Érezted már úgy, hogy soha nincs elég idő egy nap, hogy mindent, amit tervezett az éjszaka előtt? Frusztrált vagy, mert úgy tűnik, hogy csak a munkát csinálod, és soha nem töltesz minőségi időt a családoddal? Mindannyian voltunk már ott valamikor. De, ha megtanulod, hogyan kell használni az idejét hatékonyabban, akkor képes lesz arra, hogy produktívabb és elégedett a személyes és szakmai életét.
jegyezze fel, hogyan tölti a napját
ha a legtöbbet szeretné kihozni az idejéből, először meg kell határoznia, hogyan tölti a napjait. Mennyi időt töltesz a Facebook-on, tévénézés, vagy bámulja a karaktereket, akik körülvesznek a metró ingázásán? Mennyi ideig tart olyan feladatok elvégzése, mint egy blogbejegyzés írása vagy számla küldése?
töltsön el egy hetet azzal, hogy rögzíti, hogyan tölti a napjait, hogy tudatában legyen annak, hogy mennyi időt tölt produktív és nem produktív. Még jobb. Készítsen egy időnaplót, amely a napjait félórákra osztja, így jobban szemlélteti, hogyan tölti az időt a reggeli riasztás és az ágyba való letelepedés között. Miután a hét véget ért, vizsgálja meg azokat az időket, amelyek a legtermékenyebbek voltak, és azokat az időket, amikor produktívabbak lehettek.
Due.com van egy erőteljes időkövető eszköz, amely rögzíti a feladat elvégzéséhez szükséges időt. Jön egy praktikus widget, így a munka más feladatokat anélkül, hogy a böngésző nyitva.
tegye fontossá a teendők listáját
a teendők nagyszerű módja lehet annak, hogy emlékezzen a feladatokra, és szervezett maradjon, hogy hatékonyan használja az időt hozza ki a legtöbbet a napjából. A teendők listáinak egyetlen hátránya, hogy könnyen betölthetők több olyan feladattal, amelyekre valószínűleg egyetlen nap alatt nem kerül sor.
minden reggel át kell néznie a teendők listáját, és meg kell határoznia a nap két vagy három legfontosabb feladatát. Ezek a legfontosabb feladatok, amelyeket a nap vége előtt el kell végezni – például egy blogbejegyzés kitöltése vagy telefonos konferencia lebonyolítása egy potenciális ügyféllel. Miután ezeket a feladatokat elvégezte, elkezdheti dolgozni a többi elemen – még akkor is, ha csak holnap. De amíg áthúzta a legfontosabb feladatait, máris gyümölcsöző napja volt.
Mondj nemet
elméletileg nagyszerű ötletnek tűnik, hogy mindenkinek tetszeni akarsz, de lesznek olyan idők, amikor csak nemet kell mondanod. A túl sok vállalás megakadályozza a legfontosabb feladatok elvégzését. Például, ha szabadúszó webdesigner vagy, kezdetben több munkát is szívesen fogadhatsz. De gyorsan megtanulja, hogy nincs ideje egyszerre öt webhelyet építeni. Az idő értékes, és azt mondja, nem segít használni az idejét hatékonyabban összességében.
ne feledje, nem kell durva. Ha udvariasan elmagyarázza, hogy nincs ideje új projektre, vagy elhárít egy problémát egy weboldalon, akkor a kérdezőnek meg kell értenie. Ha tudod, hogy van időd rájuk egy későbbi időpontban, akkor úgy dönthetnek, hogy megvárják, amíg elérhető leszel.
bontási feladatok
teljesen normális és érthető, hogy túlterheltek, amikor egy teljes munkaterhelést nézel. Vegyünk egy lépést hátra, lélegezzünk, és bontsuk le ezeket a feladatokat. Ahelyett, hogy aggódna húsz cikk miatt, amelyet össze kell állítania, dolgozzon a sürgős cikken. Ha ez megtörtént, lépjen a következőre. Más szavakkal, tegyen egy lépést egyszerre.
ne feledje, hogy amikor elkezdi lebontani a feladatokat, fel kell ismernie, hogy mit tud kezelni, és mit nem. Ha arra kérik, hogy írja meg ezt a húsz cikket két nap alatt, lehet, hogy meghosszabbítást kell kérnie, vagy el kell utasítania egy párot – ne feledje, néha nemet kell mondania. Érdemes kipróbálni az időgazdálkodási eszközöket is – például a Todoist-ot, amely a teendőlisták létrehozásához is használható -, hogy segítsen a projektek kezelésében.
egyszerre csak egy dologra koncentrálj
a kutatások bebizonyították, hogy a multitasking nem működik. Valójában a termelékenység akár 40% – át is elveszítheti a multitasking segítségével. Újra, ahelyett, hogy egyszerre tizenöt dolgot próbálna zsonglőrködni, koncentráljon egyszerre a dologra.
ha továbbra is problémái vannak az egyfeladatos feladatok megkezdésével, akkor forgassa meg a Pomodoro technikát. Dióhéjban ez a technika intervallumokra bontja a feladatokat. Harminc percet szánhat egy cikk megírására, majd tartson öt perces szünetet. A szünet után harminc percig folytatja az írást. Valójában meglepődne, hogy mennyivel többet tud elérni ezzel a módszerrel. Ha egyszerre egy feladatra koncentrál, és szünetet tart, akkor hatékonyabban használhatja az idejét.
kötegelt feladatok
a különböző feladatok Különböző típusú gondolkodást foglalnak magukban. Ezért kell kötegelni a hasonló feladatokat. Tegyük fel, hogy Ön felelős egy tartalommarketing kampányért. Három cikket, egy oktató videót és egy infografikát kell kitöltenie. Lehet, hogy több értelme knock-off a cikkeket először, mielőtt rá a videó vagy grafikon. Személy szerint, ha több cikket küldök be, először egy Google Doc-ba írom őket, majd mindegyiket egyszerre küldöm be a WordPress-be. Ahelyett, hogy megszakítanám az írásfolyamatomat, befejezem a cikkeket, majd elvégeztem az összes szerkesztést, formázást és képek beillesztését a WordPress-be.
azt is, hogy egy végszó Tim Ferriss. Ő kötegeli az e-maileket, hogy ő csak megy át a postaládájába ütemezett időpontokban a nap folyamán. Ez lehetővé teszi számára, hogy a postaládája tetején maradjon, így esténként nem kell ellenőriznie e-mailjeit.
kerülje a zavaró tényezőket
a kis zavaró tényezők elvonhatják az idő hatékonyabb felhasználását. Lehet, hogy durva vagy szakszerűtlen figyelmen kívül hagyni a bejövő telefonhívást, szöveget, Facebook értesítést vagy azonnali üzenetet. De ezek gyakori zavaró tényezők, amelyek értékes időt emészthetnek fel. Hacsak nem vészhelyzetről van szó, munka közben a lehető legnagyobb mértékben blokkolnia kell ezeket a zavaró tényezőket.
ha nem kell akaraterő, akkor mindig tegye a telefont repülőgép üzemmódba, vagy használjon olyan eszközt, mint RescueTime vagy KeepMeOut.
ismétlődő találkozók és feladatok ütemezése
az eldobható eszközök sokaságával könnyedén ütemezheti az ismétlődő találkozókat és feladatokat. Tegyük fel, hogy havi telefonhívása van a csapat tagjaival vagy az ügyfelekkel. Emlékeztetni fogja, ha ezt a találkozót a Google naptárába helyezi. Nem számít, legalább tudod, hogy a szokásos találkozót ütemezték.
a Hootsuite segítségével ütemezheti a közösségi média bejegyzéseit a hét folyamán, a MailChimp pedig havi hírlevelet küldhet, sőt Due.com az ismétlődő ügyfelek számlázása. Ezeknek a feladatoknak az ütemezése felszabadítja Önt attól, hogy napi vagy heti rendszerességgel elvégezze őket. Ez azt jelenti, hogy van ideje arra, hogy energiáját máshová összpontosítsa.
végül ne felejtsen el időt szánni magára. Akár csak öt perc a közvetítéshez, egy óra az edzéshez, vagy havi éjszaka a barátokkal vagy a családdal, időre van szüksége ahhoz, hogy megtisztítsa a fejét és élvezze magát, vagy csak ki fog égni.