als werkgever is het uw verantwoordelijkheid om records op te slaan in een personeelsbestand van de werknemer. Van nieuwe huurdocumenten tot payroll-informatie, er zijn een verscheidenheid aan documenten (en wat vertrouwelijke informatie) die u veilig moet opslaan en bij de hand hebt. Dus, wat moet er in een werknemer bestand?
Wat moet er in een werknemersbestand staan?
het bewaren van werknemersdocumenten is een must als u georganiseerd wilt blijven, aan wettelijke vereisten wilt voldoen en beslissingen wilt nemen (bijvoorbeeld verhogingen). Maar wettelijk, kunt u niet al uw werknemer records in één bestand te gooien-zelfs als het voor dezelfde werknemer. Er zijn een aantal vereisten voor het scheiden van informatie door personeelsdossier. Niet te vergeten, je kan nodig zijn om sommige records langer dan anderen op te slaan.
er zijn verschillende documenten die u voor elke medewerker moet opslaan. En afhankelijk van het type bestand en of het vertrouwelijk is, moet u het mogelijk gescheiden houden van andere bestanden. Hier is wat je moet meestal te houden in elk werknemer bestand:
- bestand
- Pre-huur informatie
- Persoonlijke gegevens
- Business-specifieke vormen
- prestaties op het Werk records
- Scheiding / beëindiging informatie, indien van toepassing
- Vertrouwelijke informatie
- Loonadministratie
- Profiteren informatie
- Medische records
- Formulier I-9
- Directe informatie over de aanbetaling
Belangrijkste medewerker personeel-bestand
Houden van een werknemer-bestand voor elke werknemer, met inbegrip van werknemers beëindigd. Het hoofdbestand van de werknemer mag geen vertrouwelijke informatie of formulieren bevatten, zoals het burgerservicenummer van de werknemer of formulier I-9. In plaats daarvan, die gaan in afzonderlijke bestanden (die we later zullen behandelen).
het hoofdbestand van de werknemer moet basisinformatie bevatten, zoals de pre-hire informatie en ondertekende bevestigingsformulieren. Neem een kijkje op wat je moet opnemen in het hoofdbestand van een werknemer hieronder.
Pre-hire informatie
wanneer u een werknemer inhuurt, kunt u het beste bepaalde pre-hire informatie voor elke werknemer opslaan. Op die manier, kunt u verwijzen naar het, indien nodig. Wanneer u door het interview en het aanwervingsproces voor een kandidaat gaat, verzamelt u over het algemeen de volgende informatie van hen:
- sollicitatie
- hervatten
- interview notes
- aanbevelingsbrieven
wanneer u een werknemer in dienst neemt, bewaar bovenstaande informatie veilig in het personeelsdossier van de werknemer. Houd ook andere huurdocumenten vast (bijvoorbeeld een aanbiedingsbrief) en houd ze gescheiden van pre-hire-informatie. En, in gedachten houden dat sommige aanwervingsformulieren en informatie vertrouwelijk moet worden gehouden (bijvoorbeeld, formulier I-9).
persoonlijke informatie
hoewel u persoonlijke informatie, zoals SSN van een werknemer, niet in een personeelsbestand moet bewaren, moet u bepaalde persoonlijke informatie direct beschikbaar houden.
enkele persoonlijke gegevens die u in een personeelsbestand kunt opslaan, zijn::
- contactgegevens van werknemers (naam, adres en telefoonnummer)
- contactgegevens voor noodgevallen
bedrijfsspecifieke formulieren
afhankelijk van uw bedrijf kunt u van werknemers verlangen dat zij bepaalde ontvangstbevestiging ondertekenen wanneer zij voor u beginnen te werken. U moet deze ondertekende documenten in elk personeelsbestand van de werknemer te bewaren voor bewaring.
hier zijn enkele bevestigingsformulieren die u mogelijk moet verzamelen en opslaan:
- Employee handbook
- ondertekende contracten of andere overeenkomsten
- beleidswijzigingen
Job performance
een sectie van uw werknemersbestand moet informatie bevatten over hun job performance. Om de prestaties van uw medewerkers te meten, houdt u de volgende gegevens bij voor elke werknemer:
- functieomschrijving
- evaluaties en beoordelingen
- presentielijsten
- verandering van Baan en promoties
- Training
- Waarschuwingen en/of andere disciplinaire maatregelen, indien van toepassing
Scheiding / beëindiging informatie
Als u een werknemer ontslaan of een medewerker het bedrijf verlaat, zorg ervoor dat het bijhouden van het in de werknemer personeelsdossier. Als u en een werknemer uit elkaar wegen, slaan de volgende informatie in hun record:
- Exit interview
- informatie over beëindiging (bijv. reden waarom werknemer ontslag nam of werd beëindigd)
- laatste werkdag
- ontslagbrief van werknemer, indien van toepassing
- Overige ontslagpapieren
vertrouwelijke informatie
sommige werknemersbestanden zijn vertrouwelijk en moeten gescheiden worden gehouden van de hoofdbestanden. Om te voldoen aan de federale wetten, niet vertrouwelijke informatie van de werknemer met het hoofdbestand van de werknemer te houden. In plaats daarvan, houd de administratie op een aparte en veilige locatie. Op die manier komen ze niet in de verkeerde handen.
Records die u moet geheim te houden inclusief:
- Loonadministratie
- Profiteren informatie
- Medische records
- Formulier I-9
- Overige vertrouwelijke verslagen
Loonadministratie
Medewerker loonadministratie omvatten alles wat te maken heeft met het betalen van een werknemer. Dit kan omvatten:
- te Betalen tarief
- Overuren winst
- Aanvullende lonen, zoals bonus te betalen en commissies
- loonstrookje
- Roerende voorheffing vormen (bijv., het Formulier W-4 en staat W-4-formulier)
- onkostenvergoeding informatie
- Verhogen documentatie
- Betalen van de termijnen voor betaalde loon
- Payroll geschiedenis
- Loon beslagleggingen
- Tijd kaarten
- Uren
- Resterende tijd
Omdat loonadministratie zijn gevuld met persoonlijke informatie, houd deze dan gescheiden van andere werknemers.
informatie over uitkeringen
als u personeelsbeloningen in uw bedrijf aanbiedt, moet u de gegevens in een vertrouwelijk dossier opslaan. En, je nodig hebt om ze gescheiden te houden van andere bestanden (bijv., payroll records).
als u voordelen biedt aan uw werknemers, slaat u de volgende informatie op in het dossier van elke werknemer:
- informatie over voordelen (bijv. gezondheid, gezichtsvermogen, tandheelkunde, enz.)
- inschrijvingsformulieren voor uitkeringen
- Declinatieformulieren voor uitkeringen
medische dossiers
de Americans with Disabilities Act (ADA) vereist dat medische dossiers van werknemers gescheiden blijven van andere personeelsdossiers. Houd de medische dossiers van elke werknemer een deel van hun hoofdbestand, waaronder:
- Familie Medische Laat Act (FMLA) formulieren en aanvragen
- Arts glijdt
- Medische examens
- Bladeren van afwezigheid
- Werknemers aanspraken op schadevergoeding
- arbeidsongeschiktheidsschaden
- Accommodatie aanvragen
- Drug test resultaten
- Letsel records
Formulier I-9
Formulier I-9, de Werkgelegenheid in aanmerking te komen Verificatie, is een formulier dat bevestigt uw werknemers zijn wettelijk toegestaan om te werken in de Verenigde Staten. Wanneer u een werknemer in dienst neemt, verzamelt u dit formulier samen met andere nieuwe huren papierwerk, zoals formulier W-4.
de US Citizenship and Immigration Services (USCIS) beveelt u aan formulieren i-9 gescheiden te houden van het hoofdbestand en het vertrouwelijke bestand. Sla alle formulieren I-9 van uw medewerkers op in één bestand, zodat u gemakkelijk toegang hebt tot alle formulieren in het geval van een inspectie.
Diverse vertrouwelijke gegevens
naast het gescheiden houden van andere documentatie, moet u mogelijk andere werknemersgegevens vertrouwelijk opslaan, zoals:
- direct depotformulieren en bankinformatie
- achtergrondcontroles
- onderzoeksgegevens
- employee Equal Opportunity (EEO) records (bijv. zelfidentificatieformulieren))
moet worden bewaard Waarom moet u een personeelsbestand bijhouden?
dus, wat is er zo erg aan het bijhouden van personeelsgegevens? In sommige gevallen is het wettelijk verplicht. En in andere gevallen kan het goed zijn om de informatie binnen handbereik te hebben. Neem een kijkje op een paar redenen waarom het houden van nette werknemer bestanden is oh-zo-belangrijk.
helpt bij het nemen van beslissingen
werkgevers moeten beslissingen nemen zoals promoties, verhogingen en demoties. Het hebben van werknemersrecords zoals prestatiebeoordelingen, tijd-en aanwezigheidsregistraties en soortgelijke informatie helpt deze beslissingen gemakkelijker te maken.
houdt u in overeenstemming met federale, staats-en lokale wetten
u bent verplicht om te voldoen aan bepaalde federale, staats-en lokale regelgeving als eigenaar van een bedrijf. Bijvoorbeeld, de IRS en FLSA vereisen dat u payroll-gerelateerde informatie te houden voor een bepaalde hoeveelheid tijd.
om in overeenstemming te blijven met wetten, houdt u informatie zoals belastinginhouding, looninformatie en andere gerelateerde formulieren bij de hand.
organiseert uw administratie
in het algemeen moet u de personeelsadministratie bijhouden om georganiseerd te blijven. Uw medewerkers tekenen tijdens het onboarding proces en de open inschrijving veel verschillende formulieren af.
als u deze records verliest, heeft u niet langer het bewijs dat uw werknemers overeenkomsten hebben erkend. Als er een rechtszaak of IRS audit, je zou kunnen worden geconfronteerd met sancties, boetes, en gerechtskosten zonder bewijs van de werknemer bevestigingen.
het opslaan van werknemersrecords helpt al deze documenten netjes en georganiseerd te houden, voor het geval je ze later nodig hebt.
hoe personeelsbestand van werknemers te organiseren
om personeelsdossiers van werknemers te organiseren en op te slaan, kunt u papieren dossiers opslaan of papierloze dossiers hebben. Ongeacht hoe u uw gegevens op te slaan, zorg ervoor dat ze veilig zijn (vooral de vertrouwelijke gegevens).
bewaar papieren bestanden op een veilige locatie, zoals een vergrendelde archiefkast, en beperk wie toegang heeft tot de papieren kopieën. Zorg ervoor dat elke werknemer zijn eigen bestand heeft, zodat u geen records door elkaar haalt. En natuurlijk, scheid de belangrijkste werknemersbestanden van de vertrouwelijke bestanden.
als u geen fan bent van het idee om papieren documenten op te slaan, kunt u in plaats daarvan de papierloze route volgen. Houd papierloze werknemersbestanden bij door papieren documenten te scannen en te uploaden naar een apparaat, zoals een computer. Als u HR-software gebruikt, kunt u uw werknemersbestanden mogelijk veilig opslaan in de cloud en automatisch een back-up maken voor uw bestanden.
wat u ook doet, zorg ervoor dat u een manier hebt om een back-up te maken van uw bestanden in het geval ze beschadigd raken of verloren gaan (denk aan een overstroming of uw computer crasht).
hebben werknemers toegang tot hun eigen bestanden?
op een gegeven moment willen uw werknemers mogelijk toegang tot hun werknemersbestanden. De meeste staten hebben specifieke wetten met betrekking tot de wettelijke rechten van de werknemer om toegang te krijgen tot hun bestanden en kopieën van documenten te maken.
voor het grootste deel hebben werknemers toegang tot hun bestanden als zij daarom verzoeken. Controleer het ministerie van arbeid van uw staat om te leren over uw eisen en voor specifieke regels.
hoe lang hebt u nodig om werknemersbestanden te bewaren?
wettelijk bent u verplicht om werknemersbestanden gedurende een bepaalde periode te bewaren. De lengte van de tijd kan variëren op basis van het type record en uw staat administratie eisen. Hier is hoe lang je meestal nodig hebt om werknemersbestanden te bewaren:
- pre-hire records: Een jaar nadat u iemand huren is de federale standaard (met inbegrip van kandidaten die u niet huren). Veel staten vereisen dat u te houden pre-huur documentatie gedurende ten minste drie jaar
- Achtergrond informatie: Een jaar
- Loonadministratie (bijvoorbeeld loon): Drie jaar
- Tijd kaarten en werkschema ‘ s: Twee jaar
- Prestatie-informatie: Een jaar nadat de werknemer het bedrijf verlaat
- Medische gegevens: Drie jaar nadat de werknemer het bedrijf verlaat
- Voordeel records: Drie jaar nadat de werknemer het bedrijf verlaat
- formulier I-9: drie jaar nadat een werknemer is aangenomen of één jaar nadat zijn dienstverband is beëindigd, afhankelijk van welke later
- Arbeidsbelastingdocumenten (bijv. formulieren W-4): vier jaar
- ongevallengegevens: vijf jaar
- scheiding / ontslaggegevens: één jaar
u kunt gegevens langer dan de vereiste tijd bewaren. Je kunt immers nooit voorzichtig genoeg zijn. U moet bijvoorbeeld ten minste drie jaar salarisadministratie bijhouden. Maar je kunt ze nog langer houden als je wilt.
Houd er rekening mee dat sommige van de bovenstaande termijnen langer of korter kunnen zijn, afhankelijk van de vereisten van uw staat. Neem contact op met uw staat voor meer informatie over hoe lang werknemersbestanden te bewaren.
op zoek naar een eenvoudige en veilige manier om uw werknemersbestanden op te slaan? Patriot ‘ S HR software add-on bij onze online payroll is de perfecte oplossing. Met Patriot ‘ S HR, kunt u al uw medewerkers administratie en documenten veilig georganiseerd online te houden. En, hebben we al gezegd dat het integreert met onze payroll software? Probeer beide gratis vandaag!
dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 25 November 2015.
dit is niet bedoeld als juridisch advies; Klik hier voor meer informatie.