Avez-vous déjà l’impression qu’il n’y a jamais assez de temps dans une journée pour accomplir tout ce que vous avez planifié la veille? Êtes-vous frustré parce qu’il semble que tout ce que vous faites, c’est du travail et ne jamais passer du temps de qualité avec votre famille? Nous avons tous été là à un moment donné. Mais, si vous apprenez à utiliser votre temps plus efficacement, vous serez en mesure de devenir plus productif et satisfait de votre vie personnelle et professionnelle.
Enregistrez Comment vous passez votre journée
Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre temps, vous devez d’abord identifier comment vous passez vos journées. Combien de temps passez-vous sur Facebook, à regarder la télévision ou à regarder les personnages qui vous entourent dans le métro? Combien de temps cela vous prend-il pour effectuer des tâches telles que la rédaction d’un article de blog ou l’envoi d’une facture?
Passez une semaine à enregistrer comment vous passez chaque jour afin de prendre conscience du temps que vous passez à la fois productif et improductif. Encore mieux. Faites un journal de temps qui divise vos journées en bloc de demi-heures afin d’avoir une meilleure illustration de la façon dont vous passez le temps entre le moment où l’alarme se déclenche le matin et le moment où vous vous installez au lit. Une fois la semaine terminée, examinez les moments les plus productifs et les moments où vous pourriez être plus productif.
Due.com dispose d’un puissant outil de suivi du temps qui vous permet d’enregistrer le temps qu’il vous faut pour terminer une tâche. Il est livré avec un widget pratique pour que vous puissiez travailler sur d’autres tâches sans garder le navigateur ouvert.
Hiérarchisez vos listes de tâches
Les listes de tâches peuvent être un excellent moyen de vous aider à vous souvenir des tâches et à rester organisé afin que vous utilisiez efficacement le temps pour tirer le meilleur parti de votre journée. Le seul inconvénient des listes de tâches est qu’elles peuvent facilement être chargées de plusieurs tâches auxquelles vous n’arriverez probablement pas en une seule journée.
Chaque matin, vous devriez consulter votre liste de tâches et identifier les deux ou trois tâches les plus importantes de la journée. Ce sont les tâches les plus essentielles qui doivent être accomplies avant la fin de la journée – comme remplir un article de blog ou avoir une conférence téléphonique avec un client potentiel. Une fois ces tâches accomplies, vous pouvez commencer à travailler sur les autres éléments, même si ce n’est que demain. Mais tant que vous avez quitté vos tâches les plus vitales, vous avez déjà eu une journée fructueuse.
Dire « Non »
Vouloir plaire à tout le monde semble être une bonne idée en théorie, mais il va falloir parfois dire « non ». En prendre trop vous empêche d’accomplir vos tâches les plus importantes. Par exemple, si vous êtes un concepteur Web indépendant, vous pouvez initialement accepter plusieurs emplois. Mais vous apprendrez rapidement que vous n’avez pas le temps de créer cinq sites Web en même temps. Votre temps est précieux et dire non vous aidera à utiliser votre temps plus efficacement dans l’ensemble.
Rappelez-vous, vous n’avez pas à grossir. Si vous expliquez poliment que vous n’avez pas le temps pour un nouveau projet ou que vous ne résolvez pas un problème sur une page Web, la personne qui vous demande doit comprendre. Si vous savez que vous avez du temps pour eux à une date ultérieure, ils peuvent choisir d’attendre que vous soyez disponible.
Tâches de répartition
Il est tout à fait normal et compréhensible que vous soyez submergé lorsque vous envisagez une charge de travail complète. Prenez du recul, respirez et décomposez ces tâches. Au lieu de vous soucier d’une vingtaine d’articles que vous devez composer, travaillez sur l’article urgent. Une fois cela fait, passez au suivant. En d’autres termes, faites un pas à la fois.
Gardez à l’esprit que lorsque vous commencez à décomposer les tâches, vous devez réaliser ce que vous pouvez gérer et ce que vous ne pouvez pas. Si on vous demande d’écrire ces vingt articles en deux jours, vous devrez peut–être demander une prolongation ou refuser un couple – rappelez-vous, vous devez parfois dire « non ». Et, vous pouvez également essayer des outils de gestion du temps – tels que Todoist, qui peuvent également être utilisés pour créer vos listes de tâches – pour vous aider à gérer vos projets.
Restez Concentré Sur Une Chose À la Fois
La recherche a prouvé que le multitâche ne fonctionne pas. En fait, vous perdez jusqu’à 40% de votre productivité en multitâche. Encore une fois, au lieu d’essayer de jongler avec quinze choses à la fois, concentrez-vous sur une chose à la fois.
Si vous avez encore du mal à démarrer sur une seule tâche, faites tourner la technique Pomodoro. En un mot, cette technique décompose les tâches en intervalles. Vous pouvez consacrer trente minutes à la rédaction d’un article, puis faire une pause de cinq minutes. Après la pause, vous continuez à écrire pendant trente minutes. Vous seriez en fait surpris de voir à quel point vous pourrez accomplir plus avec cette méthode. Rester concentré sur une tâche à la fois et prendre des pauses vous aide à utiliser votre temps plus efficacement dans l’ensemble.
Tâches par lots
Différentes tâches impliquent différents types de réflexion. C’est pourquoi vous devez regrouper des tâches similaires. Disons que vous êtes en charge d’une campagne de marketing de contenu. Vous devez compléter trois articles, une vidéo pédagogique et une infographie. Il peut être plus logique de supprimer d’abord les articles avant de passer à la vidéo ou au graphique. Personnellement, si je soumets plusieurs articles, je les écrirai d’abord dans un document Google, puis je les soumettrai chacun sur WordPress en même temps. Au lieu de casser mon flux d’écriture, je complète les articles, puis je fais tout l’édition, le formatage et l’insertion d’images dans WordPress.
Vous pouvez également vous inspirer de Tim Ferriss. Il bat en lots ses e-mails de sorte qu’il ne passe par sa boîte de réception qu’aux heures prévues tout au long de la journée. Cela lui permet de rester au courant de sa boîte de réception afin qu’il n’ait pas à consulter ses courriels le soir.
Évitez les distractions
Les petites distractions peuvent vous empêcher d’utiliser votre temps plus efficacement. Vous pouvez penser qu’il est grossier ou non professionnel d’ignorer un appel téléphonique entrant, un SMS, une notification Facebook ou un message instantané. Mais ce sont des distractions fréquentes qui peuvent manger un temps précieux. À moins d’une urgence, vous devez bloquer ces distractions autant que possible lorsque vous travaillez.
Si vous n’avez pas besoin de volonté, vous pouvez toujours mettre votre téléphone en mode avion ou utiliser un outil comme RescueTime ou KeepMeOut.
Planifiez des rendez-vous et des tâches récurrents
Avec autant d’outils facilement disponibles, vous pouvez facilement planifier des rendez-vous et des tâches récurrents. Supposons que vous ayez un appel téléphonique mensuel avec des membres de l’équipe ou des clients. Vous serez rappelé si vous placez ce rendez-vous dans votre calendrier Google. Peu importe, au moins vous savez que vous avez ce rendez-vous régulier prévu.
Vous pouvez utiliser Hootsuite pour planifier des publications sur les réseaux sociaux tout au long de la semaine, MailChimp pour envoyer une newsletter mensuelle et même Due.com pour facturer les clients récurrents. La planification de ces tâches vous libère de les faire sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Cela signifie que vous avez le temps de concentrer votre énergie ailleurs.
Enfin, n’oubliez pas d’inclure du temps pour vous-même. Que ce soit seulement cinq minutes pour faire de la médiation, une heure pour s’entraîner ou une soirée mensuelle avec des amis ou en famille, vous avez besoin de temps pour vous vider la tête et vous amuser ou vous allez simplement vous brûler.