Comunicare come un professionista
E ‘ universalmente accettato che i buoni PMS sono comunicatori easy-going che non sussultano al pensiero di comunicare con il loro team e clienti. Ciò significa parlare alle persone di persona su una varietà di argomenti – sia facili che difficili in natura. Anche i project manager non possono essere timidi nel mantenere la comunicazione aperta in ogni momento e devono riconoscere il fatto che un intero team potrebbe non comunicare allo stesso modo. E un dato di fatto: Qualsiasi progetto fallirà senza una linea di comunicazione solida. Essere chiari, concisi e onesti quando si coordinano i progetti è fondamentale.
Essere un camaleonte
Conoscere le persone con cui lavori e capire come funzionano e comunicano è importante quando si cerca di motivare una squadra e realizzare scadenze, o anche semplici obiettivi. Molte volte, un PM deve essere un camaleonte di progetto per farlo accadere.
Elaborare un piano di comunicazione per il tuo team può essere utile, ma forzare una struttura di comunicazione non sempre funziona per tutti. Come project manager, devi capire come comunicare con i vari tipi di personalità della tua squadra. Puoi impostare aspettative corrette, ma se ignori le preferenze della tua squadra e fai le cose a modo tuo, troverai più ostacoli al successo.
Ricorda, non è tutto su di te e il tuo processo come PM. Si tratta di lavorare con il team per creare una struttura che funzioni per tutti.
Si può chiedere, perché cambiare la vostra strategia di comunicazione da progetto a progetto? Questo approccio potrebbe diventare fonte di confusione per te. Pensaci: Se metti il tempo e lo sforzo per conoscere la tua squadra e creare un piano con loro, tutti compreranno. In effetti, comunicheranno in un modo che li rende confortevoli e consegneranno i tuoi progetti con meno sforzo, confusione e paura.
Conoscere sempre lo stato del progetto
Riunioni di stato e rapporti di stato settimanali sono preziosi per voi come project manager. Ti aiutano a tenere traccia dei prossimi passi, degli elementi di azione e dei rischi di progetto. Utilizzare un rapporto di stato settimanale per rimanere trasparente su budget, processo e per evitare conversazioni imbarazzanti circa aver bisogno di più tempo o denaro per completare un progetto.
C’è valore nel raggrupparsi su base regolare per parlare di ciò che sta accadendo e di ciò di cui il team è responsabile in qualsiasi momento. Se stai lavorando con i clienti, è una buona pratica di gestione del progetto comunicare i dettagli del progetto e pianificare gli aggiornamenti per iscritto su base settimanale. Anche saltellando al telefono per parlare attraverso un rapporto di stato contribuirà a rafforzare le scadenze del progetto e costruire un rapporto. Ricordate, non è mai una brutta cosa per prendere il telefono!
Se il tuo stile di comunicazione è tramite e – mail, telefono, messaggio istantaneo, posta, piccione vettore-è fondamentale trovare un modo per far conoscere il tuo punto.
Impostare le aspettative e non abbandonarle mai
Impostare e gestire le aspettative è una delle competenze più difficili che un project manager deve sviluppare. All’inizio di un progetto, ci sono molte incognite. Tuttavia, quando si creano risultati chiave di gestione del progetto, come un ambito, scadenze e un piano di progetto, è possibile impostare aspettative chiare con il team e i clienti.
Definisci Ambito
Le aspettative di ogni progetto dovrebbero essere impostate da un ambito di lavoro ben scritto. Se la tua azienda non dispone della documentazione per eseguire il backup di una richiesta di progetto specifica, creala. Non deve essere un documento formale di fantasia! Ma qualche parvenza di un ambito contribuirà a fornire voi e il vostro team con le linee guida e le aspettative di ciò che la squadra consegnerà.
È anche buona norma sedersi con il team e i clienti all’inizio di un progetto per rivedere l’ambito in combinazione con la timeline del progetto. Ciò significa che devi spiegare i livelli di sforzo collegati alle attività.
Avere questo tipo di conversazione nella fase iniziale manterrà i vostri clienti informati del livello di sforzo che il vostro team metterà in tutti gli aspetti del progetto. Sarà anche tenerli impegnati nel vostro processo.
Tenere frequenti check-In
Tra le scadenze, il check-in sul documento imminente o pietre miliari di consegna. Prendetevi il tempo per chattare con il team su ciò che ogni attività comporta. I risultati finali cambiano in base al lavoro precedente? Avrà un impatto sull’ambito e sulla tempistica?
I check-in ti consentono di dare al team un feedback tempestivo, costruttivo e utile per rendere i risultati finali più forti. Ricorda quando si tratta di impostare le aspettative, non c’è niente di sbagliato nel ripetere te stesso finché la tua ripetizione è significativa e cronometrata giusto!
Suggerimento di TeamGantt: utilizza le funzionalità di collaborazione del team in TeamGantt per comunicare i check-in con il tuo team su attività e progetti.