Come datore di lavoro, è tua responsabilità archiviare i record in un file del personale dei dipendenti. Da nuovi documenti di noleggio a informazioni sul libro paga, ci sono una varietà di documenti (e alcune informazioni riservate) è necessario memorizzare in modo sicuro e avere a portata di mano. Quindi, cosa dovrebbe essere in un file dipendente?
Cosa dovrebbe essere in un file dipendente?
Mantenere i documenti dei dipendenti è un must se vuoi rimanere organizzato, soddisfare i requisiti legali e prendere decisioni (ad esempio, rilanci). Ma legalmente, non è possibile raggruppare tutti i record dei dipendenti in un unico file, anche se è per lo stesso dipendente. Ci sono alcuni requisiti per separare le informazioni dal file personale. Per non parlare, potrebbe essere necessario memorizzare alcuni record più a lungo di altri.
Ci sono una varietà di documenti diversi che è necessario memorizzare per ogni dipendente. E a seconda del tipo di file e se è confidenziale, potrebbe essere necessario tenerlo separato dagli altri file. Ecco cosa si dovrebbe in genere tenere in ogni file dipendente:
- file Principale
- Pre-assumere informazioni
- informazioni Personali
- attività specifiche forme
- Lavoro prestazioni record
- di Separazione o di cessazione informazioni, se applicabile
- Informazioni riservate
- libro paga record
- informazioni utili
- Medical record
- Modulo I-9
- deposito Diretto di informazioni
Principale personale dipendente del file
Tenere un dipendente di file per ogni dipendente, compresi terminato dipendenti. Il file principale del dipendente non deve contenere informazioni o moduli riservati, come il numero di previdenza sociale del dipendente o il modulo I-9. Invece, quelli vanno in file separati (che tratteremo in seguito).
Il file principale del dipendente dovrebbe contenere informazioni di base, come le informazioni di pre-noleggio e i moduli di conferma firmati. Date un’occhiata a ciò che si dovrebbe includere nel file principale di un dipendente qui sotto.
Informazioni di pre-noleggio
Quando assumi un dipendente, è meglio memorizzare determinate informazioni di pre-noleggio per ciascun lavoratore. In questo modo, è possibile fare riferimento ad esso, se necessario. Quando si passa attraverso il colloquio e dell’assunzione per un candidato, in genere raccogliere le seguenti informazioni:
- domanda di Lavoro
- Curriculum
- note dell’Intervista
- Lettere di raccomandazione
Quando assumi un dipendente, mantenere le informazioni di cui sopra in modo sicuro memorizzati nel fascicolo personale del dipendente. Inoltre, tenere su altri documenti di assunzione (ad esempio, lettera di offerta), e tenerli separati dalle informazioni pre-noleggio. E, tenere a mente che alcuni moduli di assunzione e le informazioni devono essere mantenute riservate (ad esempio, Modulo I-9).
Informazioni personali
Sebbene non si debbano conservare informazioni personali, come il SSN di un dipendente, in un file del personale dei dipendenti, è necessario mantenere alcune informazioni personali prontamente disponibili.
Un paio di informazioni personali che è possibile memorizzare in un file personale dipendente includono:
- Informazioni di contatto dei dipendenti (nome, indirizzo e numero di telefono)
- Dettagli di contatto di emergenza
Moduli specifici per le aziende
A seconda della tua attività, potresti richiedere ai dipendenti di firmare determinati moduli di conferma quando iniziano a lavorare per te. Si dovrebbe tenere questi documenti firmati in ogni file personale dipendente per la custodia.
Ecco alcuni moduli di riconoscimento che potrebbe essere necessario raccogliere e archiviare:
- Manuale dei dipendenti
- Contratti firmati o altri accordi
- Modifiche alle politiche
Prestazioni lavorative
Una sezione del file del dipendente dovrebbe includere informazioni sulle prestazioni lavorative. Per aiutare a valutare le prestazioni dei dipendenti, tenere i seguenti record per ogni dipendente:
- descrizione del Lavoro
- valutazioni delle Prestazioni e recensioni
- record di Presenze
- Lavoro cambia e promozioni
- Formazione informazione;
- Avvisi e/o altri provvedimenti disciplinari, se applicabile
di Separazione o di cessazione informazioni
Se terminare un dipendente o di un dipendente lascia l’azienda, assicurarsi di tenere traccia di esso nel lavoratore fascicolo personale. Se tu e un dipendente vi separate, memorizzate le seguenti informazioni nel loro record:
- Uscita intervista
- Cessazione informazioni (ad esempio, motivo per cui il dipendente sinistra o è stato terminato)
- Ultimo giorno di lavoro
- lettera di dimissioni del Dipendente, se applicabile
- uscita di Altri documenti
informazioni Riservate
di Nuovo, alcuni dipendenti i file sono riservate e devono essere tenuti separati dal file principali. Per rispettare le leggi federali, non conservare le informazioni riservate dei dipendenti con il file principale del dipendente. Invece, tenere i record in un luogo separato e sicuro. Così non finiranno nelle mani sbagliate.
Record che si dovrebbe tenere riservate include:
- Retribuzioni record
- informazioni utili
- Medical record
- Modulo I-9
- Altri documenti confidenziali
libro paga record
personale Dipendente record di includere tutto ciò che ha a che fare con il pagamento di un dipendente. Questo può includere:
- tariffa
- Straordinari guadagni
- retribuzioni Supplementari, come bonus di pagare e commissioni
- buste Paga
- Ritenuta d’acconto (ad esempio, il Modulo W-4 e stato W-4)
- il rimborso delle Spese di informazione;
- Sollevare la documentazione
- i periodi di Retribuzione per il salario pagato
- libro paga storia
- Salari garnishments
- Tempo di carte
- Ore lavorate
- tempo Rimanente off
Perché i record del libro paga sono pieno zeppo di informazioni personali, mantenerli separati da altro dipendente del file.
Informazioni sui benefici
Se offri benefici ai dipendenti nella tua azienda, devi archiviare i record in un file riservato. E, è necessario tenerli separati dagli altri file (ad esempio, i record del libro paga).
Se offri vantaggi ai tuoi dipendenti, memorizza le seguenti informazioni nel record di ciascun dipendente:
- Informazioni sui benefici (ad esempio, salute, visione, odontoiatria, ecc.)
- Moduli di iscrizione per benefici
- Moduli di declinazione per benefici
Cartelle cliniche
L’Americans with Disabilities Act (ADA) richiede che le cartelle cliniche dei dipendenti rimangano separate dagli altri record dei dipendenti. Tenere le cartelle cliniche di ogni dipendente una parte dal loro file principale, tra cui:
- Famiglia Medici Lasciare Act (FMLA) forme e richieste
- Medico scivola
- esami Medici
- permessi
- Lavoratori delle richieste di risarcimento
- Inabilità
- richieste di Alloggio
- test di Droga, risultati
- Lesioni record
Modulo I-9
Modulo I-9, Occupazione Verifica dell’Ammissibilità, è una forma che conferma i tuoi dipendenti sono legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti. Quando assumi un dipendente, raccogli questo modulo insieme ad altri nuovi documenti di noleggio, come il modulo W-4.
Il US Citizenship and Immigration Services (USCIS) consiglia di mantenere i moduli I-9 separati dal file principale e dal file riservato. Memorizza tutti i moduli I-9 dei tuoi dipendenti in un unico file in modo da avere un facile accesso a tutti loro in caso di ispezione.
Varie registrazioni riservate
Oltre a mantenere i file di cui sopra separati da altra documentazione, potrebbe essere necessario memorizzare in modo confidenziale altri record dei dipendenti, come ad esempio:
- Moduli di deposito diretto e informazioni bancarie
- Controlli dei precedenti
- Record delle indagini
- Record delle pari opportunità dei dipendenti (EEO) (ad es.)
Perché è necessario conservare i registri dei dipendenti?
Quindi, qual è il grosso problema nel tenere i registri dei dipendenti, comunque? Bene, in alcuni casi, è richiesto dalla legge. E in altri casi, può essere bene avere solo le informazioni a portata di mano. Date un’occhiata ad alcuni motivi per cui mantenere i file dei dipendenti in ordine è oh-così-importante.
Aiuta con il processo decisionale
I datori di lavoro devono prendere decisioni come promozioni, rilanci e demozioni. Avere record dei dipendenti come recensioni delle prestazioni, record di tempo e presenze e informazioni simili aiuta a rendere tali decisioni più facili.
Ti mantiene conforme alle leggi federali, statali e locali
Sei tenuto a rispettare alcune normative federali, statali e locali in qualità di imprenditore. Ad esempio, l’IRS e FLSA richiedono di mantenere le informazioni relative al libro paga per un determinato periodo di tempo.
Per rimanere conformi alle leggi, tenere a portata di mano informazioni come ritenuta fiscale, informazioni sui salari e altre forme correlate.
Organizza i tuoi record
In generale, è necessario mantenere i record dei dipendenti per rimanere organizzati. I tuoi dipendenti firmano molti moduli diversi durante il processo di onboarding e aprono la registrazione.
Se perdi questi record, non hai più la prova che i tuoi dipendenti hanno riconosciuto gli accordi. Se c’è una causa o IRS audit, si potrebbe affrontare sanzioni, multe e spese di giudizio senza prova di riconoscimenti dei dipendenti.
La memorizzazione dei record dei dipendenti aiuta a mantenere tutti questi documenti belli e organizzati, nel caso in cui ne abbiate bisogno in seguito.
Come organizzare il file del personale dei dipendenti
Per organizzare e memorizzare i record del personale dei dipendenti, è possibile memorizzare file cartacei o avere record senza carta. Indipendentemente da come si memorizzano i record, assicurarsi che siano sicuri (in particolare i record riservati).
Conservare i file cartacei in un luogo sicuro, come un archivio bloccato, e limitare chi ha accesso alle copie cartacee. Assicurati che ogni dipendente abbia il proprio file in modo da non confondere i record. E, naturalmente, separare i file principali dei dipendenti dai file riservati.
Se non sei un fan dell’idea di archiviare documenti cartacei, puoi invece seguire la strada senza carta. Mantieni i file dei dipendenti senza carta scansionando e caricando documenti cartacei su un dispositivo, ad esempio un computer. Se si utilizza il software HR, si può essere in grado di memorizzare in modo sicuro i file dei dipendenti nel cloud e hanno il backup automatico per i file.
Qualunque cosa tu faccia, assicurati di avere un modo per eseguire il backup dei file nel caso in cui vengano danneggiati o persi (pensa a un’inondazione o al crash del computer).
I dipendenti possono accedere ai propri file?
Ad un certo punto, i dipendenti potrebbero voler accedere ai loro file dei dipendenti. La maggior parte degli stati hanno leggi specifiche per quanto riguarda i diritti legali del dipendente di accedere ai loro file e fare copie dei documenti.
Per la maggior parte, i dipendenti possono accedere ai propri file se fanno una richiesta. Controlla il dipartimento del lavoro del tuo stato per conoscere le tue esigenze e le regole specifiche.
Per quanto tempo è necessario conservare i file dei dipendenti?
Per legge, è necessario conservare i file dei dipendenti per un certo periodo di tempo. Il periodo di tempo può variare in base al tipo di record e ai requisiti di registrazione del tuo stato. Ecco quanto tempo è necessario in genere per mantenere i file dei dipendenti:
- Record di pre-noleggio: Un anno dopo aver assunto qualcuno è lo standard federale (compresi i candidati che non assumete). Molti stati, richiedono la conservazione di pre-noleggio documentazione per almeno tre anni
- Sfondo controllare le informazioni: Un anno
- libro paga record (ad esempio, i salari pagati): Tre anni
- Ora biglietti e orari di lavoro: Due anni
- informazioni relative alle Prestazioni: Un anno dopo il dipendente lascia l’azienda
- Medical records: Tre anni dopo il dipendente lascia l’azienda
- Beneficio record: Tre anni dopo il dipendente lascia l’azienda
- Modulo I-9: Tre anni dopo viene assunto un dipendente o un anno dopo la loro fine del lavoro, a seconda della versione successiva
- Lavoro documenti fiscali (ad esempio, i Moduli W-4): Quattro anni
- infortunio record: Cinque anni
- di Separazione o di cessazione record: Un anno
È possibile mantenere il record per il più lungo il periodo necessario. Dopo tutto, non si può mai essere troppo attenti. Ad esempio, è necessario conservare i registri delle retribuzioni per almeno tre anni. Ma puoi tenerli anche più a lungo se vuoi.
Tieni presente che alcuni degli intervalli di tempo di cui sopra possono essere più lunghi o più brevi a seconda delle esigenze del tuo stato. Verificare con il proprio stato per ulteriori informazioni su quanto tempo conservare i file dei dipendenti.
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Questo articolo è stato aggiornato dalla data di pubblicazione originale del 25 novembre 2015.
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