työnantajana on sinun vastuullasi tallentaa tiedot työntekijöiden henkilöstökansioon. Uusista vuokraus-asiakirjoista palkkatietoihin on olemassa erilaisia asiakirjoja (ja joitakin luottamuksellisia tietoja), jotka sinun on säilytettävä turvallisesti ja oltava käsillä. Mitä työntekijätiedoissa pitäisi olla?
mitä työntekijätiedostossa pitäisi olla?
työntekijöiden asiakirjojen säilyttäminen on välttämätöntä, jos haluaa pysyä järjestäytyneenä, täyttää lain vaatimukset ja tehdä päätöksiä (esim.korotuksia). Mutta laillisesti, et voi niputtaa kaikkia työntekijän tiedot yhteen tiedostoon – vaikka se on sama työntekijä. On joitakin vaatimuksia erottaa tiedot henkilötiedoista. Puhumattakaan, saatat joutua säilyttämään joitakin tietueita kauemmin kuin toiset.
jokaiselle työntekijälle on tallennettava erilaisia asiakirjoja. Ja riippuen tiedoston tyypistä ja onko se luottamuksellinen, saatat joutua pitämään sen erillään muista tiedostoista. Tässä on mitä sinun pitäisi yleensä pitää jokaisen työntekijän tiedosto:
- päätiedosto
- palkkausta edeltävät tiedot
- henkilötiedot
- yrityskohtaiset lomakkeet
- Työsuoritustiedot
- Työsuoritustiedot
- Irtisanomistiedot, tarvittaessa
- Luottamukselliset tiedot
- palkkatiedot
- Etuustiedot
- potilastiedot
- lomake I-9
- suorat talletustiedot
Henkilöstötiedosto
säilytä työntekijätiedosto jokaisesta työntekijästä, mukaan lukien irtisanotut työntekijät. Työntekijätiedosto ei saa sisältää luottamuksellisia tietoja tai lomakkeita, kuten työntekijän sosiaaliturvatunnusta tai lomaketta I-9. Sen sijaan, ne menevät erillisiin tiedostoihin (jotka käsittelemme myöhemmin).
työntekijän päätiedoston tulee sisältää perustiedot, kuten esimiespalkkaustiedot ja allekirjoitetut kuittauslomakkeet. Katso, mitä sinun pitäisi sisällyttää työntekijän tärkein tiedosto alla.
ennakkotilaustiedot
kun palkkaat työntekijän, on parasta tallentaa jokaiselle työntekijälle tietyt ennakkotilaustiedot. Silloin siihen voi tarvittaessa palata. Kun käy läpi ehdokkaan haastattelu-ja palkkausprosessin, häneltä kerätään yleensä seuraavat tiedot:
- työhakemus
- ansioluettelo
- Haastattelumuistiot
- suosituskirjeet
kun palkkaat työntekijän, säilytä edellä mainitut tiedot turvallisesti työntekijän henkilöstökansiossa. Pidä myös kiinni muista vuokrausasiakirjoista (esim.tarjouskirje) ja pidä ne erillään ennakkomaksutiedoista. Ja, pitää mielessä, että jotkut vuokraus lomakkeet ja tiedot olisi pidettävä luottamuksellisina (esim.lomake I-9).
henkilökohtaiset tiedot
vaikka henkilökohtaisia tietoja, kuten Szczecinin telakkaa, ei pitäisi säilyttää työntekijöiden henkilöstökansiossa, joitakin henkilötietoja tulisi pitää helposti saatavilla.
pari kappaletta henkilökohtaisia tietoja, jotka voit tallentaa henkilöstötiedostoon, ovat:
- työntekijän yhteystiedot (nimi, osoite ja puhelinnumero)
- Hätäyhteystiedot
yrityskohtaiset lomakkeet
yrityksestäsi riippuen voit vaatia työntekijöitä allekirjoittamaan tiettyjä kuittauslomakkeita, kun he alkavat työskennellä sinulle. Sinun pitäisi pitää nämä allekirjoitetut asiakirjat jokaisen työntekijän henkilöstötiedostossa säilytettäväksi.
tässä on joitakin kuittauslomakkeita, joita saatat joutua keräämään ja tallentamaan:
- työntekijän käsikirja
- allekirjoitetut työsopimukset tai muut sopimukset
- politiikan muutokset
työsuoritus
työntekijän työsuorituksesta tulisi olla tietoa osassa työntekijän kansiota. Jotta voit arvioida työntekijöidesi suorituksia, pidä seuraavat tiedot jokaisesta työntekijästä:
- toimenkuva
- Suoritusarvioinnit ja katsaukset
- läsnäolotiedot
- työpaikan muutokset ja ylennykset
- koulutustiedot
- Varoitukset ja/tai muut kurinpitotoimet, tarvittaessa
erottaminen / irtisanomistiedot
jos irtisanot työntekijän tai työntekijä lähtee yrityksestäsi, muista pitää siitä kirjaa työntekijän henkilöstökansioon. Jos sinä ja työntekijä osa tapoja, tallentaa seuraavat tiedot niiden kirjaa:
- poistumishaastattelu
- Irtisanomistiedot (esim.syy siihen, miksi työntekijä lähti tai irtisanottiin)
- viimeinen työpäivä
- työntekijän irtisanoutumiskirje, tarvittaessa
- muut poistumispaperit
luottamuksellinen tieto
jotkin työntekijöiden tiedostot ovat edelleen luottamuksellisia, ja ne on pidettävä erillään päätiedostoista. Noudattaaksesi liittovaltion lakeja, älä pidä luottamuksellisia työntekijän tietoja työntekijän päätiedostossa. Pidä sen sijaan tiedot erillisessä ja turvallisessa paikassa. Siten he eivät joudu vääriin käsiin.
Luottamuksellisia tietoja ovat:
- palkkatiedot
- Etuustiedot
- potilastiedot
- lomake I-9
- muut sekalaiset luottamukselliset tiedot
palkkatiedot
työntekijän palkkatiedot sisältävät kaiken, mikä liittyy työntekijän palkkaamiseen. Tämä voi sisältää:
- palkka
- ylityöansiot
- Lisäpalkat, kuten bonuspalkat ja palkkiot
- Palkkakannat
- Lähdeverolomakkeet (esim.lomake W-4 ja valtion W-4-lomake)
- Kulukorvaustiedot
- nostaa dokumentaatiota
- maksettujen palkkojen maksujaksot
- palkkahistoria
- palkanalennukset
- aikakortit
- tehdyt työtunnit
- jäljellä oleva aika pois
koska palkkatiedot ovat täynnä henkilötietoja, pidä ne erillään muista työntekijöiden tiedostoista.
Etuustiedot
jos yritys tarjoaa työsuhde-etuuksia, tiedot on tallennettava luottamukselliseen tiedostoon. Ja, sinun täytyy pitää ne erillään muista tiedostoista (esim., palkkatiedot).
jos tarjoat etuja työntekijöillesi, Tallenna seuraavat tiedot kunkin työntekijän rekisteriin:
- Hyötytiedot (esim.terveys, näkö, Hammashoito jne.)
- etuuksien ilmoittautumislomakkeet
- etuuksien Deklinaatiolomakkeet
potilastiedot
Americans with Disabilities Act (ADA) edellyttää, että työntekijöiden potilastiedot pysyvät erillään muista työntekijöiden rekistereistä. Pidä jokaisen työntekijän potilastiedot osa niiden pääkansiosta, mukaan lukien:
- Family Medical Leave Act (FMLA) lomakkeet ja pyynnöt
- Doctor slips
- Medical tentit
- Virkavapaat
- työntekijöiden korvausvaatimukset
- Työkyvyttömyyskorvausvaatimukset
- Majoituspyynnöt
- Majoituspyynnöt
- Loukkaantumistiedot
huumetestien tulokset
lomake I-9
lomake I-9, työllistymiskelpoisuuden tarkistaminen, on lomake, jolla vahvistetaan, että työntekijällä on laillinen lupa työskennellä Yhdysvalloissa. Kun palkkaat työntekijän, keräät tämän lomakkeen yhdessä muiden uusien vuokrausasiakirjojen, kuten lomakkeen W-4 kanssa.
Yhdysvaltain kansalaisuus-ja Maahanmuuttovirasto (USCIS) suosittelee pitämään lomakkeet I-9 erillään varsinaisesta tiedostosta ja luottamuksellisesta tiedostosta. Säilytä kaikki työntekijäsi I-9-lomakkeet yhdessä tiedostossa, jotta sinulla on helppo pääsy kaikkiin niihin tarkastuksen yhteydessä.
sekalaiset luottamukselliset tiedot
sen lisäksi, että pidät yllä olevat tiedostot erillään muista asiakirjoista, saatat joutua tallentamaan luottamuksellisesti muita työntekijöiden tietoja, kuten:
- suorien talletusten lomakkeet ja pankkitiedot
- taustatarkistukset
- Tutkintapöytäkirjat
- työntekijöiden yhtäläiset mahdollisuudet (EEO) – tietueet (esim.)
säilytettävät tiedot miksi työntekijätietoja on pidettävä?
mitä ihmeellistä työntekijöiden kirjanpidossa ylipäätään on? Joissain tapauksissa laki vaatii sitä. Ja muissa tapauksissa, se voi olla hyvä vain olla tietoa käden ulottuvilla. Tutustu muutamaan syyhyn, miksi työntekijöiden tiedostojen pitäminen siistinä on oh-niin-tärkeää.
auttaa päätöksenteossa
työnantajien on tehtävä päätöksiä, kuten ylennyksiä, korotuksia ja alennuksia. Ottaa työntekijän kirjaa, kuten suoritusarvioita, aika-ja läsnäolotiedot, ja vastaavat tiedot auttavat tekemään näitä päätöksiä helpommin.
pitää sinut liittovaltion, osavaltion ja paikallisten lakien mukaisena
yrityksenä sinun on noudatettava tiettyjä liittovaltion, osavaltion ja paikallisia säädöksiä. Esimerkiksi verovirasto ja FLSA vaativat sinua säilyttämään palkkaan liittyvät tiedot määrätyn ajan.
pysyäkseen lakien mukaisena, säilyttääkseen tietoa, kuten ennakonpidätystä, palkkatietoja ja muita niihin liittyviä lomakkeita, saatavilla.
järjestää omat rekisterinsä
yleisesti ottaen on pidettävä työntekijätietoja pysyäkseen järjestyksessä. Työntekijäsi allekirjoittavat paljon erilaisia lomakkeita perehdytysprosessin ja avoimen ilmoittautumisen aikana.
jos menetät nämä tiedot, sinulla ei ole enää todisteita siitä, että työntekijäsi tunnustivat sopimukset. Jos on oikeusjuttu tai IRS tilintarkastus, voit kohdata rangaistuksia, sakkoja, ja tuomioistuinmaksut ilman todisteita työntekijän kuittauksia.
työntekijöiden tietojen säilyttäminen auttaa pitämään kaikki nämä asiakirjat järjestyksessä, siltä varalta, että tarvitset niitä myöhemmin.
miten järjestää työntekijöiden henkilöstökansiot
työntekijöiden henkilöstökansioiden järjestämiseksi ja tallentamiseksi voi tallentaa paperisia tiedostoja tai paperittomia asiakirjoja. Riippumatta siitä, miten tallennat tietosi, varmista, että ne ovat turvallisia (erityisesti luottamukselliset tiedot).
pidä paperiset tiedostot turvallisessa paikassa, kuten lukitussa arkistokaapissa, ja Rajoita, kenellä on pääsy paperikopioihin. Varmista, että jokaisella työntekijällä on oma kansionsa, ettet sekoita levyjä. Erottakaa tärkeimmät työntekijätiedot luottamuksellisista tiedostoista.
jos ei kannata ajatusta paperisten asiakirjojen säilyttämisestä, voi sen sijaan kulkea paperittomien reittiä. Säilytä paperittomien työntekijöiden tiedostot skannaamalla ja lataamalla paperisia asiakirjoja laitteeseen, kuten tietokoneeseen. Jos käytät HR-ohjelmistoa, voit ehkä tallentaa työntekijätiedostosi turvallisesti pilveen ja varmuuskopioida tiedostosi automaattisesti.
mitä tahansa teetkin, varmista, että sinulla on tapa varmuuskopioida tiedostosi siltä varalta, että ne vahingoittuvat tai katoavat (ajattele tulvaa tai tietokoneesi kaatuu).
saavatko työntekijät tutustua omiin tiedostoihinsa?
jossain vaiheessa työntekijäsi saattavat haluta pääsyn työntekijöidensä tiedostoihin. Useimmilla valtioilla on erityisiä lakeja, jotka koskevat työntekijän laillisia oikeuksia päästä heidän tiedostoihinsa ja tehdä kopioita asiakirjoista.
suurimmaksi osaksi työntekijöillä on oikeus tutustua asiakirjoihinsa, jos he sitä pyytävät. Tarkista oman valtion työvoimaosasto oppia vaatimuksistasi ja erityisiä sääntöjä.
kuinka kauan työntekijän tietoja pitää säilyttää?
lain mukaan työntekijän on pidettävä työntekijätiedostoja tietyn ajan. Aika voi vaihdella tietuetyypin ja osavaltiosi kirjanpitovaatimusten mukaan. Tässä on, kuinka kauan sinun Yleensä täytyy säilyttää työntekijän tiedostoja:
- Ennakkovuokraustiedot: Vuoden kuluttua palkata joku on liittovaltion standardi (mukaan lukien ehdokkaat, joita et palkkaa). Monissa valtioissa edellytetään, että työntekijän on säilytettävä palkkausta edeltävät asiakirjat vähintään kolmen vuoden ajan
- Taustatarkistustiedot: yksi vuosi
- palkkatiedot (esim. maksettu palkka): kolme vuotta
- aikakortit ja työaikataulut: kaksi vuotta
- suoritukseen liittyvät tiedot: vuosi työntekijän lähdettyä yrityksestä
- potilastiedot: kolme vuotta työntekijän lähdettyä yritys
- benefit Records: Kolme vuotta työntekijän lähdön jälkeen
- lomake I-9: kolme vuotta työntekijän palkkaamisen jälkeen tai vuosi työsuhteen päättymisen jälkeen, riippuen siitä, kumpi on myöhemmin
- työn verotusasiakirjat (esim.lomakkeet W-4): neljä vuotta
- tapaturmat ja tapaturmatiedot: viisi vuotta
- erottaminen / irtisanomistiedot: yksi vuosi
voit pitää kirjaa yli vaaditun ajan. Koskaan ei voi olla liian varovainen. Esimerkiksi palkkatietoja on pidettävä vähintään kolme vuotta. Mutta voit pitää niitä vielä pidempään, jos haluat.
muista, että jotkin edellä mainituista ajanjaksoista voivat olla pidempiä tai lyhyempiä riippuen osavaltiosi vaatimuksista. Tarkista oman valtion lisätietoja siitä, kuinka kauan säilyttää työntekijöiden tiedostoja.
jahtaamassa yksinkertaista ja turvallista tapaa tallentaa työntekijätiedostosi? Patriotin HR – ohjelmiston lisäosa online-palkkalistoillamme on täydellinen ratkaisu. Patriot ’ s HR: n avulla voit pitää kaikki työntekijätietosi ja-asiakirjasi turvallisesti verkossa. Mainitsimmeko, että se integroituu palkanlaskentaohjelmaamme? Kokeile molempia ilmaiseksi tänään!
tämä artikkeli on päivitetty alkuperäisestä julkaisupäivästään 25. marraskuuta 2015.
tätä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi; Lisätietoja saat täältä.