como Empregador, é sua responsabilidade armazenar registros em um arquivo de pessoal do funcionário. De novos documentos de aluguel a informações de folha de pagamento, há uma variedade de documentos (e algumas informações confidenciais) que você precisa armazenar e ter em mãos com segurança. Então, o que deve estar em um arquivo de funcionário?
o que deve estar em um arquivo de funcionário?Manter documentos de funcionários é uma obrigação se você quiser se manter organizado, atender aos requisitos legais e tomar decisões (por exemplo, aumentos). Mas legalmente, você não pode agrupar todos os seus registros de funcionários em um arquivo—mesmo que seja para o mesmo funcionário. Existem alguns requisitos para separar informações por arquivo de pessoal. Para não mencionar, você pode precisar armazenar alguns registros por mais tempo do que outros.
há uma variedade de documentos diferentes que você precisa armazenar para cada funcionário. E dependendo do tipo de arquivo e se é confidencial, pode ser necessário mantê-lo separado de outros arquivos. Aqui está o que você normalmente deve manter em cada arquivo de funcionário:
- arquivo Principal
- Pré-aluguer de informações
- informações Pessoais
- Negócio-formulários específicos
- desempenho de Trabalho, registros
- Separação / término informações, se aplicáveis
- Informações confidenciais
- registros de Folha de pagamento
- Benefício informações
- registros Médicos
- Formulário I-9
- depósito Direto informação
Principal funcionário arquivo pessoal
Manter um empregado ficheiro por cada trabalhador, incluindo os funcionários demitidos. O arquivo principal do funcionário não deve conter informações ou formulários confidenciais, como o número do Seguro Social do funcionário ou o Formulário I-9. Em vez disso, eles entram em arquivos separados (que abordaremos mais tarde).
o arquivo principal do funcionário deve conter informações básicas, como as informações de pré-contratação e formulários de confirmação assinados. Dê uma olhada no que você deve incluir no arquivo principal de um funcionário abaixo.
informações de pré-contratação
quando você contrata um funcionário, é melhor armazenar certas informações de pré-contratação para cada trabalhador. Dessa forma, você pode se referir a ele, se necessário. Quando você passar por entrevista e processo de contratação de um candidato, você geralmente coletamos as seguintes informações a partir deles:
- pedido de Emprego
- Continuar
- Entrevista de notas
- Cartas de recomendação
Quando você contrata um funcionário, manter as informações acima armazenadas no arquivo pessoal do funcionário. Além disso, mantenha outros documentos de contratação (por exemplo, carta de oferta) e mantenha-os separados das informações de pré-contratação. E, tenha em mente que alguns formulários de contratação e informações devem ser mantidos confidenciais (por exemplo, Formulário I-9).
informações pessoais
embora você não deva manter informações pessoais, como o SSN de um funcionário, em um arquivo de pessoal do funcionário, você deve manter algumas informações pessoais prontamente disponíveis.
algumas informações pessoais que você pode armazenar em um arquivo de pessoal do funcionário incluem:
- informações de contato do Funcionário (nome, endereço e número de telefone)
- os detalhes de Emergência
Negócio-formulários específicos
Dependendo do seu negócio, você pode exigir que os funcionários sinal certo reconhecimento de formas, quando começam a trabalhar para você. Você deve manter esses documentos assinados em cada arquivo de pessoal do funcionário para Custódia.
Aqui estão alguns formulários de confirmação que você pode precisar coletar e armazenar:
- manual do Funcionário
- Assinados contratos ou outros acordos
- alterações de Diretiva
desempenho no Trabalho
Uma seção de seu empregado arquivo deve incluir informação sobre o seu desempenho no trabalho. Para ajudar a avaliar o desempenho de seus funcionários, mantenha os seguintes registros para cada funcionário:
- descrição do Trabalho
- avaliações de Desempenho e revisões
- registros de Frequência
- mudanças de Emprego e promoções
- informações de Treinamento
- Avisos e/ou outras medidas disciplinares, se aplicável
Separação / término informações
Se você encerrar um empregado ou funcionário deixar a empresa, certifique-se de manter o registro em que o trabalhador arquivo pessoal. Se você e um funcionário se separarem, armazene as seguintes informações em seu registro:
- entrevista de Saída
- Terminação de informações (por exemplo, razão por que o empregado deixou ou foi encerrado)
- o Último dia de trabalho
- Funcionário carta de demissão, se for o caso
- Outra saída a papelada
informações Confidenciais
Novamente, alguns arquivos de funcionários são confidenciais e precisam ser mantidos separados dos principais arquivos. Para cumprir as leis federais, não mantenha informações confidenciais dos funcionários com o arquivo principal do funcionário. Em vez disso, mantenha os registros em um local separado e seguro. Dessa forma, eles não entrarão nas mãos erradas.
Registros deverá manter sigilo inclui:
- registros de Folha de pagamento
- Benefício informações
- registros Médicos
- Formulário I-9
- Outros diversos registros confidenciais
registros de Folha de pagamento
Funcionário registros de folha de pagamento de incluir qualquer coisa que tem a ver com o pagamento de um funcionário. Isso pode incluir:
- taxa de Pagamento
- horas Extras ganhos
- Adicionais de salário, como o pagamento de bónus e comissões
- recibos de Pagamento
- imposto Retido na fonte de formulários (por exemplo, o Formulário W-4 e o estado W-4 formulário)
- reembolso de Despesas de informações
- Aumentar documentação
- períodos de Pagamento de salários pagos
- Folha de pagamento história
- Salário garnishments
- cartões de
- Horas trabalhadas
- tempo Restante off
Devido a registros de folha de pagamento está repleta de informações pessoais, mantenha-os separados de outros arquivos de funcionários.
informações sobre benefícios
se você oferecer benefícios aos funcionários em sua empresa, precisará armazenar os registros em um arquivo confidencial. E, você precisa mantê-los separados de outros arquivos (por exemplo, registros de folha de pagamento).
se você oferecer benefícios aos seus funcionários, armazene as seguintes informações no registro de cada funcionário:
- informações sobre benefícios (por exemplo, saúde, visão, odontologia, etc.)
- formulários de Inscrição para benefícios
- Declinação formas de benefícios
registros Médicos
Os Americanos com Deficiência Act (ADA) requer que os registros médicos dos funcionários permanecem separados de outros registros de empregados. Mantenha os registros médicos de cada funcionário uma parte de seu arquivo principal, incluindo:
- Família licença Médica Act (FMLA) formulários de pedidos e
- Médico deslizamentos
- exames Médicos
- Folhas de ausência
- compensação de Trabalhadores reivindicações
- Deficiência reivindicações
- Alojamento pedidos
- resultados de testes de medicamentos
- Ferimentos registros
Formulário I-9
Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade de Emprego, é um formulário que confirma seus funcionários estão legalmente autorizados a trabalhar nos Estados Unidos. Quando você contrata um funcionário, você coleta este formulário junto com outra nova documentação de contratação, como o Formulário W-4.
os Serviços de cidadania e Imigração dos EUA (USCIS) recomendam que você mantenha os formulários I-9 separados do arquivo principal e do Arquivo Confidencial. Armazene todos os formulários I-9 de seus funcionários em um arquivo para que você tenha fácil acesso a todos eles no caso de uma inspeção.
registros confidenciais diversos
além de manter os arquivos acima separados de outra documentação, pode ser necessário armazenar confidencialmente outros registros de funcionários, como:
- depósito Direto formulários e informações bancárias
- Antecedentes
- Investigação registros
- Funcionário Igualdade de Oportunidades (EEO) registros (por exemplo, a auto-identificação de formulários)
Por que você tem que manter registros de funcionários?
Então, qual é o grande problema em manter registros de Funcionários, de qualquer maneira? Bem, em alguns casos, é exigido por lei. E em outros casos, pode ser bom ter apenas as informações ao seu alcance. Dê uma olhada em algumas razões pelas quais manter arquivos de funcionários arrumados é tão importante.
ajuda na tomada de decisões
os empregadores precisam tomar decisões como promoções, aumentos e demoções. Ter registros de funcionários como avaliações de desempenho, registros de tempo e presença e informações semelhantes ajuda a tornar essas decisões mais fáceis.
mantém você em conformidade com as leis federais, estaduais e locais
você é obrigado a cumprir certos regulamentos federais, estaduais e locais como proprietário de uma empresa. Por exemplo, o IRS e o FLSA exigem que você mantenha informações relacionadas à folha de pagamento por um período de tempo designado.
para se manter em conformidade com as leis, mantenha informações como retenção de impostos, informações salariais e outras formas relacionadas à mão.
organiza seus registros
de um modo geral, você deve manter os registros dos funcionários para se manter organizado. Seus funcionários assinam vários formulários diferentes durante o processo de integração e inscrição aberta.
se você perder esses registros, não terá mais provas de que seus funcionários reconheceram acordos. Se houver uma ação judicial ou auditoria do IRS, você poderá enfrentar penalidades, multas e taxas judiciais sem comprovação de reconhecimento dos funcionários.
armazenar registros de funcionários ajuda a manter todos esses documentos agradáveis e organizados, caso você precise deles mais tarde.
como organizar o arquivo de pessoal do funcionário
para organizar e armazenar registros de pessoal do funcionário, você pode armazenar arquivos em papel ou ter registros sem papel. Independentemente de como você armazena seus registros, verifique se eles estão seguros (especialmente os registros confidenciais).
mantenha os arquivos em papel em um local seguro, como um arquivo bloqueado, e limite quem tem acesso às cópias em papel. Certifique-se de que cada funcionário tenha seu próprio arquivo para não misturar registros. E, claro, separe os arquivos principais do funcionário dos arquivos confidenciais.
se você não é fã da ideia de armazenar documentos em papel, pode seguir a rota sem papel. Mantenha os arquivos de funcionários sem papel digitalizando e enviando documentos em papel para um dispositivo, como um computador. Se você usar o software de RH, poderá armazenar com segurança os arquivos de seus funcionários na nuvem e fazer backup automático dos arquivos.
o que quer que você faça, Certifique-se de ter uma maneira de fazer backup de seus arquivos no caso de serem danificados ou perdidos (pense em uma inundação ou falha do computador).
os funcionários podem acessar seus próprios arquivos?
em algum momento, seus funcionários podem querer acessar seus arquivos de funcionários. A maioria dos estados tem leis específicas sobre os direitos legais do Funcionário de acessar seus arquivos e fazer cópias de documentos.
na maior parte, os funcionários têm acesso aos seus arquivos se fizerem uma solicitação. Verifique o departamento de trabalho do seu estado para saber mais sobre seus requisitos e regras específicas.
quanto tempo você precisa para manter os arquivos dos funcionários?
por lei, você é obrigado a manter os arquivos dos funcionários por um determinado período de tempo. O período de tempo pode variar com base no tipo de registro e nos requisitos de manutenção de registros do seu estado. Aqui está Quanto tempo você normalmente precisa para manter arquivos de funcionários:
- registros de pré-contratação: Um ano depois de contratar alguém é o padrão federal (incluindo candidatos que você não contrata). Muitos estados exigem que você mantenha a pré-contratação de documentação para, pelo menos, três anos
- Fundo de seleção de informações: Um ano
- registros de Folha de pagamento (por exemplo, os salários pagos): Três anos
- cartões de Tempo e horários de trabalho: de dois em Dois anos
- informações relacionadas com o Desempenho: Um ano após o empregado deixa a empresa
- registros Médicos: Três anos depois que o funcionário deixa a empresa
- Benefício registros: Três anos depois que o funcionário deixa a empresa
- Formulário I-9: Três anos depois de um empregado é contratado ou um ano após o encerramento do contrato de trabalho, consoante o que for mais tarde
- Emprego documentos fiscais (por exemplo, Formulários W-4): Quatro anos
- Acidente e a lesão de registros: Cinco anos
- Separação e cancelamento de registros: Um ano
Você pode manter registros por mais tempo do que a quantidade necessária de tempo. Afinal, você nunca pode ter muito cuidado. Por exemplo, você deve manter registros de folha de pagamento por pelo menos três anos. Mas, você pode mantê-los ainda mais, se quiser.
tenha em mente que alguns dos prazos acima podem ser mais longos ou mais curtos, dependendo dos requisitos do seu estado. Verifique com seu estado para obter mais informações sobre quanto tempo manter os arquivos dos funcionários.
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este artigo foi atualizado a partir de sua data de publicação original de 25 de novembro de 2015.
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