projekter i kontrollerede miljøer (mere almindeligt kendt som PRINCE2) er den mest praktiserede projektledelsesmetode på verdensplan, der bruges af teams i over 150 lande.
men hvad er PRINCE2 projektledelse, og hvorfor er det så populært? Og endnu vigtigere, er det den rigtige tilgang til dine projekter? Dette er vanskelige spørgsmål at besvare uden at Sile gennem uendelige artikler og vage definitioner, så vi har gemt dig noget Googling ved at samle det væsentlige ved PRINCE2-Projektledelse på et praktisk sted.
det grundlæggende i PRINCE2
PRINCE2 project management er en procesbaseret tilgang, der fokuserer på organisering og kontrol over hele projektet, fra start til slut. Det betyder, at projekter er grundigt planlagt før kickoff, hvert trin i processen er klart struktureret, og eventuelle løse ender er pænt bundet efter projektets afslutning.
du undrer dig måske: Hvad er der med 2? PRINCE-metoden blev oprindeligt udviklet i slutningen af 1980 ‘ erne som en måde for den britiske regering at styre IT-projekter på. I 1996 blev tilgangen gennemgået og opdateret af et team af projektledelsesspecialister og et gennemgangspanel på 150 offentlige og private organisationer for at gøre den mere anvendelig i en række brancher. Således blev den nye og forbedrede PRINCE2 født.
de 7 principper for PRINCE2
PRINCE2-metoden er bygget på følgende 7 principper:
1. Projekter skal have forretningsmæssig begrundelse.
hvert klientprojekt skal have et klart behov, en defineret kunde, realistiske fordele og en detaljeret omkostningsvurdering.
2. Hold skal lære af alle faser.
lektioner søges og registreres ved hvert trin i PRINCE2-processen og bruges derefter til at forbedre det fremtidige arbejde.
3. Roller og ansvar er klart defineret.
alle skal vide præcis, hvad de er ansvarlige for — og hvad deres holdkammerater er ansvarlige for.
4. Arbejdet er planlagt i etaper.
PRINCE2-projekter er opdelt i individuelle arbejdsfaser med periodiske gennemgange for at registrere erfaringer og bekræfte, at projektet stadig er på vej til at opfylde kravene.
5. Projekt boards ” Administrer ved undtagelse.”
da bestyrelsesmedlemmer typisk er ledende medarbejdere, der ikke har tid til at styre et projekts daglige aktiviteter, opstiller de grundlæggende krav til ting som tid, omkostninger, risiko og omfang og delegerer derefter det daglige tilsyn til projektlederen. Projektlederen har myndighed til at få projektet tilbage på sporet, hvis det kører sent eller går over budgettet. Men hvis der opstår problemer, der vil påvirke de etablerede krav, er det en “undtagelse”, og projektstyrelsen beslutter den bedste måde at fortsætte på.
6. Hold holder konstant fokus på kvalitet.
leverancer kontrolleres løbende mod krav ved brug af et kvalitetsregister.
7. Tilgangen er skræddersyet til hvert projekt.
selve PRINCE2-metoden skal tilpasses behovene i hvert klientprojekt, ændre mængden af tilsyn og planlægning, så den passer til projektets størrelse, antal involverede personer, arbejdspakkedelegering osv.
de 7 roller i PRINCE2
der er 3 principroller for PRINCE2: projektstyrelsen, projektlederen og projektteamet. Men der er mange supplerende roller, der hjælper med at sikre, at krav og standarder er opfyldt, og at arbejdet kører problemfrit.
- kunden er den person, der betaler for projektet, der skal gennemføres.
- brugeren vil enten bruge projektleverancerne eller blive påvirket af projektets resultat. (For nogle projekter kan kunden og brugeren være den samme person.)
- leverandøren er en fagekspert, der leverer den viden, der er nødvendig for at gennemføre projektet ved at designe eller opbygge slutresultatet.
- projektlederen er ansvarlig for at organisere, planlægge og føre tilsyn med arbejdet med projektet. De vælger og administrerer de personer, der udfører projektopgaver, og de er ansvarlige for at sikre, at arbejdet udføres korrekt og til tiden.
- projektteamet og teamlederen ruller faktisk ærmerne op og får projektopgaver udført. Teamledere fører tilsyn med de detaljerede aspekter af det daglige arbejde og rapporterer direkte til projektlederen.
- administratoren opretter møder, holder alle opdaterede, sporer dokumentation osv. På små projekter overtager projektledere ofte dette ansvar, men hvis der er flere projekter, der kører på en gang, eller projektet er stort/komplekst, oprettes typisk et projektstøttekontor til at styre disse opgaver.
en af de 3 hovedroller omfatter projektstyrelsen typisk flere personer: kunden (typisk en ledende medarbejder), slutbrugeren (eller en repræsentant) og leverandøren. Det kontrollerer for projektsikkerhed fra tre unikke perspektiver:
- kunden sikrer, at projektet stadig er levedygtigt økonomisk, typisk gennem cost-benefit-analyse.
- brugeren sikrer, at brugernes behov bliver opfyldt.
- leverandøren kontrollerer, om projektet arbejder hen imod en realistisk, praktisk løsning.
på nogle projekter udføres PRINCE2 assurance af et upartisk tredjepartshold.
7-faseprocessen af PRINCE2
PRINCE2-processen er opdelt i 7 (overraskelse!) faser:
1. Opstart af et projekt
- nogen sender en anmodning om et nyt projekt, kaldet projektmandatet. Projektmandatet er meget kort og dækker kun, hvorfor projektet er nødvendigt, og hvad det ideelt set vil opnå.
- nogen vurderer hvert projektmandat for at sikre, at virksomheden er i stand til at påtage sig projektet.
- hvis godkendt, indsender den person, der startede projektet, en mere detaljeret projektkort, der dækker handlinger, ressourcer, arbejdskraft osv. behov for at gennemføre projektet.
2. Ledelse af et projekt
- projektstyrelsen gennemgår og evaluerer projektbriefs baseret på forretningsbegrundelse og levedygtighed for en anden runde med godkendelse/afvisning.
- projektstyrelsen beslutter, hvad det skal gøre for at organisere og udføre hvert godkendt projekt, og hvad/hvordan de skal delegere til projektlederen.
3. Initiering af et projekt
- projektlederen opretter Projektinitieringsdokumentationen, herunder en omfattende projektplan og basislinjer for 6 præstationsmål: tid, omkostninger, kvalitet, omfang, risiko og fordele.
- Initieringsdokumenter sendes til projektrådet til godkendelse. Når bestyrelsen er sikker på projektplanen, giver de deres godkendelse igen, og arbejdet begynder.
4. Styring af en fase
- projektlederen opdeler projektet i mindre “arbejdspakker” og videregiver dem til teamledere og teams, der skal gennemføres.
- projektlederen fører tilsyn med udviklingen af arbejdspakker i hvert trin og træder ind for at hjælpe med at overvinde vejspærringer eller rette eventuelle fejl, hvis det er nødvendigt.
- teamledere koordinerer detaljeret dagligt arbejde og fungerer som bindeled mellem projektlederen og de enkelte teammedlemmer og hjælper med at sikre, at alt går efter planen.
5. Håndtering af produktlevering
- projektlederen kontrollerer fremskridt mod project brief og sørger for, at leverancer opfylder PRINCE2-kvalitetsforventningerne.
- projektstyrelsen evaluerer udfyldte arbejdspakker og godkender dem enten eller anmoder om revisioner/ændringer.
6. Håndtering af scenegrænser
- projektlederen og projektstyrelsen gennemgår hvert trin for at sikre, at projektet skrider frem i henhold til planen og opfylder projektsikkerhedskravene.
- ved hver gennemgang beslutter projektstyrelsen, om projektet skal fortsætte med næste trin eller helt opgive projektet.
- projektledere holder et retrospektiv med projektteamet for at registrere eventuelle erfaringer og forbedre den næste fase.
7. Lukning af projektet
- når projektet er afsluttet, pakker projektlederen eventuelle løse tråde op, herunder PRINCE2-dokumentation, resultater og rapportering.
typer af PRINCE2-dokumentation
gennem de 7 faser af PRINCE2 opbevares poster, så projektet forbliver organiseret og på sporet. Disse poster bruges også til at rapportere til projektstyrelsen, kontrollere leverancer i forhold til kvalitetskrav og forbedre fremtidige arbejdsprocesser.
- Business case: Detaljeret beskrivelse af, hvorfor projektet er nødvendigt, og dets forventede fordele for brugerne og virksomheden.
- Risk register: viser sandsynligheden og potentielle virkninger af risici og muligheder.
- Kvalitetsregister: en løbende log over kvalitetskontrol, der sikrer, at leverancerne lever op til forventningerne.
- Issues register: en liste over problemer og bekymringer fra projektteammedlemmer.
- Lektionslog: noter om erfaringer, der skal anvendes til næste arbejdsfase og/eller fremtidige projekter.
- daglig log: En daglig dagbog skrevet af projektlederen, der rapporterer aktivitet og fremskridt.
PRINCE2 i projektledelse
nu kender du det væsentlige ved PRINCE2! Så Hvordan sammenlignes det med andre populære projektledelsesmetoder? Hvad er fordelene ved denne tilgang og de potentielle faldgruber? Tjek vores PRINCE2 ofte stillede spørgsmål for mere.
interesseret i at lære mere om Projektledelse? Se vores Projektledelsesguide, din ultimative introduktion til det grundlæggende i projektledelse, kurateret bedste praksis, en detaljeret oversigt over projektstyringsrammen, og ressourcer til begyndere, alt sammen på et sted.
