사이의 모든 것 고용주로서 직원 인사 파일에 레코드를 저장하는 것은 귀하의 책임입니다. 새로운 고용 문서에서 급여부 정보에,너가 안전하게 저장하,손에 있는것을 필요로 하는 다양한 문서(및 약간 기밀 정보)있는다. 그래서,직원 파일에 무엇이 있어야합니까?
직원 파일에 무엇이 있어야 합니까?
조직 유지,법적 요구 사항 충족,의사 결정(예:인상)을 원할 경우 직원 문서 보관은 필수입니다. 그러나 법적으로,당신은 하나의 파일에 모든 직원 레코드를 덩어리 수 없습니다-그것은 같은 직원의 경우에도. 인사 파일로 정보를 분리하기위한 몇 가지 요구 사항이 있습니다. 말할 것도없이 일부 레코드를 다른 레코드보다 오래 저장해야 할 수도 있습니다.
각 직원에 대해 저장해야 할 다양한 문서가 있습니다. 그리고 파일의 유형과 기밀 여부에 따라 다른 파일과 별도로 보관해야 할 수도 있습니다. 다음은 일반적으로 각 직원 파일에 보관해야 하는 항목입니다:
- 주 파일
- 사전 고용 정보
- 개인 정보
- 업무별 양식
- 직무 수행 기록
- 분리/해지 정보(해당되는 경우
- 급여 기록
- 혜택 정보
- 의료 기록
- 양식 1-9
- 직접 입금 정보
주 직원 인사 파일
종료된 직원을 포함하여 각 직원에 대한 직원 파일을 보관합니다. 주요 직원 파일에는 직원의 사회 보장 번호 또는 양식 1-9 와 같은 기밀 정보 또는 양식이 포함되어서는 안됩니다. 대신,그(우리가 나중에 다룰 것이다)별도의 파일로 이동합니다.
직원의 기본 파일에는 사전 고용 정보 및 서명 된 승인 양식과 같은 기본 정보가 포함되어야합니다. 너가 직원 주요한 파일안에 아래에 포함해야 하는 것을에 보십시요.
사전 고용 정보
직원을 고용 할 때 각 근로자에 대한 특정 사전 고용 정보를 저장하는 것이 가장 좋습니다. 그렇게하면 필요한 경우 다시 참조 할 수 있습니다. 당신은 후보자에 대한 인터뷰 및 채용 과정을 통해 갈 때,당신은 일반적으로 그들로부터 다음과 같은 정보를 수집:
- 취업신청서
- 이력서
- 면접노트
- 추천서
직원을 고용할 때는 상기 정보를 직원의 인사파일에 안전하게 보관한다. 또한 다른 채용 문서(예:제안서)를 보관하고 사전 고용 정보와 별도로 보관하십시오. 또한 일부 채용 양식 및 정보는 기밀로 유지되어야 합니다(예:양식 1-9).
개인 정보
직원 인사 파일에 개인 정보를 보관해서는 안 되지만 일부 개인 정보를 쉽게 사용할 수 있도록 보관해야 합니다.
직원 인사 파일에 저장할 수 있는 몇 가지 개인 정보는 다음과 같습니다:
- 직원 연락처 정보(이름,주소 및 전화 번호)
- 긴급 연락처 세부 정보
비즈니스 관련 양식
비즈니스에 따라 직원이 귀하를 위해 일하기 시작할 때 특정 승인 양식에 서명하도록 요구할 수 있습니다. 이러한 서명 된 문서는 보관을 위해 각 직원 인사 파일에 보관해야합니다.
수집 및 저장해야 할 몇 가지 승인 양식은 다음과 같습니다:
- 직원 핸드북
- 서명 된 계약 또는 기타 계약
- 정책 변경
직무 수행
직원 파일의 섹션에는 직무 수행에 대한 정보가 포함되어야합니다. 직원의 성과를 측정하려면 각 직원에 대해 다음 기록을 유지합니다:
- 작업 설명
- 성과 평가 및 검토
- 출석 기록
- 작업 변경 및 승진
- 교육 정보
- 경고 및/또는 기타 징계 조치(해당되는 경우)
분리/종료 정보
당신이 직원을 종료하거나 직원이 회사를 떠날 경우,직원의 인사 파일에 그 기록을 유지해야합니다. 귀하와 직원이 파트 방식을 사용하는 경우 다음 정보를 해당 레코드에 저장합니다:
- 종료 인터뷰
- 종료 정보(예를 들어,직원이 떠났거나 종료 된 이유)
- 고용의 마지막 날
- 직원 사직서,해당되는 경우
- 기타 종료 서류
기밀 정보
다시 말하지만,일부 직원 파일은 기밀이며 기본 파일과 별도로 보관해야합니다. 연방 법률을 준수하려면 직원의 주요 파일에 기밀 직원 정보를 보관하지 마십시오. 대신 레코드를 별도의 안전한 위치에 보관하십시오. 그런 식으로,그들은 잘못된 손에 들어 가지 않을 것입니다.
기밀로 유지해야 하는 기록에는 다음이 포함됩니다:
- 기타 기타 기밀 기록
급여 기록
직원 급여 기록에는 직원 지불과 관련된 모든 것이 포함됩니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다:
- 급여율
- 초과 근무 수입
- 보너스 급여 및 수수료와 같은 추가 임금
- 급여 명세서
- 원천 징수 세금 양식(예:양식 4 승 및 주 4 승 양식)
- 경비 상환 정보
- 문서 인상
- 임금 지급 기간
- 급여 내역
- 임금 압류
- 시간 카드
- 근무 시간
- 남은 시간
다른 직원 파일과 별도로 보관하십시오.
혜택 정보
비즈니스에서 직원 혜택을 제공하는 경우 기록을 기밀 파일에 저장해야 합니다. 그리고 다른 파일(예:급여 기록)과 별도로 보관해야합니다.
직원에게 혜택을 제공하는 경우 각 직원의 기록에 다음 정보를 저장하십시오:
- 혜택 정보(예:건강,시력,치과 등)2093>
의료기록
미국장애인법에서는 직원 의료기록을 다른 직원 기록과는 별도로 유지하도록 규정하고 있습니다. 다음을 포함하여 각 직원의 의료 기록을 주요 파일의 일부로 유지하십시오:
- 가족 의료 휴가 법 양식 및 요청
- 의사 전표
- 의료 시험
- 결근
- 근로자 보상 청구
- 장애 청구
- 숙박 요청
- 약물 검사 결과
- 부상 기록
고용 자격 확인 양식은 귀하의 직원이 합법적으로 미국에서 일할 수 있음을 확인하는 양식입니다. 당신은 직원을 고용 할 때,당신은 다른 새로운 고용 서류와 함께이 양식을 수집,승-4 양식과 같은. 미국 시민권 및 이민 서비스(이민국)는 주 파일과 기밀 파일을 별도로 보관할 것을 권장합니다. 당신은 검사의 경우 그들 모두에 쉽게 액세스 할 수 있도록 하나의 파일에 모든 직원의 양식 나-9 를 저장합니다.
기타 기밀 기록
위의 파일을 다른 문서와 별도로 유지하는 것 외에도 다음과 같은 다른 직원 기록을 기밀로 저장해야 할 수도 있습니다:
- 직접 입금 양식 및 은행 정보
- 배경 조사
- 조사 기록
- 직원 기회 균등 기록(예:자기 식별 양식)
직원 기록을 보관해야 하는 이유는 무엇입니까?
그래서,어쨌든 직원 기록을 유지하는 것에 대한 큰 문제는 무엇입니까? 어떤 경우에는 법에 의해 요구됩니다. 그리고 다른 경우에,그것은 당신의 손끝에서 정보를 가지고 좋은 수 있습니다. 깔끔한 직원 파일을 유지하는 것은 오-그래서-중요한 이유 몇 가지 이유를 살펴 보자.
의사 결정에 도움
고용주는 승진,인상 및 강등과 같은 결정을 내려야합니다. 성과 검토,근태 기록 및 이와 유사한 정보와 같은 직원 기록을 보유하면 이러한 결정을 더 쉽게 내릴 수 있습니다.
연방,주 및 지역 법률 준수
사업주로서 특정 연방,주 및 지역 규정을 준수해야 합니다. 예를 들어,국세청 및 보험 회사 지정 된 시간에 대 한 급여 관련 정보를 유지 해야 합니다.
법률을 준수하기 위해 세금 원천 징수,임금 정보 및 기타 관련 양식과 같은 정보를 보관합니다.
레코드 정리
일반적으로 직원 레코드를 정리하려면 보관해야 합니다. 직원들은 온보딩 프로세스 및 공개 등록 과정에서 다양한 형태로 로그오프합니다.
이러한 기록을 분실 한 경우 직원이 계약을 인정했다는 증거가 더 이상 없습니다. 소송이나 국세청 감사가있는 경우,당신은 직원 감사의 증거없이 처벌,벌금,법원 수수료를 직면 할 수있다.
직원 레코드를 저장하면 나중에 필요할 경우를 대비하여 이러한 모든 문서를 멋지고 체계적으로 유지할 수 있습니다.
직원 인사 파일 구성 방법
직원 인사 기록을 구성 및 저장하려면 종이 파일을 저장하거나 종이없는 레코드를 가질 수 있습니다. 에 관계없이 당신이 당신의 기록을 저장하는 방법,그들은 안전 있는지 확인(특히 기밀 기록).
잠긴 파일 캐비닛과 같은 안전한 장소에 종이 파일을 보관하고 종이 사본에 액세스 할 수있는 사람을 제한하십시오. 각 직원은 그들의 자신의 파일이 있는다 그래서 너가 기록높은 쪽으로 섞지 않는다 것 을 확인하십시요. 물론 주요 직원 파일을 기밀 파일과 분리하십시오.
당신이 종이 문서를 저장하는 아이디어의 팬이 아니라면,대신 종이없는 경로를 갈 수 있습니다. 스캔 및 컴퓨터와 같은 장치에 종이 문서를 업로드하여 종이없는 직원 파일을 유지합니다. 당신이 인사 소프트웨어를 사용하는 경우,당신은 안전하게 클라우드에 직원 파일을 저장하고 파일에 대한 자동 백업을 할 수 있습니다.
당신이 무엇을,당신은 그들이 손상되거나 손실(홍수 또는 컴퓨터가 충돌 생각)얻을 경우 파일을 백업 할 수있는 방법이 있는지 확인하십시오.
직원이 자신의 파일에 액세스할 수 있습니까?
어떤 시점에서 직원이 직원 파일에 액세스 할 수 있습니다. 대부분의 주에서는 파일에 액세스하고 문서를 복사 할 수있는 직원의 법적 권리에 관한 특정 법률을 가지고 있습니다.
대부분의 경우 직원은 요청을 할 경우 파일에 액세스 할 수 있습니다. 귀하의 요구 사항 및 특정 규칙에 대해 알아 보려면 주 노동부를 확인하십시오.
직원 파일을 얼마나 오래 보관해야합니까?
법에 따라 일정 시간 동안 직원 파일을 보관해야합니다. 시간의 길이는 기록의 종류와 국가의 기록 유지 요구 사항에 따라 달라질 수 있습니다. 일반적으로 직원 파일을 보관해야 하는 기간은 다음과 같습니다:
- 사전 고용 기록: 당신이 누군가를 고용 한 후 1 년(당신이 고용하지 않는 후보자 포함)연방 표준입니다. 많은 주에서는 최소 3 년 동안 사전 고용 문서를 보관해야 합니다
- 배경 조사 정보:1 년
- 급여 기록(예:임금 지급):3 년
- 시간 카드 및 근무 일정:2 년
- 성과 관련 정보:직원이 회사를 떠난 후 1 년
- 의료 기록:직원이 회사를 떠난 후 3 년
- 회사
- 혜택 기록: 2093>
- 사고 및 상해 기록:5 년
- 분리/해지 기록:1 년
필요한 시간보다 더 오랫동안 레코드를 유지할 수 있습니다. 결국,당신은 너무 조심 수 없다. 예를 들어 급여 기록을 3 년 이상 보관해야 합니다. 그러나,당신이 원한다면 당신은 더 이상 그들을 유지할 수 있습니다.
위의 시간 프레임 중 일부는 귀하의 주 요구 사항에 따라 더 길거나 짧을 수 있습니다. 직원 파일을 보관 하는 시간에 대 한 자세한 내용은 귀하의 상태로 확인 합니다.
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이 기사는 2015 년 11 월 25 일의 원래 발행일로부터 업데이트되었습니다.
이것은 법률 자문으로 의도되지 않습니다;자세한 내용은 여기를 클릭하십시오.