você já sentiu que nunca há tempo suficiente em um dia para realizar tudo o que planejou na noite anterior? Você está ficando frustrado porque parece que tudo o que você está fazendo é trabalhar e nunca passar um tempo de qualidade com sua família? Todos nós já estivemos lá em algum momento. Mas, se você aprender a usar seu tempo de forma mais eficaz, poderá se tornar mais produtivo e satisfeito com suas vidas pessoais e profissionais.
Registre como você gasta seu dia
se quiser aproveitar ao máximo seu tempo, primeiro você precisa identificar como passa seus dias. Quanto tempo você gasta no Facebook, assistindo TV ou olhando para os personagens que o cercam no metrô? Quanto tempo leva para concluir tarefas como escrever uma postagem no blog ou enviar uma fatura?
passe uma semana Registrando como você gasta cada dia para que você possa se tornar consciente de quanto tempo você está sendo produtivo e improdutivo. Melhor. Faça um registro de tempo que divide seus dias em bloco de meia hora para que você tenha uma melhor ilustração de como você gasta o tempo entre quando o alarme dispara pela manhã e quando você se instala na cama. Após a conclusão da semana, examine os tempos que foram mais produtivos e os tempos em que você poderia ser mais produtivo.
Due.com tem uma poderosa ferramenta de rastreamento de tempo que você pode gravar o tempo que leva para você concluir uma tarefa. Ele vem com um widget útil para que você possa trabalhar em outras tarefas sem manter o navegador aberto.
priorize suas listas de Tarefas
as listas de tarefas podem ser uma ótima maneira de ajudá-lo a lembrar de tarefas e manter-se organizado para que você use o tempo efetivamente aproveite ao máximo o seu dia. A única desvantagem das listas de Tarefas é que elas podem ser facilmente carregadas com várias tarefas que você provavelmente não conseguirá em apenas um único dia.
todas as manhãs, você deve examinar sua lista de tarefas e identificar as duas ou três tarefas mais importantes para o dia. Essas são as tarefas mais essenciais que precisam ser concluídas antes do final do dia – como concluir uma postagem no blog ou ter uma conferência telefônica com um cliente em potencial. Uma vez que essas tarefas são realizadas, você pode começar a trabalhar nos outros itens – mesmo que não seja até amanhã. Mas, desde que você tenha riscado suas tarefas mais vitais, você já teve um dia frutífero.
Diga’Não’
querer agradar a todos Parece uma ótima ideia em teoria, mas terá que haver momentos em que você só precisa dizer ‘não’. Assumir muito impede que você realize suas tarefas mais importantes. Por exemplo, se você é um freelancer web designer, você pode inicialmente receber vários trabalhos. Mas você aprenderá rapidamente que não tem tempo para construir cinco sites ao mesmo tempo. Seu tempo é valioso e dizer não o ajudará a usar seu tempo de forma mais eficaz no geral.
lembre-se, você não precisa ser rude. Se você explicar educadamente que não tem tempo para um novo projeto ou solucionar um problema em uma página da web, a pessoa que está perguntando deve entender. Se você sabe que tem tempo para eles em uma data posterior, eles podem optar por esperar até que você esteja disponível.
tarefas de repartição
é completamente normal e compreensível para você ficar sobrecarregado quando você está olhando para uma carga de trabalho completa. Dê um passo para trás, respire e divida essas tarefas. Em vez de se preocupar com vinte artigos que você tem que compor, trabalhe no artigo urgente. Uma vez feito isso, passe para o próximo. Em outras palavras, dê um passo de cada vez.
tenha em mente que quando você começa a quebrar tarefas, você tem que perceber o que você pode gerenciar eo que você não pode. Se você for solicitado a escrever esses vinte artigos em dois dias, você pode ter que pedir uma extensão ou recusar um casal – lembre-se, às vezes você tem que dizer ‘não.”E você também pode tentar ferramentas de gerenciamento de tempo-como o Todoist, que também pode ser usado para criar suas listas de tarefas-para ajudar a gerenciar seus projetos.
mantenha o foco em uma coisa de cada vez
a pesquisa provou que a multitarefa não funciona. Na verdade, você perde até 40% de sua produtividade por multitarefa. Mais uma vez, em vez de tentar fazer malabarismos com quinze coisas ao mesmo tempo, concentre-se nas coisas de cada vez.
se você ainda está tendo problemas para começar a tarefa única, dê um giro na técnica Pomodoro. Em poucas palavras, essa técnica divide as tarefas em intervalos. Você pode dedicar trinta minutos para escrever um artigo e depois fazer uma pausa de cinco minutos. Após o intervalo, você continua escrevendo por trinta minutos. Você realmente ficaria surpreso com o quanto mais você será capaz de realizar com este método. Manter o foco em uma tarefa de cada vez e fazer pausas ajuda você a usar seu tempo de forma mais eficaz no geral.
tarefas em lote
diferentes tarefas envolvem diferentes tipos de pensamento. É por isso que você deve agrupar tarefas semelhantes. Digamos que você esteja encarregado de uma campanha de marketing de conteúdo. Você tem que completar três artigos, um vídeo instrucional e um infográfico. Pode fazer mais sentido derrubar os artigos primeiro antes de passar para o vídeo ou gráfico. Pessoalmente, se estou enviando vários artigos, vou escrevê-los primeiro em um documento do Google e, em seguida, enviar cada um para o WordPress ao mesmo tempo. Em vez de quebrar meu fluxo de escrita, concluo os artigos e faço toda a edição, formatação e inserção de imagens no WordPress.
você também pode dar uma sugestão de Tim Ferriss. Ele envia seus e-mails para que ele só passe por sua caixa de entrada em horários programados ao longo do dia. Isso permite que ele fique no topo de sua caixa de entrada para que ele não precise verificar seus e-mails durante a noite.
Evite Distrações
Pequenas distrações podem levá-lo longe de usar seu tempo de forma mais eficaz. Você pode pensar que é rude ou pouco profissional ignorar uma chamada telefônica recebida, texto, notificação do Facebook ou mensagem instantânea. Mas essas são distrações frequentes que podem consumir um tempo valioso. A menos que seja uma emergência, você deve bloquear essas distrações o máximo possível ao trabalhar.
se você não precisa alimentar, sempre pode colocar seu telefone no modo avião ou usar uma ferramenta como RescueTime ou KeepMeOut.
agendar compromissos e tarefas recorrentes
com tantas ferramentas prontamente em nosso descartável, você pode facilmente agendar compromissos e tarefas recorrentes. Digamos que você tenha um telefonema mensal com membros da equipe ou clientes. Você será lembrado se você colocar esse compromisso em seu calendário do Google. Não importa, pelo menos você sabe que tem esse compromisso regular agendado.
você pode usar o Hootsuite para agendar postagens de mídia social ao longo da semana, MailChimp para enviar um boletim informativo mensal e até Due.com para faturar clientes recorrentes. Agendar essas tarefas libera você de fazê-las diariamente ou semanalmente. Isso significa que você tem tempo para concentrar sua energia em outro lugar.
finalmente, não se esqueça de incluir algum tempo para si mesmo. Seja apenas cinco minutos para mediar, uma hora para treinar ou uma noite mensal com amigos ou familiares, você precisa de tempo para limpar a cabeça e se divertir ou vai se queimar.