustalone wymagania, jest to „wyjątek”, a Rada projektu decyduje o najlepszym sposobie postępowania.
6. Zespoły stale koncentrują się na jakości.
wyniki są stale sprawdzane pod kątem wymagań za pomocą rejestru jakości.
7. Podejście jest dostosowane do każdego projektu.
sama metoda PRINCE2 powinna być dostosowana do potrzeb każdego projektu klienta, zmieniając ilość nadzoru i planowania w celu dopasowania do wielkości projektu, liczby zaangażowanych osób, delegacji pakietu roboczego itp.
7 ról w PRINCE2
Istnieją 3 główne role w PRINCE2: Zarząd projektu, kierownik projektu i zespół projektowy. Ale istnieje wiele dodatkowych ról, które pomagają zapewnić spełnienie wymagań i standardów, a praca przebiega płynnie.
- klient jest osobą płacącą za realizację projektu.
- użytkownik będzie korzystał z rezultatów projektu lub będzie miał wpływ na wyniki projektu. (W przypadku niektórych projektów klient i użytkownik mogą być tą samą osobą.)
- dostawca jest ekspertem merytorycznym, który dostarcza wiedzę potrzebną do ukończenia projektu poprzez zaprojektowanie lub zbudowanie efektu końcowego.
- kierownik projektu jest odpowiedzialny za organizację, planowanie i nadzorowanie prac nad projektem. Wybierają i zarządzają osobami, które wykonują zadania projektowe, i są odpowiedzialni za upewnienie się, że praca jest wykonywana prawidłowo i na czas.
- zespół projektowy i kierownik zespołu zakasują rękawy i wykonują zadania projektowe. Kierownicy zespołów nadzorują szczegółowe aspekty codziennej pracy i raportują bezpośrednio do kierownika projektu.
- administrator ustawia spotkania, aktualizuje wszystkich, śledzi dokumentację itp. W przypadku małych projektów kierownicy projektów często przejmują tę odpowiedzialność, ale jeśli jednocześnie działa wiele projektów lub projekt jest duży/złożony, Zwykle do zarządzania tymi obowiązkami ustanawia się biuro wsparcia projektu.
jedna z 3 głównych ról, Rada projektu zazwyczaj składa się z wielu osób: klienta (zazwyczaj wyższego szczebla), użytkownika końcowego (lub przedstawiciela) i dostawcy. Sprawdza zapewnienie projektu z trzech unikalnych perspektyw:
- Klient zapewnia, że projekt jest nadal opłacalny finansowo, zazwyczaj poprzez analizę kosztów i korzyści.
- dostawca sprawdza, czy projekt pracuje nad realistycznym, praktycznym rozwiązaniem.
w przypadku niektórych projektów zapewnienie PRINCE2 jest wykonywane przez bezstronny, zewnętrzny zespół.
7-fazowy proces PRINCE2
proces PRINCE2 jest podzielony na 7 (niespodzianka!) fazy:
1. Rozpoczynanie projektu
- ktoś składa wniosek o nowy projekt, zwany mandatem projektu. Mandat projektowy jest bardzo krótki, obejmuje tylko to, dlaczego projekt jest niezbędny i co idealnie osiągnie.
- ktoś ocenia każde zlecenie projektu, aby upewnić się, że firma jest w stanie podjąć się projektu.
- po zatwierdzeniu osoba, która zainicjowała projekt, przesyła bardziej szczegółowy opis projektu, który obejmuje działania, zasoby, siłę roboczą itp. potrzebne do realizacji projektu.
2. Kierowanie projektem
- Rada projektu przegląda i ocenia briefy projektu w oparciu o uzasadnienie biznesowe i rentowność dla kolejnej rundy zatwierdzenia/dezaprobaty.
- Rada projektu decyduje, co musi zrobić, aby zorganizować i wykonać każdy zatwierdzony projekt oraz co/w jaki sposób zamierza przekazać kierownikowi projektu.
3. Inicjowanie projektu
- kierownik projektu tworzy dokumentację inicjowania projektu, w tym kompleksowy plan projektu i podstawy dla 6 celów wydajnościowych: czas, koszt, jakość, zakres, ryzyko i korzyści.
- dokumenty inicjacyjne są wysyłane do Rady projektu w celu zatwierdzenia. Gdy Rada jest pewna planu projektu, ponownie zatwierdza i rozpoczyna się praca.
4. Kontrolowanie etapu
- kierownik projektu rozbija projekt na mniejsze „pakiety robocze” i przekazuje je kierownikom zespołów do ukończenia.
- kierownik projektu nadzoruje postępy pakietów prac na każdym etapie i podejmuje kroki, aby pomóc przezwyciężyć blokady dróg lub poprawić wszelkie błędy, jeśli to konieczne.
- kierownicy zespołów koordynują szczegółową codzienną pracę i działają jako łącznik między kierownikiem projektu a poszczególnymi członkami zespołu, pomagając upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem.
5. Zarządzanie dostarczaniem produktów
- kierownik projektu sprawdza postępy w realizacji projektu i upewnia się, że rezultaty spełniają oczekiwania jakościowe PRINCE2.
- Rada projektu ocenia ukończone pakiety robocze i zatwierdza je lub żąda poprawek/zmian.
6. Zarządzanie granicami etapu
- kierownik projektu i Rada projektu sprawdzają każdy etap, aby upewnić się, że projekt postępuje zgodnie z planem i spełnia wymagania dotyczące zapewnienia projektu.
- przy każdym przeglądzie Rada projektu decyduje, czy kontynuować kolejny etap, czy całkowicie zrezygnować z projektu.
- kierownicy projektów organizują retrospektywę z zespołem projektowym, aby nagrać wszystkie zdobyte doświadczenia i poprawić następny etap.
7. Zamykanie projektu
- po zakończeniu projektu kierownik projektu kończy wszelkie luźne wątki, w tym dokumentację PRINCE2, wyniki i raportowanie.
rodzaje dokumentacji PRINCE2
na 7 etapach PRINCE2 przechowywane są zapisy, dzięki czemu projekt pozostaje zorganizowany i na dobrej drodze. Zapisy te są również wykorzystywane do raportowania do Rady projektu, sprawdzania wyników pod kątem wymagań jakościowych i poprawy przyszłych procesów pracy.
- business case: Szczegółowy opis, dlaczego projekt jest potrzebny i jego oczekiwanych korzyści dla użytkowników i biznesu.
- rejestr ryzyka: zawiera listę prawdopodobieństwa i potencjalnych skutków ryzyka i szans.
- rejestr jakości: prowadzony dziennik kontroli jakości, który zapewnia spełnienie oczekiwań.
- rejestr problemów: lista problemów i wątpliwości członków zespołu projektowego.
- Dziennik lekcji: notatki z lekcji, które należy zastosować do następnego etapu pracy i / lub przyszłych projektów.
- Dziennik dzienny: Dzienniczek pisany przez kierownika projektu, który raportuje aktywność i postępy.
PRINCE2 w zarządzaniu projektami
teraz znasz podstawy PRINCE2! Więc jak to porównać do innych popularnych metod zarządzania projektami? Jakie są korzyści z takiego podejścia i potencjalnych pułapek? Więcej informacji znajdziesz w naszym FAQ PRINCE2.
chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami? Zapoznaj się z naszym Przewodnikiem zarządzania projektami, twoim ostatecznym wprowadzeniem do podstaw zarządzania projektami, sprawdzonymi najlepszymi praktykami, szczegółowym zarysem ram zarządzania projektami i zasobami dla początkujących, wszystko w jednym miejscu.
