Hai mai sentito che non c’è mai abbastanza tempo in un giorno per realizzare tutto ciò che hai pianificato la sera prima? Sei sempre frustrato perché sembra solo che tutto quello che stai facendo è il lavoro e mai spendere tempo di qualità con la tua famiglia? Siamo stati tutti lì ad un certo punto. Ma, se si impara a utilizzare il vostro tempo in modo più efficace, sarete in grado di diventare più produttivi e soddisfatti con la vostra vita personale e professionale.
Registra come trascorri la giornata
Se vuoi ottenere il massimo dal tuo tempo, devi prima identificare come trascorri le tue giornate. Quanto tempo si spende su Facebook, guardare la TV, o fissando i personaggi che vi circondano sul pendolarismo metropolitana? Quanto tempo ci vuole per completare attività come scrivere un post sul blog o inviare una fattura?
Trascorrere una settimana di registrazione come si spende ogni giorno in modo che si può diventare consapevoli di quanto tempo sei sia produttivo e improduttivo. Ancora meglio. Crea un registro temporale che divide le tue giornate in mezze ore di blocco in modo da avere una migliore illustrazione di come trascorri il tempo tra quando l’allarme si spegne al mattino e quando ti metti a letto. Dopo la settimana si è conclusa, esaminare i tempi che erano più produttivi e le volte in cui si potrebbe essere più produttivi.
Due.com ha un potente strumento di monitoraggio del tempo che può registrare il tempo necessario per completare un’attività. Viene fornito con un widget a portata di mano in modo da poter lavorare su altre attività senza tenere il browser aperto.
Dare priorità alle tue To-Do-List
To-do-list può essere un ottimo modo per aiutarti a ricordare le attività e rimanere organizzato in modo da utilizzare il tempo in modo efficace ottenere il massimo dalla vostra giornata. L’unico lato negativo con to-do-list è che possono facilmente ottenere caricato con più attività che probabilmente non si arriva a in un solo giorno.
Ogni mattina si dovrebbe guardare oltre il vostro to-do-list e identificare i due o tre compiti più importanti per la giornata. Questi sono i compiti più essenziali che devono essere completati prima della fine della giornata – come completare un post sul blog o avere una conferenza telefonica con un potenziale cliente. Una volta che questi compiti sono compiuti, si può iniziare a lavorare sugli altri elementi – anche se non è fino a domani. Ma fintanto che hai attraversato i tuoi compiti più vitali, hai già avuto una giornata fruttuosa.
Dire ‘No’
Voler piacere a tutti sembra una grande idea in teoria, ma ci saranno momenti in cui devi solo dire ‘no’. Assumere troppo ti impedisce di ottenere i tuoi compiti più importanti compiuti. Ad esempio, se sei un web designer freelancer, potresti inizialmente accogliere più lavori. Ma imparerai rapidamente che non hai il tempo di costruire cinque siti web contemporaneamente. Il tuo tempo è prezioso e dire no ti aiuterà a usare il tuo tempo in modo più efficace nel complesso.
Ricorda, non devi maleducare. Se spieghi educatamente che non hai tempo per un nuovo progetto o risolvi un problema su una pagina web, la persona che chiede dovrebbe capire. Se sai di avere tempo per loro in un secondo momento, possono scegliere di aspettare fino a quando non sei disponibile.
Attività di ripartizione
È completamente normale e comprensibile che tu sia sopraffatto quando stai guardando un carico di lavoro completo. Fate un passo indietro, respiro, e abbattere quei compiti. Invece di preoccuparsi di venti articoli che devi comporre, lavora sull’articolo urgente. Una volta fatto, passare a quello successivo. In altre parole, fare un passo alla volta.
Tieni presente che quando inizi ad abbattere le attività, devi capire cosa puoi gestire e cosa non puoi. Se ti viene chiesto di scrivere quei venti articoli in due giorni, potrebbe essere necessario chiedere un’estensione o rifiutare un paio – ricorda, a volte devi dire ‘no.’E, si potrebbe anche voler provare strumenti di gestione del tempo-come Todoist, che può anche essere utilizzato per creare le to-do-list – per aiutare a gestire i vostri progetti.
Rimani concentrato su una cosa alla volta
La ricerca ha dimostrato che il multitasking non funziona. Infatti, si perde fino al 40% della vostra produttività multitasking. Ancora una volta, invece di cercare di destreggiarsi quindici cose in una volta, concentrarsi su cosa alla volta.
Se hai ancora problemi con l’avvio del single-tasking, fai un giro alla tecnica Pomodoro. In poche parole, questa tecnica suddivide le attività in intervalli. Si può dedicare una trentina di minuti per scrivere un articolo, poi prendere una pausa di cinque minuti. Dopo la pausa si continua a scrivere per trenta minuti. In realtà sareste sorpresi di quanto più sarete in grado di realizzare con questo metodo. Rimanere concentrati su un compito alla volta e fare delle pause ti aiuta a usare il tuo tempo in modo più efficace nel complesso.
Attività batch
Diverse attività coinvolgono diversi tipi di pensiero. Ecco perché dovresti raggruppare attività simili. Diciamo che sei responsabile di una campagna di content marketing. Devi completare tre articoli, un video didattico e un’infografica. Può avere più senso per knock-off gli articoli prima di passare al video o grafico. Personalmente, se sto inviando più articoli, li scriverò prima in un documento Google e poi sottoporrò ciascuno su WordPress allo stesso tempo. Invece di rompere il mio flusso di scrittura, completa gli articoli e poi faccio tutte le modifiche, la formattazione e l’inserimento di immagini in WordPress.
Puoi anche prendere spunto da Tim Ferriss. Egli lotti sue e-mail in modo che egli passa solo attraverso la sua casella di posta a orari prestabiliti per tutta la giornata. Questo gli permette di rimanere in cima alla sua casella di posta in modo da non dover controllare le sue e-mail durante le serate.
Evita le distrazioni
Le piccole distrazioni possono allontanarti dall’usare il tuo tempo in modo più efficace. Si potrebbe pensare che sia scortese o poco professionale di ignorare una telefonata in arrivo, testo, notifica di Facebook, o un messaggio istantaneo. Ma quelle sono distrazioni frequenti che possono consumare tempo prezioso. A meno che non sia un’emergenza, dovresti bloccare queste distrazioni il più possibile quando lavori.
Se non si dispone di forza di volontà, si può sempre mettere il telefono in modalità aereo o utilizzare uno strumento come RescueTime o KeepMeOut.
Programma appuntamenti e attività ricorrenti
Con così tanti strumenti facilmente al nostro usa e getta, si può facilmente pianificare appuntamenti e attività ricorrenti. Supponiamo di avere una telefonata mensile con i membri del team o clienti. Ti verrà ricordato se si inserisce tale appuntamento nel tuo Google Calendar. Non importa, almeno sai che hai quell’appuntamento regolare in programma.
È possibile utilizzare Hootsuite per pianificare i messaggi di social media per tutta la settimana, MailChimp per inviare una newsletter mensile, e anche Due.com per fatturare clienti ricorrenti. La pianificazione di queste attività ti libera dal farle su base giornaliera o settimanale. Ciò significa che hai tempo per concentrare la tua energia da qualche altra parte.
Infine, non dimenticare di includere un po ‘ di tempo per te stesso. Che si tratti di soli cinque minuti per mediare, un’ora di allenamento o una serata mensile con amici o familiari, hai bisogno di tempo per schiarirti la testa e divertirti o ti stai solo bruciando.