Projets en Environnements contrôlés (plus communément appelée PRINCE2) est la méthodologie de gestion de projet la plus pratiquée au monde, utilisée par des équipes dans plus de 150 pays.
Mais qu’est-ce que la gestion de projet PRINCE2 et pourquoi est-elle si populaire? Et surtout, est-ce la bonne approche pour vos projets? Ce sont des questions délicates auxquelles il faut répondre sans passer au crible des articles interminables et des définitions vagues, nous vous avons donc épargné quelques recherches sur Google en rassemblant les éléments essentiels de la gestion de projet PRINCE2 en un seul endroit pratique.
Les principes fondamentaux de PRINCE2
La gestion de projet PRINCE2 est une approche basée sur les processus qui met l’accent sur l’organisation et le contrôle de l’ensemble du projet, du début à la fin. Cela signifie que les projets sont soigneusement planifiés avant le lancement, que chaque étape du processus est clairement structurée et que toutes les extrémités libres sont soigneusement attachées après la fin du projet.
Vous vous demandez peut-être: Qu’est-ce que le 2? La méthodologie PRINCE a été initialement développée à la fin des années 1980 pour permettre au gouvernement britannique de gérer des projets informatiques. En 1996, l’approche a été revue et mise à jour par une équipe de spécialistes de la gestion de projet et un comité d’examen composé de 150 organismes publics et privés afin de la rendre plus largement applicable à divers secteurs d’activité. Ainsi, le nouveau et amélioré PRINCE2 est né.
Les 7 principes de PRINCE2
La méthode PRINCE2 repose sur les 7 principes suivants:
1. Les projets doivent avoir une justification commerciale.
Chaque projet client doit avoir un besoin clair, un client défini, des avantages réalistes et une évaluation détaillée des coûts.
2. Les équipes doivent apprendre de chaque étape.
Les leçons sont recherchées et enregistrées à chaque étape du processus PRINCE2, puis utilisées pour améliorer les travaux futurs.
3. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis.
Tout le monde devrait savoir exactement de quoi il est responsable — et de quoi ses coéquipiers sont responsables.
4. Les travaux sont planifiés par étapes.
Les projets PRINCE2 sont divisés en phases de travail individuelles, avec des examens périodiques pour consigner les leçons apprises et confirmer que le projet est toujours sur la bonne voie pour répondre aux exigences.
5. Les conseils de projet » gèrent par exception. »
Étant donné que les membres du conseil d’administration sont généralement des cadres supérieurs qui n’ont pas le temps de gérer les activités quotidiennes d’un projet, ils établissent des exigences de base pour des éléments tels que le temps, le coût, les risques et la portée, puis délèguent la surveillance quotidienne au gestionnaire de projet. Le chef de projet a le pouvoir de remettre le projet sur les rails s’il est en retard ou dépasse le budget. Mais si des problèmes surviennent qui auront une incidence sur les exigences établies, c’est une « exception » et le comité de projet décide de la meilleure façon de procéder.
6. Les équipes mettent constamment l’accent sur la qualité.
Les livrables sont continuellement vérifiés par rapport aux exigences grâce à l’utilisation d’un registre de qualité.
7. L’approche est adaptée à chaque projet.
La méthode PRINCE2 elle-même devrait être ajustée en fonction des besoins de chaque projet client, en modifiant la quantité de supervision et de planification en fonction de la taille du projet, du nombre de personnes impliquées, de la délégation du package de travail, etc.
Les 7 rôles dans PRINCE2
Il y a 3 rôles principaux pour PRINCE2: le conseil de projet, le chef de projet et l’équipe de projet. Mais il existe de nombreux rôles supplémentaires qui aident à garantir le respect des exigences et des normes et le bon déroulement du travail.
- Le client est la personne qui paie pour la réalisation du projet.
- L’utilisateur utilisera les livrables du projet ou sera affecté par les résultats du projet. (Pour certains projets, le client et l’utilisateur peuvent être la même personne.)
- Le fournisseur est un expert en la matière qui fournit les connaissances nécessaires pour mener à bien le projet en concevant ou en construisant le résultat final.
- Le chef de projet est responsable de l’organisation, de la planification et de la supervision des travaux sur le projet. Ils sélectionnent et gèrent les personnes qui accomplissent les tâches du projet, et ils sont responsables de s’assurer que le travail est effectué correctement et à temps.
- L’équipe de projet et le chef d’équipe se retroussent les manches et exécutent les tâches du projet. Les chefs d’équipe supervisent les aspects détaillés du travail quotidien et relèvent directement du chef de projet.
- L’administrateur met en place les réunions, tient tout le monde à jour, suit la documentation, etc. Sur les petits projets, les chefs de projet assument souvent cette responsabilité, mais s’il y a plusieurs projets en cours à la fois ou si le projet est de grande envergure / complexe, un bureau d’appui au projet est généralement mis en place pour gérer ces tâches.
L’un des 3 rôles principaux, le comité de projet comprend généralement plusieurs personnes : le client (généralement un cadre supérieur), l’utilisateur final (ou un représentant) et le fournisseur. Il vérifie l’assurance du projet à partir de trois perspectives uniques:
- Le client s’assure que le projet est toujours viable financièrement, généralement grâce à une analyse coûts-avantages.
- L’utilisateur s’assure que les besoins de l’utilisateur sont satisfaits.
- Le fournisseur vérifie si le projet vise une solution réaliste et pratique.
Sur certains projets, l’assurance PRINCE2 est effectuée par une équipe tierce impartiale.
Le processus en 7 phases de PRINCE2
Le processus PRINCE2 est divisé en 7 (surprise!) phases:
1. Démarrage d’un projet
- Quelqu’un soumet une demande pour un nouveau projet, appelé mandat de projet. Le mandat du projet est très bref et ne couvre que les raisons pour lesquelles le projet est nécessaire et ce qu’il accomplira idéalement.
- Quelqu’un évalue chaque mandat de projet pour s’assurer que l’entreprise est capable de prendre en charge le projet.
- Si le projet est approuvé, la personne qui a initié le projet soumet ensuite un mémoire de projet plus détaillé, qui couvre les actions, les ressources, la main-d’œuvre, etc. nécessaire pour exécuter le projet.
2. Diriger un projet
- Le comité de projet examine et évalue les mémoires de projet en fonction de la justification commerciale et de la viabilité pour une autre série d’approbation / de désapprobation.
- Le comité de projet décide de ce qu’il doit faire pour organiser et exécuter chaque projet approuvé, et ce/ comment il va déléguer au chef de projet.
3. Lancement d’un projet
- Le gestionnaire de projet crée la Documentation d’initiation du projet, y compris un plan de projet complet et des bases de référence pour 6 objectifs de performance: temps, coût, qualité, portée, risque et avantages.
- Les documents d’initiation sont envoyés au comité de projet pour approbation. Une fois que le conseil d’administration a confiance dans le plan du projet, il donne à nouveau son approbation et les travaux commencent.
4. En contrôlant une étape
- , le chef de projet décompose le projet en « lots de travail » plus petits et les transmet aux chefs d’équipe et aux équipes à compléter.
- Le chef de projet supervise l’avancement des lots de travaux à chaque étape et intervient pour aider à surmonter les obstacles ou à corriger les erreurs, si nécessaire.
- Les chefs d’équipe coordonnent le travail quotidien détaillé et font le lien entre le chef de projet et les membres individuels de l’équipe, aidant à s’assurer que tout se déroule comme prévu.
5. Gestion de la livraison des produits
- Le chef de projet vérifie la progression par rapport au brief du projet et s’assure que les livrables répondent aux attentes de qualité de PRINCE2.
- Le comité de projet évalue les lots de travaux terminés et les approuve ou demande des révisions/modifications.
6. Gestion des limites des étapes
- Le gestionnaire de projet et le comité de projet examinent chaque étape pour s’assurer que le projet progresse conformément au plan et répond aux exigences d’assurance du projet.
- À chaque examen, le comité de projet décide de poursuivre l’étape suivante ou d’abandonner complètement le projet.
- Les chefs de projet organisent une rétrospective avec l’équipe du projet pour enregistrer les leçons apprises et améliorer la prochaine étape.
7. Fermeture du projet
- Lorsque le projet est terminé, le gestionnaire de projet termine tous les fils libres, y compris la documentation PRINCE2, les résultats et les rapports.
Types de documentation PRINCE2
Tout au long des 7 étapes de PRINCE2, des enregistrements sont conservés afin que le projet reste organisé et sur la bonne voie. Ces enregistrements sont également utilisés pour rendre compte au comité de projet, vérifier les livrables par rapport aux exigences de qualité et améliorer les processus de travail futurs.
- Analyse de rentabilisation: Description détaillée des raisons pour lesquelles le projet est nécessaire et de ses avantages attendus pour les utilisateurs et l’entreprise.
- Registre des risques: Répertorie la probabilité et les impacts potentiels des risques et des opportunités.
- Registre de qualité : Un journal de contrôle de la qualité qui garantit que les livrables répondent aux attentes.
- Registre des problèmes : Liste des problèmes et des préoccupations des membres de l’équipe de projet.
- Journal des leçons: Notes sur les leçons apprises à appliquer à la prochaine étape de travail et / ou aux projets futurs.
- Journal quotidien: Un journal quotidien rédigé par le chef de projet qui rend compte de l’activité et de l’avancement.
PRINCE2 en gestion de projet
Maintenant, vous connaissez l’essentiel de PRINCE2! Alors, comment se compare-t-il à d’autres méthodologies de gestion de projet populaires? Quels sont les avantages de cette approche et les pièges potentiels? Consultez notre FAQ PRINCE2 pour en savoir plus.
Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de projet? Consultez notre Guide de gestion de projet, votre introduction ultime aux principes fondamentaux de la gestion de projet, les meilleures pratiques organisées, un aperçu détaillé du cadre de gestion de projet et des ressources pour les débutants, le tout en un seul endroit.
