között van, mint munkáltató, az Ön felelőssége, hogy nyilvántartásokat tároljon egy alkalmazott személyi aktájában. Az új bérleti dokumentumoktól a bérszámfejtési információkig számos dokumentum (és néhány bizalmas információ) van, amelyeket biztonságosan kell tárolni és kéznél tartani. Szóval, mi legyen a munkavállalói fájlban?
Mi legyen a munkavállalói fájlban?
a munkavállalói dokumentumok megőrzése elengedhetetlen, ha szervezett maradni, megfelelni a jogi követelményeknek, és döntéseket hozni (pl. De jogilag nem gyűjtheti össze az összes alkalmazotti nyilvántartást egy fájlban-még akkor sem, ha ugyanarra az alkalmazottra vonatkozik. Van néhány követelmény az információk személyi fájl szerinti elválasztására. Arról nem is beszélve, hogy egyes rekordokat hosszabb ideig kell tárolnia, mint másokat.
számos különböző dokumentumot kell tárolnia minden alkalmazott számára. A fájl típusától és bizalmas jellegétől függően előfordulhat, hogy külön kell tartania a többi fájltól. Itt van, amit általában meg kell tartani az egyes alkalmazottak fájl:
- Főfájl
- előzetes információk
- személyes adatok
- Vállalkozásspecifikus űrlapok
- munkahelyi teljesítményrekordok
- elválasztási / felmondási információk, ha alkalmazható
- Bizalmas Információk
- bérszámfejtési nyilvántartások
- juttatási információk
- egészségügyi nyilvántartások
- I-9 formanyomtatvány
- közvetlen letéti információk
fő munkavállalói személyzeti fájl
tartson munkavállalói fájlt minden alkalmazott számára, beleértve a felmondott alkalmazottakat is. A fő munkavállalói fájl nem tartalmazhat bizalmas információkat vagy űrlapokat, például a munkavállaló társadalombiztosítási számát vagy az I-9 nyomtatványt. Ehelyett ezek külön fájlokba kerülnek (amelyekre később kitérünk).
a munkavállaló fő fájljának tartalmaznia kell az alapvető információkat, például a bérlet előtti információkat és az aláírt nyugtázó űrlapokat. Vessen egy pillantást arra, hogy mit kell tartalmaznia az alábbi alkalmazott fő fájljában.
bérlet előtti információk
ha alkalmazottat vesz fel, a legjobb, ha minden munkavállaló számára bizonyos előbérleti információkat tárol. Így, akkor hivatkozhat vissza, ha szükséges. Amikor végigmegy az interjún és a felvételi folyamaton egy jelölt számára, általában a következő információkat gyűjti tőlük:
- álláspályázat
- Folytatás
- Interjú megjegyzések
- ajánlólevelek
amikor alkalmazottat vesz fel, a fenti információkat biztonságosan tárolja a munkavállaló személyi aktájában. Tartsa be az egyéb bérleti dokumentumokat (pl. ajánlati levél), és tartsa őket elkülönítve az előzetes bérleti információktól. Ne feledje, hogy bizonyos felvételi űrlapokat és információkat bizalmasan kell kezelni (például az I-9 formanyomtatványt).
személyes adatok
bár nem szabad személyes adatokat, például egy alkalmazott SSN-jét megőrizni egy alkalmazott személyi aktájában, néhány személyes információt könnyen elérhetővé kell tennie.
néhány személyes adat, amelyet egy alkalmazott személyi aktájában tárolhat, a következőket tartalmazza:
- alkalmazottak elérhetőségi adatai (Név, cím és telefonszám)
- vészhelyzet esetén elérhetőségek
Vállalkozásspecifikus űrlapok
vállalkozásától függően előfordulhat, hogy az alkalmazottaknak alá kell írniuk bizonyos nyugtázó űrlapokat, amikor az Ön számára dolgoznak. Ezeket az aláírt dokumentumokat őrzés céljából minden alkalmazott személyi aktájában meg kell őriznie.
Íme néhány elismerési űrlap, amelyet gyűjtenie és tárolnia kell:
- munkavállalói kézikönyv
- aláírt szerződések vagy egyéb megállapodások
- házirend-módosítások
munkahelyi teljesítmény
a munkavállalói fájl egy részének tartalmaznia kell a munkateljesítményre vonatkozó információkat. Az alkalmazottak teljesítményének felmérése érdekében tartsa meg az alábbi nyilvántartásokat minden alkalmazottról:
- munkaköri leírás
- teljesítményértékelések és felülvizsgálatok
- jelenléti ívek
- Állásváltoztatások és előléptetések
- Képzési információk
- figyelmeztetések és/vagy egyéb fegyelmi intézkedések, ha alkalmazható
elválasztási / felmondási információk
ha felmondja az alkalmazottat, vagy egy alkalmazott elhagyja a céget, győződjön meg róla, hogy nyilvántartást vezet a munkavállaló személyi aktájában. Ha Ön és egy alkalmazott elválnak útjaik, tárolja a következő információkat a nyilvántartásukban:
- kilépési interjú
- felmondási információk (pl. a munkavállaló távozásának vagy felmondásának oka)
- a foglalkoztatás utolsó napja
- alkalmazott lemondó levele, adott esetben
- Egyéb kilépési papírok
Bizalmas Információk
ismét néhány alkalmazotti fájl bizalmas, ezért külön kell tartani a fő fájloktól. A szövetségi törvények betartása érdekében ne tartsa bizalmas munkavállalói információkat a munkavállaló fő fájljában. Ehelyett tartsa a nyilvántartásokat külön és biztonságos helyen. Így nem kerülnek rossz kezekbe.
a bizalmasan kezelendő nyilvántartások a következőket tartalmazzák:
- bérszámfejtési nyilvántartások
- juttatási információk
- orvosi nyilvántartások
- I-9 formanyomtatvány
- Egyéb egyéb bizalmas nyilvántartások
bérszámfejtési nyilvántartások
az alkalmazottak bérszámfejtési nyilvántartásai tartalmaznak mindent, ami a munkavállaló fizetésével kapcsolatos. Ez magában foglalhatja:
- fizetési arány
- Túlórabérek
- további bérek, mint a bónusz fizetés és jutalékok
- fizetési csonkokat
- forrásadó formák (pl. W-4 és állami W-4 forma)
- költségtérítési információk
- emel dokumentáció
- fizetési időszakok fizetett bérek
- bérszámfejtési előzmények
- bérgarnitúrák
- időkártyák
- ledolgozott órák
- hátralévő szabad idő
mivel a bérszámfejtési nyilvántartások tele vannak személyes adatokkal, tartsa őket elkülönítve a többi alkalmazott fájljától.
juttatási információk
ha vállalkozásában munkavállalói juttatásokat kínál, a nyilvántartásokat bizalmas fájlban kell tárolnia. Ezenkívül külön kell tartania őket más fájloktól (például bérszámfejtési nyilvántartásoktól).
ha előnyöket kínál alkalmazottainak, tárolja a következő információkat az egyes alkalmazottak nyilvántartásában:
- hasznos információk (pl. egészség, látás, fogászat stb.)
- beiratkozási űrlapok az ellátásokhoz
- az ellátások deklinációs formái
orvosi feljegyzések
az amerikai fogyatékossággal élő törvény (ADA) előírja, hogy a munkavállalók egészségügyi nyilvántartásai külön maradjanak a többi alkalmazott nyilvántartásától. Tartsa az egyes alkalmazottak orvosi nyilvántartásait a fő fájlból, beleértve:
- Family Medical Leave Act (FMLA) nyomtatványok és kérelmek
- Doctor slips
- orvosi vizsgák
- távollét levelei
- munkavállalók kártérítési igényei
- rokkantsági követelések
- Szálláskérelmek
- kábítószer-vizsgálati eredmények
- sérülési nyilvántartások
i-9 formanyomtatvány
az I-9 formanyomtatvány, a foglalkoztatási jogosultság ellenőrzése, egy olyan formanyomtatvány, amely megerősíti, hogy alkalmazottai törvényesen dolgozhatnak az Egyesült Államokban. Amikor felvesz egy alkalmazottat, összegyűjti ezt az űrlapot más új bérleti papírokkal együtt, mint például a W-4 űrlap.
az Egyesült Államok Állampolgársági és Bevándorlási szolgálata (USCIS) azt javasolja, hogy az I-9-es nyomtatványt különítse el a fő fájltól és a bizalmas fájltól. Tárolja az összes alkalmazott I-9 Nyomtatványát egy fájlban, így ellenőrzés esetén könnyen hozzáférhet mindegyikhez.
egyéb bizalmas iratok
amellett, hogy a fenti iratokat elkülöníti a többi dokumentációtól, előfordulhat, hogy bizalmasan kell tárolnia más alkalmazotti nyilvántartásokat, például:
- közvetlen betéti űrlapok és banki információk
- háttérellenőrzések
- vizsgálati nyilvántartások
- munkavállalói Esélyegyenlőségi (EEO) nyilvántartások (pl. önazonosító űrlapok)
miért kell vezetnie az alkalmazottak nyilvántartását?
szóval, mi a nagy dolog az alkalmazottak nyilvántartásában? Nos, bizonyos esetekben a törvény előírja. Más esetekben pedig jó lehet, ha csak kéznél van az információ. Vessen egy pillantást néhány okra, amelyek miatt a rendezett munkavállalói fájlok megőrzése annyira fontos.
segít a döntéshozatalban
a munkáltatóknak olyan döntéseket kell hozniuk, mint az előléptetések, emelések és lefokozások. A munkavállalói nyilvántartások, például a teljesítményértékelések, az idő – és jelenléti nyilvántartások és hasonló információk megkönnyítik ezeket a döntéseket.
folyamatosan megfelel a szövetségi, állami és helyi törvényeknek
vállalkozásként be kell tartania bizonyos szövetségi, állami és helyi előírásokat. Például az IRS és az FLSA megköveteli, hogy a bérszámfejtéssel kapcsolatos információkat egy meghatározott ideig tartsa.
a törvényeknek való megfelelés érdekében tartsa kéznél az olyan információkat, mint az adó visszatartása, a bérinformációk és más kapcsolódó űrlapok.
rendezi a nyilvántartásokat
Általánosságban elmondható, hogy a szervezett maradáshoz meg kell őriznie az alkalmazottak nyilvántartását. Az alkalmazottak sok különböző formanyomtatványt írnak alá az onboarding folyamat és a nyílt beiratkozás során.
ha elveszíti ezeket a nyilvántartásokat, akkor már nincs bizonyítéka arra, hogy alkalmazottai elismerték a megállapodásokat. Ha peres vagy IRS-ellenőrzés van, büntetésekkel, bírságokkal és bírósági díjakkal szembesülhet a munkavállalói elismerések igazolása nélkül.
az alkalmazottak nyilvántartásának tárolása segít megőrizni ezeket a dokumentumokat, csak abban az esetben, ha később szüksége van rájuk.
hogyan kell rendszerezni az alkalmazottak személyi aktáit
az alkalmazottak személyi nyilvántartásainak rendszerezéséhez és tárolásához papírfájlokat tárolhat, vagy papírmentes nyilvántartásokat is tartalmazhat. Függetlenül attól, hogy hogyan tárolja a rekordokat, győződjön meg arról, hogy biztonságosak (különösen a bizalmas rekordok).
tartsa a papírfájlokat biztonságos helyen, például zárt iratszekrényben, és korlátozza, hogy ki férhet hozzá a papírmásolatokhoz. Győződjön meg arról, hogy minden alkalmazottnak megvan a saját fájlja, hogy ne keverje össze a rekordokat. És persze külön kell választani a fő alkalmazotti aktákat a bizalmas aktáktól.
ha nem rajong a papírdokumentumok tárolásának ötletéért, akkor inkább a papír nélküli útvonalat választhatja. Tartsa papírmentes munkavállalói fájlokat szkenneléssel és feltöltésével papír dokumentumokat egy eszköz, például egy számítógép. Ha HR szoftvert használ, akkor biztonságosan tárolhatja az alkalmazottak fájljait a felhőben, és automatikusan biztonsági másolatot készíthet a fájlokról.
bármit is csinálsz, győződjön meg róla, hogy van egy módja annak, hogy biztonsági másolatot készíteni a fájlokat az esetre, ha megsérül, vagy elveszett (gondolom, egy árvíz, vagy a számítógép összeomlik).
az alkalmazottak hozzáférhetnek a saját fájljaikhoz?
egy bizonyos ponton az alkalmazottak hozzáférhetnek az alkalmazottaik fájljaihoz. A legtöbb államban külön törvények vonatkoznak a munkavállaló törvényes jogaira a fájljaikhoz való hozzáféréshez és a dokumentumok másolásához.
az alkalmazottak többnyire hozzáférhetnek fájljaikhoz, ha kérelmet nyújtanak be. Ellenőrizze az állam munkaügyi osztályát, hogy megismerje az Ön igényeit és a konkrét szabályokat.
mennyi ideig kell megőrizni az alkalmazottak fájljait?
a törvény szerint bizonyos ideig meg kell őriznie az alkalmazottak fájljait. Az időtartam a rekord típusától és az állam nyilvántartási követelményeitől függően változhat. Itt van, hogy mennyi ideig kell tartania az alkalmazottak fájljait:
- Pre-hire records: Egy évvel azután, hogy felvesz valakit, a szövetségi szabvány (beleértve azokat a jelölteket is, akiket nem vesz fel). Sok állam megköveteli, hogy legalább három évig őrizze meg a bérlet előtti dokumentációt
- háttérellenőrzési információk: egy év
- bérszámfejtési nyilvántartások (pl. fizetett bérek): három év
- Időkártyák és munkarend: két év
- teljesítményre vonatkozó információk: egy évvel azután, hogy a munkavállaló elhagyja a társaságot
- egészségügyi nyilvántartások: három évvel azután, hogy a munkavállaló elhagyja a vállalat
- haszon nyilvántartások: Három évvel azután, hogy a munkavállaló elhagyja a céget
- I-9 nyomtatvány: három évvel a munkavállaló felvétele után vagy egy évvel a munkaviszonyuk lejárta után, attól függően, hogy melyik később
- foglalkoztatási adóügyi dokumentumok (pl. W-4 nyomtatványok): négy év
- Baleseti és sérülési nyilvántartások: öt év
- elválasztási / felmondási nyilvántartások: egy év
a nyilvántartásokat az előírt időtartamnál hosszabb ideig is megőrizheti. Végtére is, soha nem lehet elég óvatos. Például legalább három évig meg kell őriznie a bérszámfejtési nyilvántartást. De még hosszabb ideig is megtarthatja őket, ha szeretné.
ne feledje, hogy a fenti időkeretek némelyike hosszabb vagy rövidebb lehet az állam követelményeitől függően. Ellenőrizze az állam további információt arról, hogy mennyi ideig kell tartani a munkavállalói fájlokat.
a vadászat egy egyszerű és biztonságos módja annak, hogy tárolja a munkavállalói fájlokat? A Patriot HR szoftver kiegészítője az online bérszámfejtéshez a tökéletes megoldás. A Patriot ‘ s HR segítségével az összes alkalmazotti nyilvántartást és dokumentumot biztonságosan rendszerezheti az interneten. És megemlítettük, hogy integrálódik a bérszámfejtési szoftverünkkel? Próbálja ki mindkettőt ingyen ma!
ez a cikk frissült az eredeti közzététel időpontja November 25, 2015.
ez nem jogi tanácsadás; további információkért kattintson ide.