Máte někdy pocit, že za den není nikdy dost času na to, abyste splnili vše, co jste plánovali noc předtím? Jste frustrovaní, protože se zdá, že vše, co děláte, je práce a nikdy netrávíte kvalitní čas se svou rodinou? Všichni jsme tam někdy byli. Pokud se však naučíte, jak efektivněji využívat svůj čas, budete se moci stát produktivnějšími a spokojenějšími se svým osobním a profesním životem.
Zaznamenejte, jak strávíte svůj den
Chcete – li získat co nejvíce ze svého času, musíte nejprve určit, jak strávíte své dny. Kolik času trávíte na Facebook, sledování televize, nebo zíral na postavy kolem vás na metro dojíždět? Jak dlouho trvá dokončení úkolů, jako je psaní blogu nebo odeslání faktury?
strávte týden zaznamenáváním toho, jak každý den trávíte, abyste si mohli uvědomit, kolik času jste produktivní i neproduktivní. Dobře. Vytvořte časový protokol, který rozděluje vaše dny na blok půl hodiny, abyste měli lepší ilustraci toho, jak trávíte čas mezi tím, kdy budík zhasne ráno a kdy se usadíte do postele. Po skončení týdne prozkoumejte časy, které byly nejproduktivnější, a časy, kdy byste mohli být produktivnější.
Due.com má výkonný nástroj pro sledování času, který můžete zaznamenat čas potřebný k dokončení úkolu. Dodává se s praktickým widgetem, takže můžete pracovat na jiných úkolech, aniž byste prohlížeč nechali otevřený.
upřednostněte seznamy úkolů
seznamy úkolů mohou být skvělým způsobem, jak vám pomoci zapamatovat si úkoly a zůstat organizovaní, abyste efektivně využili čas a využili svůj den. Jedinou nevýhodou seznamů úkolů je to, že se mohou snadno načíst s více úkoly, ke kterým se pravděpodobně nedostanete za jediný den.
každé ráno byste se měli podívat na seznam úkolů a identifikovat dva nebo tři nejdůležitější úkoly pro daný den. Jedná se o nejdůležitější úkoly, které musí být dokončeny před koncem dne – jako je vyplnění blogového příspěvku nebo telefonická konference s potenciálním klientem. Jakmile jsou tyto úkoly splněny, můžete začít pracovat na dalších položkách-i když to není až zítra. Ale dokud jste přeškrtli své nejdůležitější úkoly, už jste měli plodný den.
řekněte “ Ne „
chtít potěšit každého vypadá teoreticky jako skvělý nápad, ale budou muset být chvíle, kdy stačí říct „ne“. Příliš mnoho vám brání v plnění vašich nejdůležitějších úkolů. Pokud jste například webdesignér na volné noze, můžete zpočátku přivítat více úloh. Ale rychle zjistíte, že nemáte čas na vytvoření pěti webových stránek současně. Váš čas je cenný a říkat ne vám pomůže efektivněji využít svůj čas celkově.
pamatujte, že nemusíte být hrubý. Pokud zdvořile vysvětlíte, že nemáte čas na nový projekt nebo na řešení problému na webové stránce, měla by dotyčná osoba pochopit. Pokud víte, že na ně máte čas později, mohou se rozhodnout počkat, až budete k dispozici.
rozpis úkolů
je zcela normální a pochopitelné, že vás ohromí, když se díváte na plné pracovní zatížení. Udělejte krok zpět, dech, a rozebrat tyto úkoly. Místo obav o dvacet článků, které musíte napsat, pracujte na naléhavém článku. Jakmile to uděláte, přejděte k dalšímu. Jinými slovy, udělejte jeden krok po druhém.
mějte na paměti, že když začnete rozebírat úkoly, musíte si uvědomit, co můžete zvládnout a co nemůžete. Pokud budete požádáni, abyste napsali těchto dvacet článků za dva dny, možná budete muset požádat o prodloužení nebo odmítnutí pár-pamatujte, někdy musíte říct “ ne.“A možná budete chtít vyzkoušet nástroje pro správu času-například Todoist, které lze také použít k vytvoření seznamů úkolů -, které vám pomohou spravovat vaše projekty.
soustřeďte se na jednu věc najednou
výzkum prokázal, že multitasking nefunguje. Ve skutečnosti ztratíte až 40% své produktivity multitaskingem. Znovu, místo toho, abyste se snažili žonglovat patnáct věcí najednou, zaměřte se na věc najednou.
pokud máte stále potíže s tím, jak začít s jedním úkolem, dejte techniku Pomodoro roztočit. Stručně řečeno, tato technika rozděluje úkoly na intervaly. Můžete věnovat třicet minut napsat článek, pak si pauzu pět minut. Po přestávce pokračujete v psaní po dobu třiceti minut. Ve skutečnosti byste byli překvapeni, o kolik více budete schopni dosáhnout touto metodou. Zůstat soustředěný na jeden úkol najednou a přestávky vám pomohou celkově efektivněji využít svůj čas.
dávkové úkoly
různé úkoly zahrnují různé typy myšlení. To je důvod, proč byste měli dávkovat podobné úkoly dohromady. Řekněme, že máte na starosti marketingovou kampaň obsahu. Musíte vyplnit tři články, instruktážní video a infographic. To může mít větší smysl knock-off články nejprve před přechodem na video nebo graf. Osobně, pokud odesílám více článků, napíšu je nejprve do Dokumentu Google a poté je odešlu na WordPress současně. Místo toho, abych přerušil svůj tok psaní, dokončím články a poté provedu všechny úpravy, formátování a vkládání obrázků do WordPressu.
můžete také vzít tágo od Tima Ferrisse. Dávkuje své e-maily tak, aby procházel doručenou poštou pouze v naplánovaných časech po celý den. To mu umožňuje zůstat na vrcholu své doručené pošty, takže nemusí kontrolovat své e-maily během večerů.
Vyhněte se rozptýlení
malé rozptýlení vás může odvést od efektivnějšího používání vašeho času. Možná si myslíte, že je neslušné nebo neprofesionální ignorovat příchozí telefonní hovor, text, oznámení Facebook, nebo okamžitá zpráva. Ale to jsou časté rozptýlení, které mohou jíst drahocenný čas. Pokud se nejedná o nouzovou situaci, měli byste tyto rozptýlení při práci co nejvíce blokovat.
Pokud nemusíte moc, můžete vždy dát telefon do režimu letadlo nebo použít nástroj jako RescueTime nebo KeepMeOut.
Naplánujte opakující se schůzky a úkoly
s tolika nástroji snadno na naše jednorázové, můžete snadno naplánovat opakující se schůzky a úkoly. Řekněme, že máte měsíční telefonní hovor s členy týmu nebo klienty. Budete upozorněni, pokud tuto schůzku umístíte do Kalendáře Google. Nezáleží na tom, alespoň víte, že máte naplánovanou pravidelnou schůzku.
Hootsuite můžete použít k naplánování příspěvků na sociálních médiích po celý týden, MailChimp k zasílání měsíčního zpravodaje a dokonce Due.com fakturovat opakující se klienty. Plánování těchto úkolů vás osvobodí od toho, abyste je dělali denně nebo týdně. To znamená, že máte čas soustředit svou energii někam jinam.
nakonec nezapomeňte zahrnout nějaký čas pro sebe. Ať už je to jen pět minut na zprostředkování, hodinu na cvičení nebo měsíční noc s přáteli nebo rodinou, potřebujete čas, abyste si vyčistili hlavu a bavili se, nebo se jen spálíte.