som arbeidsgiver, er det ditt ansvar å lagre poster i en ansatt personal fil. Fra nye leie dokumenter til lønn informasjon, det finnes en rekke dokumenter (og noen konfidensiell informasjon) du må sikkert lagre og ha på hånden. Så, hva skal være i en ansattfil?
hva bør være i en ansattfil?
Å holde ansattdokumenter er et must hvis du vil holde orden, oppfylle juridiske krav og ta beslutninger(f. eks. høyninger). Men lovlig kan du ikke klumpe alle dine ansattes poster i en fil—selv om det er for samme ansatt. Det er noen krav til å skille informasjon etter personellfil. For ikke å nevne, må du kanskje lagre noen poster lenger enn andre.
det finnes en rekke forskjellige dokumenter du må lagre for hver ansatt. Og avhengig av typen fil og om den er konfidensiell, må du kanskje holde den atskilt fra andre filer. Her er hva du vanligvis bør holde i hver ansattfil:
- hovedfil
- informasjon Om forhåndsleie
- Personlig informasjon
- forretningsspesifikke skjemaer
- jobbytelsesrekorder
- Informasjon Om Separasjon / oppsigelse, hvis aktuelt
- Konfidensiell informasjon
- Lønn poster
- Nytte informasjon
- Medisinske poster
- form i-9
- Direkte innskudd informasjon
Hovedansatt personalfil
Behold en ansattfil for hver ansatt, inkludert avsluttede ansatte. Hovedansattfilen skal ikke inneholde konfidensiell informasjon eller skjemaer, for eksempel ansattes Personnummer eller skjema i-9. I stedet går de inn i separate filer(som vi dekker senere).
den ansattes hovedfil skal inneholde grunnleggende informasjon, som informasjon om forhåndsleie og signerte bekreftelsesskjemaer. Ta en titt på hva du bør inkludere i en ansatts hovedfil nedenfor.
informasjon Om forhåndsleie
når du ansetter en ansatt, er det best å lagre visse opplysninger om forhåndsleie for hver ansatt. På den måten kan du referere tilbake til det, om nødvendig. Når du går gjennom intervjuet og ansettelsesprosessen for en kandidat, samler du vanligvis inn følgende informasjon fra dem:
- Jobbsøknad
- Gjenoppta
- intervju notater
- Anbefalingsbrev
når du ansetter en ansatt, må du oppbevare informasjonen ovenfor sikkert i den ansattes personalfil. Hold også på andre ansettelsesdokumenter (f.eks. tilbudsbrev), og hold dem skilt fra pre-hire informasjon. Og husk at noen ansettelsesskjemaer og informasjon skal holdes konfidensielle(F. eks. skjema i-9).
Personlig informasjon
selv om du ikke bør beholde personlig informasjon, som EN ansattes SSN, i en ansattpersonellfil, bør du holde noen personlige opplysninger lett tilgjengelig.
et par biter av personlig informasjon du kan lagre i en ansatt personalfil inkluderer:
- Ansattes kontaktinformasjon (navn, adresse og telefonnummer)
- Nødkontaktdetaljer
Bedriftsspesifikke skjemaer
avhengig av bedriften din, kan det hende at ansatte må signere bestemte bekreftelsesskjemaer når de begynner å jobbe for deg. Du bør beholde disse signerte dokumentene i hver ansattes personellfil for oppbevaring.
her er noen bekreftelsesskjemaer du kanskje må samle inn og lagre:
- Ansatthåndbok
- Signerte kontrakter eller andre avtaler
- Policyendringer
jobbytelse
en del av filen for de ansatte skal inneholde informasjon om deres jobbytelse. For å måle de ansattes prestasjoner, holde følgende poster for hver ansatt:
- Stillingsbeskrivelse
- Ytelsesevalueringer og vurderinger
- Tilstedeværelsesrekorder
- jobbendringer og kampanjer
- Opplæringsinformasjon
- Advarsler og/eller andre disiplinære tiltak, hvis aktuelt
Informasjon om Separasjon / oppsigelse
hvis du avslutter en ansatt eller En Ansatt forlater firmaet, må du sørge for å holde oversikt over Det I Arbeiderens personalfil. Hvis du og en ansatt del måter, lagre følgende informasjon i sin post:
- Avslutningsintervju
- Avslutningsinformasjon (f.eks. grunnen til at en ansatt forlot eller ble avsluttet)
- siste arbeidsdag
- fratredelsesbrev For En Ansatt, hvis aktuelt
- Annet utmeldingsarbeid
Konfidensiell informasjon
igjen, noen ansattfiler er konfidensielle og må holdes skilt fra hovedfilene. For å overholde føderale lover, ikke hold konfidensiell informasjon om ansatte med den ansattes hovedfil. Oppbevar i stedet postene på et separat og sikkert sted. På den måten kommer de ikke i gale hender.
Poster du bør holde konfidensielt inkluderer:
- Lønn poster
- Nytte informasjon
- Medisinske poster
- form i-9
- andre diverse konfidensielle poster
Lønn poster
lønn poster for Ansatte inkluderer alt som har å gjøre med å betale en ansatt. Dette kan omfatte:
- lønnssats
- Overtidsinntekter
- tilleggslønn, som bonuslønn og provisjoner
- Lønnsstubber
- Kildeskatteskjemaer (F.Eks. Skjema W-4 og statlig skjema w-4)
- informasjon om Refusjon av Utgifter
- heve dokumentasjon
- betalingsperioder for lønn utbetalt
- lønnshistorikk
- lønnsgarnishments
- Tidskort
- arbeidstimer
- Gjenværende fri
Fordi Lønnsposter er fulle av personlig informasjon, hold dem atskilt fra andre ansattes filer.
Ytelsesinformasjon
hvis du tilbyr ytelser til ansatte i bedriften, må du lagre postene i en konfidensiell fil. Og du må holde dem skilt fra andre filer(f. eks. lønnsposter).
hvis du tilbyr fordeler til dine ansatte, lagrer du følgende informasjon i hver ansattes post:
- Informasjon Om Fordeler (f. eks. helse, syn, tannlege osv.)
- Påmeldingsskjemaer for ytelser
- Deklineringsskjemaer for ytelser
Medisinske journaler
Americans with Disabilities Act (ADA) krever at ansattes medisinske journaler forblir skilt fra andre ansattes poster. Hold hver ansattes medisinske journaler en del fra deres hovedfil, inkludert:
- family Medical Leave Act (FMLA) skjemaer og forespørsler
- Doctor slips
- Medisinske eksamener
- fravær
- Arbeidskompensasjonskrav
- Funksjonshemmingskrav
- Overnattingsforespørsler
- resultater av dopingtester
- Skadeoppføringer
i-9
I-9, bekreftelse av ansettelsesberettigelse, er et skjema som bekrefter at dine ansatte har lov til å jobbe i usa. Når du ansetter en ansatt, samler du dette skjemaet sammen med andre nye leiepapirer, som Skjema W-4.
US Citizenship And Immigration Services (USCIS) anbefaler at Du holder skjema I-9 atskilt fra hovedfilen og konfidensiell fil. Lagre alle dine ansattes Skjemaer I-9 i en fil, slik at du har enkel tilgang til dem alle ved inspeksjon.
Diverse konfidensielle poster
i tillegg til å holde de ovennevnte filene atskilt fra annen dokumentasjon, må du kanskje konfidensielt lagre andre ansattes poster, for eksempel:
- direkte innskuddsskjemaer og bankinformasjon
- Bakgrunnssjekker
- Undersøkelsesregistre
- Eeo-poster For Ansatte (f. eks.)
Hvorfor må du beholde ansattposter?
så, hva er big deal om å holde ansattes poster, uansett? I noen tilfeller er det lovpålagt. Og i andre tilfeller kan det være bra å bare ha informasjonen på fingertuppene. Ta en titt på noen grunner hvorfor holde ryddig ansatt filer er oh-så-viktig.
Hjelper med beslutningstaking
Arbeidsgivere må ta beslutninger som kampanjer, reiser og demotions. Å ha ansatt poster som ytelse vurderinger, tid og fremmøte poster, og lignende informasjon bidrar til å gjøre disse beslutningene enklere.
Holder deg i samsvar med føderale, statlige og lokale lover
du må overholde visse føderale, statlige og lokale forskrifter som bedriftseier. FOR EKSEMPEL KREVER IRS og FLSA at DU beholder lønnsrelatert informasjon for en bestemt tidsperiode.
for å holde seg i samsvar med lover, hold informasjon som skattetrekk, lønnsinformasjon og andre relaterte skjemaer tilgjengelig.
Organiserer postene
generelt sett må du beholde ansattposter for å holde orden. Dine ansatte signerer på mange forskjellige skjemaer under onboarding-prosessen og åpen påmelding.
hvis du mister disse postene, har du ikke lenger bevis på at dine ansatte anerkjente avtaler. Hvis det er en søksmål eller IRS-revisjon, kan du møte straffer, bøter og rettsgebyrer uten bevis på ansattes bekreftelser.
Lagring av ansattes poster bidrar til å holde alle disse dokumentene fint og organisert, bare i tilfelle du trenger dem senere.
slik organiserer du personellfil for ansatte
hvis du vil organisere og lagre personellposter for ansatte, kan du lagre papirfiler eller ha papirløse poster. Uansett hvordan du lagrer postene dine, må du sørge for at de er sikre (spesielt konfidensielle poster).
Oppbevar papirfiler på et trygt sted, som et låst arkivskap, og begrens hvem som har tilgang til papirkopiene. Sørg for at hver ansatt har sin egen fil, slik at du ikke blander opp poster. Og selvfølgelig, skille de viktigste ansattes filer fra konfidensielle filer.
hvis du ikke er fan av ideen om å lagre papirdokumenter, kan du gå den papirløse ruten i stedet. Behold papirløse ansattfiler ved å skanne og laste opp papirdokumenter til en enhet, for eksempel en datamaskin. Hvis DU bruker HR-programvare, kan du sikkert lagre dine ansattes filer i skyen og ha automatisk sikkerhetskopiering for filene dine.
uansett hva du gjør, sørg For At du har en måte å sikkerhetskopiere filene dine i tilfelle de blir skadet eller tapt(tror en flom eller datamaskinen krasjer).
kan ansatte få tilgang til sine egne filer?
på et tidspunkt vil dine ansatte kanskje ha tilgang til sine ansattfiler. De fleste stater har spesifikke lover om den ansattes juridiske rettigheter til å få tilgang til sine filer og lage kopier av dokumenter.
for det meste får ansatte tilgang til filene sine hvis de gjør en forespørsel. Sjekk statens arbeidsavdeling for å lære om dine krav og for spesifikke regler.
Hvor lenge trenger du å beholde ansattes filer?
ved lov, er du pålagt å holde ansatte filer for en viss tid. Hvor lang tid kan variere basert på type post og statens journalføring krav. Her er hvor lenge du vanligvis trenger å holde ansattes filer:
- Pre-hire records: Ett år etter at du ansetter noen, er den føderale standarden (inkludert kandidater som du ikke ansetter). Mange stater krever at du beholde pre-hire dokumentasjon i minst tre år
- Bakgrunnssjekk informasjon: ett år
- Lønn poster (f. eks lønn betalt): Tre år
- tidskort og arbeidsplaner: To år
- Ytelsesrelatert informasjon: ett år etter at den ansatte forlater selskapet
- Medisinske poster: Tre år etter at den ansatte forlater selskapet selskapet
- fordel poster: Tre år etter at den ansatte forlater selskapet
- skjema I-9: Tre år etter at en ansatt er ansatt eller ett år etter at arbeidsforholdet avsluttes, avhengig av hvilket som er senere
- Arbeidsskattedokumenter (F.Eks. Skjemaer W-4): Fire år
- Ulykke-og skadeoppføringer: Fem år
- Separasjons – / oppsigelsesrekorder: ett år
du kan holde poster lenger enn nødvendig tid. Tross alt kan du aldri være for forsiktig. For eksempel må du holde lønn poster i minst tre år. Men du kan holde dem enda lenger hvis du vil.
Husk at noen av de ovennevnte tidsrammer kan være lengre eller kortere avhengig av statens krav. Sjekk med staten din for mer informasjon om hvor lenge du skal beholde ansattes filer.
på jakt etter en enkel og sikker måte å lagre dine ansattes filer? Patriot HR software add – on til vår online lønn er den perfekte løsningen. Med Patriot HR, kan du holde alle dine ansatte poster og dokumenter sikkert organisert på nettet. Og nevnte vi at det integreres med vår lønn programvare? Prøv begge gratis i dag!
denne artikkelen ble oppdatert fra den opprinnelige utgivelsesdatoen 25. November 2015.
dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for mer informasjon, vennligst klikk her.