Comuníquese como un profesional
Es universalmente aceptado que los buenos PMs son comunicadores fáciles de usar que no se asustan ante la idea de comunicarse con su equipo y clientes. Esto significa hablar con la gente en persona sobre una variedad de temas, tanto de naturaleza fácil como difícil. Los gerentes de proyecto tampoco pueden ser tímidos al mantener la comunicación abierta en todo momento y necesitan reconocer el hecho de que un equipo completo podría no comunicarse de la misma manera. Es un hecho: Cualquier proyecto fracasará sin una línea de comunicación sólida. Ser claro, conciso y honesto al coordinar proyectos es clave.
Sé un Camaleón
Conocer a las personas con las que trabajas y entender cómo trabajan y se comunican es importante cuando intentas motivar a un equipo y cumplir los plazos, o incluso objetivos simples. Muchas veces, un primer ministro necesita ser un proyecto camaleón para que esto suceda.
Diseñar un plan de comunicaciones para tu equipo puede ser útil, pero forzar una estructura de comunicaciones no siempre funcionará para todos. Como gerente de proyectos, tienes que averiguar cómo comunicarte con los distintos tipos de personalidad de tu equipo. Puedes establecer expectativas adecuadas, pero si ignoras las preferencias de tu equipo y solo haces las cosas a tu manera, encontrarás más barreras para el éxito.
Recuerde, no todo se trata de usted y su proceso como primer ministro. Se trata de trabajar con el equipo para crear una estructura que funcione para todos.
Puede preguntarse, ¿por qué cambiar su estrategia de comunicación de proyecto en proyecto? Este enfoque podría ser confuso para usted. Pensar: Si pones el tiempo y el esfuerzo en conocer a tu equipo y crear un plan con ellos, todos aceptarán. En efecto, se comunicarán de una manera que los haga sentir cómodos y entregarán sus proyectos con menos esfuerzo, confusión y miedo.
Conozca siempre el Estado De Su Proyecto
Las reuniones de estado y los informes de estado semanales son invaluables para usted como gerente de proyecto. Le ayudan a realizar un seguimiento de los próximos pasos, elementos de acción y riesgos del proyecto. Use un informe de estado semanal para mantenerse transparente sobre el presupuesto, el proceso y evitar conversaciones incómodas sobre la necesidad de más tiempo o dinero para completar un proyecto.
Hay valor en reagruparse de forma regular para hablar de lo que está sucediendo y de lo que el equipo es responsable en cualquier momento. Si está trabajando con clientes, es una buena práctica de gestión de proyectos comunicar los detalles del proyecto y programar actualizaciones por escrito también semanalmente. Incluso llamar por teléfono para hablar sobre un informe de estado ayudará a reforzar los plazos del proyecto y a crear una buena relación. Recuerda, ¡nunca es malo levantar el teléfono!
Ya sea que su estilo de comunicación sea a través de correo electrónico, teléfono, mensajes instantáneos, correo, paloma mensajera, es crucial que encuentre una manera de dar a conocer su punto de vista.
Establecer expectativas y nunca abandonarlas
Establecer y administrar expectativas es una de las habilidades más difíciles que un gerente de proyecto tiene que desarrollar. Al principio de un proyecto, hay muchas incógnitas. Sin embargo, a medida que construye entregables clave de gestión de proyectos, como un alcance, plazos y un plan de proyecto, puede establecer expectativas claras con su equipo y clientes.
Definir alcance
Las expectativas de cada proyecto deben establecerse por un alcance de trabajo bien escrito. Si su empresa no tiene documentación para respaldar una solicitud de proyecto específica, créela. ¡No tiene que ser un documento elegante y formal! Pero algo parecido a un alcance ayudará a proporcionarte a ti y a tu equipo pautas y expectativas de lo que el equipo entregará.
También es una buena práctica sentarse con su equipo y clientes al comienzo de un proyecto para revisar el alcance junto con el cronograma del proyecto. Esto significa que tienes que explicar los niveles de esfuerzo asociados a las tareas.
Tener este tipo de conversación desde el principio mantendrá a sus clientes informados del nivel de esfuerzo que su equipo pondrá en todos los aspectos del proyecto. También los mantendrá involucrados en su proceso.
Mantenga registros frecuentes
Entre fechas límite, verifique el próximo documento o los hitos de entrega. Tómese el tiempo para conversar con el equipo sobre lo que implica cada tarea. ¿Están cambiando los entregables en función del trabajo anterior? ¿Afectará eso el alcance y la línea de tiempo?
Los check-in le permiten dar al equipo comentarios oportunos, constructivos y útiles para que los entregables finales sean más fuertes. Recuerde que cuando se trata de establecer expectativas, no hay nada de malo en repetirse a sí mismo, siempre y cuando su repetición sea significativa y cronometrada.
Consejo de TeamGantt: Utiliza las funciones de colaboración en equipo de TeamGantt para comunicar los registros con tu equipo sobre tareas y proyectos.