som arbejdsgiver, det er dit ansvar at gemme poster i en medarbejder personale fil. Fra nye lejedokumenter til lønningsoplysninger er der en række dokumenter (og nogle fortrolige oplysninger), du skal gemme og have til rådighed. Så hvad skal der være i en medarbejderfil?
Hvad skal der være i en medarbejderfil?
opbevaring af medarbejderdokumenter er et must, hvis du vil være organiseret, opfylde lovkrav og træffe beslutninger (f.eks. rejser). Men lovligt kan du ikke klumpe alle dine medarbejderposter i en fil—selvom det er for den samme medarbejder. Der er nogle krav til adskillelse af oplysninger efter personalefil. For ikke at nævne, skal du muligvis gemme nogle poster længere end andre.
der er en række forskellige dokumenter, du skal gemme for hver medarbejder. Og afhængigt af typen af fil, og om den er fortrolig, skal du muligvis holde den adskilt fra andre filer. Her er hvad du typisk skal opbevare i hver medarbejderfil:
- hovedfil
- oplysninger om præudlejning
- personlige oplysninger
- forretningsspecifikke formularer
- jobopslag
- separations – / opsigelsesoplysninger, hvis relevant
- fortrolige oplysninger
- Lønregistreringer
- oplysninger om fordele
- medicinske journaler
- formular i-9
- oplysninger om direkte indbetaling
Main medarbejder personale fil
Opbevar en medarbejder fil for hver medarbejder, herunder opsagte medarbejdere. Den vigtigste medarbejder fil bør ikke indeholde fortrolige oplysninger eller formularer, såsom medarbejderens CPR-nummer eller Formular I-9. I stedet går de ind i separate filer (som vi dækker senere).
medarbejderens hovedfil skal indeholde grundlæggende oplysninger, som f.eks. Se på, hvad du skal medtage i en medarbejders hovedfil nedenfor.
Pre-hire information
når du ansætter en medarbejder, er det bedst at gemme visse pre-hire oplysninger for hver arbejdstager. På den måde kan du henvise Tilbage til det, hvis det er nødvendigt. Når du gennemgår samtalen og ansættelsesprocessen for en kandidat, du indsamler generelt følgende oplysninger fra dem:
- jobansøgning
- Genoptag
- samtale noter
- anbefalingsbrev
når du ansætter en medarbejder, skal du opbevare ovenstående oplysninger sikkert i medarbejderens personalefil. Også holde på andre leje dokumenter (f.eks tilbud brev), og holde dem adskilt fra pre-leje oplysninger. Og husk, at nogle ansættelsesformularer og oplysninger skal holdes fortrolige (f.eks.
personlige oplysninger
selvom du ikke bør opbevare personlige oplysninger, som en medarbejders SSN, i en medarbejderpersonalefil, skal du opbevare nogle personlige oplysninger let tilgængelige.
et par stykker af personlige oplysninger, du kan gemme i en medarbejder personale fil omfatter:
- Medarbejderkontaktoplysninger (navn, adresse og telefonnummer)
- nødkontaktoplysninger
forretningsspecifikke formularer
afhængigt af din virksomhed kan du kræve, at medarbejderne underskriver visse bekræftelsesformularer, når de begynder at arbejde for dig. Du skal opbevare disse underskrevne dokumenter i hver medarbejderpersonalefil til opbevaring.
her er nogle bekræftelsesformularer, du muligvis skal indsamle og gemme:
- medarbejderhåndbog
- underskrevne kontrakter eller andre aftaler
- politikændringer
jobpræstation
et afsnit i din medarbejders fil skal indeholde oplysninger om deres jobpræstation. For at hjælpe med at måle dine medarbejderes præstationer skal du opbevare følgende poster for hver medarbejder:
- jobbeskrivelse
- præstationsevalueringer og anmeldelser
- fremmøde poster
- jobændringer og forfremmelser
- træningsinformation
- advarsler og/eller andre disciplinære handlinger, hvis relevant
separations – / opsigelsesoplysninger
hvis du opsiger en medarbejder, eller en medarbejder forlader din virksomhed, skal du sørge for at registrere det i arbejdstagerens personalefil. Hvis du og en medarbejder deler måder, gemme følgende oplysninger i deres post:
- Udrejsesamtale
- Opsigelsesoplysninger (f.eks. årsag til, at medarbejderen forlod eller blev opsagt)
- sidste ansættelsesdag
- medarbejders fratrædelsesbrev, hvis relevant
- andet udrejsepapir
fortrolige oplysninger
igen er nogle medarbejderfiler fortrolige og skal holdes adskilt fra hovedfilerne. For at overholde føderale love skal du ikke opbevare fortrolige medarbejderoplysninger med medarbejderens hovedfil. Opbevar i stedet posterne et separat og sikkert sted. På den måde kommer de ikke i de forkerte hænder.
optegnelser, du skal holde fortrolige inkluderer:
- Payroll records
- Benefit information
- medicinske journaler
- form i-9
- andre diverse fortrolige optegnelser
Payroll records
medarbejder payroll records omfatter alt, hvad der har at gøre med at betale en medarbejder. Dette kan omfatte:
- lønsats
- overarbejde
- ekstra løn, som bonusløn og provisioner
- lønstubber
- kildeskat formularer (f.eks. formular V-4 og stat V-4 formular)
- oplysninger om refusion af udgifter
- hæv dokumentation
- lønperioder for løn
- lønhistorik
- løngarneringer
- tidskort
- arbejdstimer
- resterende fridage
fordi Lønregistreringer er fyldt med personlige oplysninger, hold dem adskilt fra andre medarbejderfiler.
Benefit information
hvis du tilbyder medarbejderfordele i din virksomhed, skal du gemme posterne i en fortrolig fil. Og du skal holde dem adskilt fra andre filer (f.eks.
hvis du tilbyder fordele til dine medarbejdere, skal du gemme følgende oplysninger i hver medarbejders rekord:
- oplysninger om fordele (f.eks. sundhed, syn, tandlæge osv.)
- tilmeldingsformularer til ydelser
- Deklinationsformularer til ydelser
medicinske journaler
amerikanerne med handicaploven (ADA) kræver, at medarbejdernes medicinske journaler forbliver adskilt fra andre medarbejderregistre. Hold hver medarbejders lægejournaler en del fra deres hovedfil, herunder:
- Family Medical Leave Act (FMLA) formularer og anmodninger
- Lægesedler
- medicinske eksamener
- fravær
- arbejdstageres erstatningskrav
- handicapkrav
- anmodninger om indkvartering
- drug test resultater
- skade Records
form i-9
form i-9, beskæftigelse berettigelse verifikation, er en formular, der bekræfter dine medarbejdere er lovligt lov til at arbejde i USA. Når du ansætter en medarbejder, samler du denne formular sammen med andre nye lejepapirer, som f.eks.
US statsborgerskab og Immigration Services (USCIS) anbefaler, at du holder formularer i-9 adskilt fra hovedfilen og den fortrolige fil. Gem alle dine medarbejderes formularer I-9 i en fil, så du har nem adgang til dem alle i tilfælde af en inspektion.
diverse fortrolige poster
ud over at holde ovenstående filer adskilt fra anden dokumentation, skal du muligvis fortroligt gemme andre medarbejderposter, såsom:
- direkte indbetalingsformularer og bankoplysninger
- baggrundskontrol
- Undersøgelsesoptegnelser
- EEO-poster for medarbejdere (f. eks. selvidentifikationsformularer))
hvorfor skal du føre medarbejderposter?
så hvad er det store ved at holde medarbejderregistre alligevel? I nogle tilfælde er det påkrævet ved lov. Og i andre tilfælde kan det være godt at bare have oplysningerne lige ved hånden. Se på et par grunde til, at det er så vigtigt at holde ryddelige medarbejderfiler.
hjælper med beslutningstagning
arbejdsgivere skal træffe beslutninger som forfremmelser, rejser og demotioner. At have medarbejderposter som præstationsanmeldelser, tids-og tilstedeværelsesoptegnelser og lignende oplysninger hjælper med at gøre disse beslutninger lettere.
holder dig i overensstemmelse med føderale, statslige og lokale love
du er forpligtet til at overholde visse føderale, statslige og lokale regler som virksomhedsejer. For eksempel kræver IRS og FLSA, at du opbevarer lønrelaterede oplysninger i et bestemt tidsrum.
for at forblive i overensstemmelse med love skal du opbevare oplysninger som f.eks.
organiserer dine poster
Generelt skal du holde medarbejderposter for at forblive organiseret. Dine medarbejdere logger af på mange forskellige former under onboarding-processen og åben tilmelding.
hvis du mister disse poster, har du ikke længere bevis for, at dine medarbejdere anerkendte aftaler. Hvis der er en retssag eller IRS-revision, kan du blive udsat for sanktioner, bøder og retsafgifter uden bevis for medarbejderbevis.
lagring af medarbejderposter hjælper med at holde alle disse dokumenter pæne og organiserede, bare hvis du har brug for dem senere.
Sådan organiseres medarbejderpersonalefil
for at organisere og gemme medarbejderpersonaleposter kan du gemme papirfiler eller have papirløse poster. Uanset hvordan du gemmer dine poster, skal du sørge for, at de er sikre (især de fortrolige poster).
Opbevar papirfiler et sikkert sted, som et låst arkivskab, og begræns, hvem der har adgang til papirkopierne. Sørg for, at hver medarbejder har sin egen fil, så du ikke blander poster. Og selvfølgelig skal du adskille de vigtigste medarbejderfiler fra de fortrolige filer.
hvis du ikke er fan af ideen om at gemme papirdokumenter, kan du gå den papirløse rute i stedet. Opbevar papirløse medarbejderfiler ved at scanne og uploade papirdokumenter til en enhed, f.eks. Hvis du bruger HR-program, kan du muligvis gemme dine medarbejderfiler sikkert i skyen og have automatisk sikkerhedskopiering til dine filer.
uanset hvad du gør, skal du sørge for at sikkerhedskopiere dine filer, hvis de bliver beskadiget eller tabt (tænk en oversvømmelse eller din computer går ned).
kan medarbejdere få adgang til deres egne filer?
på et tidspunkt vil dine medarbejdere måske have adgang til deres medarbejderfiler. De fleste stater har specifikke love vedrørende medarbejderens juridiske rettigheder til at få adgang til deres filer og lave kopier af dokumenter.
for det meste har medarbejdere adgang til deres filer, hvis de fremsætter en anmodning. Tjek din stats arbejdsafdeling for at lære om dine krav og specifikke regler.
hvor længe har du brug for at opbevare medarbejderfiler?
ved lov er du forpligtet til at opbevare medarbejderfiler i en vis tid. Længden af tid kan variere baseret på den type post og din tilstand recordkeeping krav. Her er hvor længe du typisk har brug for at opbevare medarbejderfiler:
- pre-hire records: Et år efter, at du ansætter nogen, er den føderale standard (inklusive kandidater, som du ikke ansætter). Mange stater kræver, at du opbevarer pre-hire-dokumentation i mindst tre år
- information om baggrundskontrol: et år
- Lønoptegnelser (f. eks. betalt løn): tre år
- tidskort og arbejdsplaner: to år
- præstationsrelateret information: et år efter, at medarbejderen forlader virksomheden
- medicinske poster: tre år efter, at medarbejderen forlader virksomheden
- medicinske poster: tre år efter, at medarbejderen forlader virksomheden
- benefit Records: Tre år efter, at medarbejderen forlader virksomheden
- formular i-9: tre år efter, at en medarbejder er ansat eller et år efter, at deres ansættelse er afsluttet, afhængigt af hvilken der er senere
- Arbejdsskattedokumenter (f.eks. formularer V-4): fire år
- ulykkesregistreringer: fem år
- separations – / opsigelsesregistreringer: et år
du kan holde optegnelser i længere tid end den krævede tid. Når alt kommer til alt kan du aldrig være for forsigtig. For eksempel skal du holde lønningslister i mindst tre år. Men du kan holde dem endnu længere, hvis du vil.
Husk, at nogle af de ovennævnte tidsrammer kan være længere eller kortere afhængigt af din stats krav. Kontakt din stat for at få flere oplysninger om, hvor længe du skal opbevare medarbejderfiler.
på jagt efter en enkel og sikker måde at gemme dine medarbejderfiler på? Patriots HR-tilføjelse til vores online lønningsliste er den perfekte løsning. Med Patriot ‘ s HR kan du holde alle dine medarbejderposter og dokumenter sikkert organiseret online. Og nævnte vi, at det integreres med vores lønprogram? Prøv begge Gratis i dag!
denne artikel blev opdateret fra den oprindelige offentliggørelsesdato den 25.November 2015.
dette er ikke tænkt som juridisk rådgivning; for mere information, Klik her.