Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, Aufzeichnungen in einer Personalakte zu speichern. Von neuen Einstellungsdokumenten bis hin zu Gehaltsabrechnungsinformationen gibt es eine Vielzahl von Dokumenten (und einige vertrauliche Informationen), die Sie sicher aufbewahren und zur Hand haben müssen. Also, was sollte in einer Mitarbeiterakte sein?
Was sollte in einer Mitarbeiterakte stehen?
Die Aufbewahrung von Mitarbeiterdokumenten ist ein Muss, wenn Sie organisiert bleiben, gesetzliche Anforderungen erfüllen und Entscheidungen treffen möchten (z. B. Steuern). Rechtlich gesehen können Sie jedoch nicht alle Ihre Mitarbeiterdatensätze in einer Datei zusammenfassen — auch wenn es sich um denselben Mitarbeiter handelt. Es gibt einige Anforderungen für die Trennung von Informationen nach Personalakte. Ganz zu schweigen davon, dass Sie möglicherweise einige Datensätze länger als andere speichern müssen.
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, die Sie für jeden Mitarbeiter speichern müssen. Abhängig vom Dateityp und davon, ob es sich um eine vertrauliche Datei handelt, müssen Sie sie möglicherweise von anderen Dateien trennen. Folgendes sollten Sie normalerweise in jeder Mitarbeiterakte aufbewahren:
- Hauptdatei
- Informationen vor der Einstellung
- Persönliche Informationen
- Geschäftsspezifische Formulare
- Leistungsnachweise
- Informationen zur Trennung / Kündigung, falls zutreffend
- Vertrauliche Informationen
- Gehaltsabrechnungen
- Leistungsinformationen
- Krankenakten
- Formular I-9
- Informationen zur direkten Einzahlung
Personalakte des Hauptmitarbeiters
Führen Sie für jeden Mitarbeiter eine Mitarbeiterakte, einschließlich gekündigter Mitarbeiter. Die Hauptmitarbeiterakte sollte keine vertraulichen Informationen oder Formulare enthalten, z. B. die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters oder das Formular I-9. Stattdessen gehen diese in separate Dateien (die wir später behandeln werden).
Die Hauptdatei des Mitarbeiters sollte grundlegende Informationen enthalten, z. B. die Informationen vor der Einstellung und die unterschriebenen Bestätigungsformulare. Schauen Sie sich unten an, was Sie in die Hauptdatei eines Mitarbeiters aufnehmen sollten.
Pre-Hire-Informationen
Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, ist es am besten, bestimmte Pre-Hire-Informationen für jeden Mitarbeiter zu speichern. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen. Wenn Sie das Interview und den Einstellungsprozess für einen Kandidaten durchlaufen, Sie sammeln im Allgemeinen die folgenden Informationen von ihnen:
- Bewerbung
- Fortsetzen
- Interviewnotizen
- Empfehlungsschreiben
Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, bewahren Sie die oben genannten Informationen sicher in der Personalakte des Mitarbeiters auf. Halten Sie auch andere Einstellungsdokumente (z. B. Angebotsschreiben) bereit und halten Sie sie von den Informationen vor der Einstellung getrennt. Und denken Sie daran, dass einige Einstellungsformulare und Informationen vertraulich behandelt werden sollten (z. B. Formular I-9).
Persönliche Informationen
Obwohl Sie keine persönlichen Informationen wie die SSN eines Mitarbeiters in einer Personalakte eines Mitarbeiters aufbewahren sollten, sollten Sie einige persönliche Informationen leicht verfügbar halten.
Einige persönliche Informationen, die Sie in einer Personalakte eines Mitarbeiters speichern können, umfassen:
- Kontaktinformationen der Mitarbeiter (Name, Adresse und Telefonnummer)
- Notfallkontaktdetails
Geschäftsspezifische Formulare
Abhängig von Ihrem Unternehmen müssen Mitarbeiter möglicherweise bestimmte Bestätigungsformulare unterschreiben, wenn sie mit der Arbeit für Sie beginnen. Sie sollten diese unterschriebenen Dokumente in jeder Mitarbeiter-Personalakte zur sicheren Aufbewahrung aufbewahren.
Hier sind einige Bestätigungsformulare, die Sie möglicherweise sammeln und speichern müssen:
- Mitarbeiterhandbuch
- Unterzeichnete Verträge oder andere Vereinbarungen
- Richtlinienänderungen
Arbeitsleistung
Ein Abschnitt der Akte Ihres Mitarbeiters sollte Informationen über seine Arbeitsleistung enthalten. Um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu messen, führen Sie die folgenden Aufzeichnungen für jeden Mitarbeiter:
- Stellenbeschreibung
- Leistungsbewertungen und Bewertungen
- Anwesenheitslisten
- Jobwechsel und Beförderungen
- Schulungsinformationen
- Gegebenenfalls Verwarnungen und / oder andere Disziplinarmaßnahmen
Informationen zur Trennung / Kündigung
Wenn Sie einen Mitarbeiter kündigen oder ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, stellen Sie sicher, dass Sie dies in der Personalakte des Mitarbeiters festhalten. Wenn Sie und ein Mitarbeiter getrennte Wege gehen, speichern Sie die folgenden Informationen in ihrem Datensatz:
- Austrittsgespräch
- Kündigungsinformationen (z. B. Grund, warum der Mitarbeiter gegangen ist oder gekündigt wurde)
- Letzter Arbeitstag
- Kündigungsschreiben des Mitarbeiters, falls zutreffend
- Andere Ausstiegspapiere
Vertrauliche Informationen
Auch hier sind einige Mitarbeiterakten vertraulich und müssen getrennt von den Hauptdateien aufbewahrt werden. Bewahren Sie zur Einhaltung der Bundesgesetze keine vertraulichen Mitarbeiterinformationen in der Hauptdatei des Mitarbeiters auf. Bewahren Sie die Aufzeichnungen stattdessen an einem separaten und sicheren Ort auf. So geraten sie nicht in die falschen Hände.
Aufzeichnungen, die Sie vertraulich behandeln sollten, umfassen:
- Gehaltsabrechnungen
- Leistungsinformationen
- Krankenakten
- Formular I-9
- Andere verschiedene vertrauliche Aufzeichnungen
Gehaltsabrechnungen
Die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter enthalten alles, was mit der Bezahlung eines Mitarbeiters zu tun hat. Dies kann beinhalten:
- Lohnsatz
- Überstundeneinkommen
- Zusätzliche Löhne, wie Bonuszahlungen und Provisionen
- Lohnstubs
- Quellensteuerformulare (z. B. Formular W-4 und Formular W-4)
- Informationen zur Spesenerstattung
- Lohndokumentation
- Lohnperioden für gezahlte Löhne
- Gehaltsabrechnungshistorie
- Lohnpfändungen
- Zeitkarten
- Geleistete Arbeitsstunden
- Verbleibende Freizeit
Da die Gehaltsabrechnungen voller persönlicher Informationen sind, halten Sie sie von anderen Mitarbeiterdateien getrennt.
Leistungsinformationen
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Leistungen an Arbeitnehmer anbieten, müssen Sie die Aufzeichnungen in einer vertraulichen Datei speichern. Und Sie müssen sie von anderen Dateien (z. B. Gehaltsabrechnungen) getrennt halten.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vorteile anbieten, speichern Sie die folgenden Informationen im Datensatz jedes Mitarbeiters:
- Informationen zum Nutzen (z. B. Gesundheit, Sehvermögen, Zahnmedizin usw.)
- Anmeldeformulare für Leistungen
- Deklinationsformulare für Leistungen
Krankenakten
Der Americans with Disabilities Act (ADA) verlangt, dass die Krankenakten der Mitarbeiter von anderen Mitarbeiterakten getrennt bleiben. Bewahren Sie die Krankenakten jedes Mitarbeiters als Teil seiner Hauptdatei auf, einschließlich:
- Family Medical Leave Act (FMLA) Formulare und Anträge
- Arzt slips
- Medizinische Prüfungen
- Beurlaubung
- Arbeitnehmerentschädigungsansprüche
- Invaliditätsansprüche
- Unterkunftsanfragen
- Drogentestergebnisse
- Verletzungsaufzeichnungen
Formular I-9
Formular I-9, Employment Eligibility Verification, ist ein Formular, das bestätigt, dass Ihre Mitarbeiter legal in den USA arbeiten dürfen. Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, sammeln Sie dieses Formular zusammen mit anderen Neueinstellungen, z. B. dem Formular W-4.
Die US Citizenship and Immigration Services (USCIS) empfiehlt, die Formulare I-9 getrennt von der Hauptdatei und der vertraulichen Datei aufzubewahren. Speichern Sie alle Formulare I-9 Ihrer Mitarbeiter in einer Datei, damit Sie im Falle einer Inspektion einfach auf alle zugreifen können.
Verschiedene vertrauliche Aufzeichnungen
Zusätzlich zur Trennung der oben genannten Dateien von anderen Dokumentationen müssen Sie möglicherweise andere Mitarbeiterdatensätze vertraulich speichern, z:
- Direkteinzahlungsformulare und Bankinformationen
- Hintergrundüberprüfungen
- Ermittlungsunterlagen
- EEO-Aufzeichnungen (Employee Equal Opportunity) (z. B. Selbstidentifikationsformulare)
Warum müssen Sie Mitarbeiterakten führen?
Also, was ist die große Sache, Mitarbeiterakten zu führen? Nun, in einigen Fällen ist es gesetzlich vorgeschrieben. Und in anderen Fällen kann es gut sein, nur die Informationen zur Hand zu haben. Schauen Sie sich ein paar Gründe an, warum es so wichtig ist, ordentliche Mitarbeiterakten zu führen.
Hilft bei der Entscheidungsfindung
Arbeitgeber müssen Entscheidungen wie Beförderungen, Erhöhungen und Herabstufungen treffen. Mitarbeiterdatensätze wie Leistungsüberprüfungen, Zeiterfassungen und ähnliche Informationen erleichtern diese Entscheidungen.
Hält Sie mit Bundes-, Landes- und lokalen Gesetzen konform
Als Geschäftsinhaber müssen Sie bestimmte bundes-, Landes- und lokale Vorschriften einhalten. Zum Beispiel verlangen die IRS und FLSA, dass Sie gehaltsabrechnungsbezogene Informationen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren.
Um gesetzeskonform zu bleiben, halten Sie Informationen wie Steuerabzug, Lohninformationen und andere verwandte Formulare bereit.
Organisiert Ihre Unterlagen
Im Allgemeinen müssen Sie Mitarbeiterunterlagen aufbewahren, um organisiert zu bleiben. Ihre Mitarbeiter melden sich während des Onboarding-Prozesses und der offenen Registrierung auf vielen verschiedenen Formularen ab.
Wenn Sie diese Aufzeichnungen verlieren, haben Sie keinen Beweis mehr, dass Ihre Mitarbeiter Vereinbarungen anerkannt haben. Wenn es eine Klage oder ein IRS-Audit gibt, können Strafen, Bußgelder und Gerichtsgebühren ohne Nachweis der Mitarbeiterbestätigung verhängt werden.
Das Speichern von Mitarbeiterakten hilft dabei, all diese Dokumente übersichtlich zu halten, nur für den Fall, dass Sie sie später benötigen.
So organisieren Sie die Personalakte des Mitarbeiters
Um die Personalakten des Mitarbeiters zu organisieren und zu speichern, können Sie Papierakten speichern oder papierlose Aufzeichnungen haben. Unabhängig davon, wie Sie Ihre Aufzeichnungen speichern, stellen Sie sicher, dass sie sicher sind (insbesondere die vertraulichen Aufzeichnungen).
Bewahren Sie Papierakten an einem sicheren Ort auf, z. B. in einem verschlossenen Aktenschrank, und beschränken Sie, wer Zugriff auf die Papierkopien hat. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Datei hat, damit Sie keine Datensätze verwechseln. Und trennen Sie natürlich die wichtigsten Mitarbeiterdateien von den vertraulichen Dateien.
Wenn Sie kein Fan der Idee sind, Papierdokumente zu speichern, können Sie stattdessen den papierlosen Weg gehen. Bewahren Sie papierlose Mitarbeiterdateien auf, indem Sie Papierdokumente scannen und auf ein Gerät wie einen Computer hochladen. Wenn Sie HR-Software verwenden, können Sie Ihre Mitarbeiterdateien möglicherweise sicher in der Cloud speichern und Ihre Dateien automatisch sichern.
Was auch immer Sie tun, stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit haben, Ihre Dateien zu sichern, falls sie beschädigt werden oder verloren gehen (denken Sie an eine Flut oder einen Absturz Ihres Computers).
Können Mitarbeiter auf ihre eigenen Dateien zugreifen?
Irgendwann möchten Ihre Mitarbeiter möglicherweise auf ihre Mitarbeiterdateien zugreifen. Die meisten Staaten haben spezifische Gesetze in Bezug auf die gesetzlichen Rechte des Arbeitnehmers, auf seine Dateien zuzugreifen und Kopien von Dokumenten anzufertigen.
In den meisten Fällen erhalten Mitarbeiter Zugriff auf ihre Dateien, wenn sie eine Anfrage stellen. Überprüfen Sie das Arbeitsministerium Ihres Staates, um mehr über Ihre Anforderungen und spezifische Regeln zu erfahren.
Wie lange müssen Sie Mitarbeiterakten aufbewahren?
Gesetzlich sind Sie verpflichtet, Mitarbeiterakten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Die Dauer kann je nach Art des Datensatzes und den Anforderungen Ihres Staates an die Aufzeichnung variieren. Hier ist, wie lange Sie normalerweise Mitarbeiterdateien aufbewahren müssen:
- Pre-hire Aufzeichnungen: Ein Jahr, nachdem Sie jemanden eingestellt haben, ist der Bundesstandard (einschließlich Kandidaten, die Sie nicht einstellen). Viele Staaten verlangen, dass Sie die Dokumentation vor der Einstellung mindestens drei Jahre lang aufbewahren
- Hintergrundinformationen: Ein Jahr
- Gehaltsabrechnungsunterlagen (z. B. gezahlte Löhne): Drei Jahre
- Zeitkarten und Arbeitspläne: Zwei Jahre
- Leistungsbezogene Informationen: Ein Jahr, nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat
- Krankenakten: Drei Jahre, nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat unternehmen
- Leistungsnachweise: Drei Jahre nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen
- Formular I-9: Drei Jahre nach Einstellung eines Arbeitnehmers oder ein Jahr nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses, je nachdem, was später ist
- Arbeitssteuerdokumente (z. B. Formulare W-4): Vier Jahre
- Unfall- und Verletzungsaufzeichnungen: Fünf Jahre
- Trennungs- / Kündigungsaufzeichnungen: Ein Jahr
Sie können Aufzeichnungen länger als die erforderliche Zeit aufbewahren. Schließlich kann man nie zu vorsichtig sein. Sie müssen beispielsweise mindestens drei Jahre lang Gehaltsabrechnungen führen. Sie können sie jedoch noch länger aufbewahren, wenn Sie möchten.
Beachten Sie, dass einige der oben genannten Zeitrahmen je nach den Anforderungen Ihres Staates länger oder kürzer sein können. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat nach weiteren Informationen darüber, wie lange Mitarbeiterdateien aufbewahrt werden sollen.
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Dieser Artikel wurde ab dem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum vom 25.November 2015 aktualisiert.
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