Comunique-se como um profissional
é universalmente aceito que bons PMs são comunicadores fáceis que não hesitam com a ideia de se comunicar com sua equipe e clientes. Isso significa falar pessoalmente com as pessoas sobre uma variedade de tópicos – de natureza fácil e difícil. Os gerentes de projeto também não podem ser tímidos em manter a comunicação aberta o tempo todo e precisam reconhecer o fato de que uma equipe inteira pode não se comunicar da mesma maneira. É um fato: Qualquer projeto falhará sem uma linha de comunicação sólida. Ser claro, conciso e honesto ao coordenar projetos é fundamental.
Ser Um Camaleão
conhecer as pessoas com quem trabalha e entender como eles funcionam e se comunicar é importante ao tentar motivar uma equipe e cumprir prazos, ou mesmo objetivos simples. Muitas vezes, um PM precisa ser um camaleão de projeto para que isso aconteça.Criar um plano de comunicação para sua equipe pode ser útil, mas forçar uma estrutura de comunicação nem sempre funcionará para todos. Como gerente de projeto, você precisa descobrir como se comunicar com os vários tipos de personalidade de sua equipe. Você pode definir expectativas adequadas, mas se ignorar as preferências de sua equipe e apenas fazer as coisas do seu jeito, encontrará mais barreiras para o sucesso.
lembre-se, não é tudo sobre você e seu processo como o PM. Trata-se de trabalhar com a equipe para criar uma estrutura que funcione para todos.
você pode perguntar, Por que mudar sua estratégia de comunicação de projeto para projeto? Essa abordagem pode ficar confusa para você. Pense nisso: Se você dedicar tempo e esforço para conhecer sua equipe e criar um plano com eles, todos comprarão. Com efeito, eles se comunicarão de uma maneira que os torne confortáveis e realizem seus projetos com menos esforço, confusão e medo.
sempre saiba o Status do seu projeto
as reuniões de Status e os relatórios de status semanais são inestimáveis para você como gerente de projeto. Eles ajudam você a acompanhar os próximos passos, itens de ação e riscos do projeto. Use um relatório de status semanal para se manter transparente sobre orçamento, processo e para evitar conversas estranhas sobre a necessidade de mais tempo ou dinheiro para concluir um projeto.
há valor no reagrupamento regularmente para falar sobre o que está acontecendo e pelo que a equipe é responsável a qualquer momento. Se você está trabalhando com clientes, é uma boa prática de gerenciamento de projetos comunicar detalhes do projeto e agendar atualizações por escrito semanalmente também. Mesmo pulando no telefone para falar através de um relatório de status ajudará a reforçar os prazos do projeto e construir relacionamento. Lembre-se, nunca é uma coisa ruim pegar o telefone!
se o seu estilo de comunicação é através de E – mail, telefone, mensagem instantânea, correio, pombo-correio-é crucial que você encontrar uma maneira de fazer o seu ponto conhecido.
definir expectativas e nunca abandoná-las
definir e gerenciar expectativas é uma das habilidades mais difíceis que um gerente de projeto precisa desenvolver. No início de um projeto, existem muitas incógnitas. No entanto, à medida que você cria as principais entregas de gerenciamento de projetos, como um escopo, cronogramas e um plano de projeto, você pode definir expectativas claras com sua equipe e clientes.
Definir escopo
as expectativas de cada projeto devem ser definidas por um escopo de trabalho bem escrito. Se sua empresa não tiver documentação para fazer backup de uma solicitação de projeto específica, crie-a. Não precisa ser um documento formal e chique! Mas alguma aparência de escopo ajudará a fornecer a você e à sua equipe diretrizes e expectativas sobre o que a equipe entregará.
também é uma boa prática sentar-se com sua equipe e clientes no início de um projeto para revisar o escopo em conjunto com o cronograma do projeto. Isso significa que você precisa explicar os níveis de esforço associados às tarefas.
ter esse tipo de conversa no início manterá seus clientes informados sobre o nível de esforço que sua equipe colocará em todos os aspectos do projeto. Também os manterá engajados em seu processo.
faça check-Ins frequentes
entre os prazos, verifique o próximo documento ou marcos de entrega. Reserve um tempo para conversar com a equipe sobre o que cada tarefa implica. As entregas estão mudando com base no trabalho anterior? Isso afetará o escopo e o cronograma?
Check-ins permitem que você dê à equipe feedback oportuno, construtivo e útil para tornar as entregas finais mais fortes. Lembre-se quando se trata de definir expectativas, não há nada de errado em se repetir, desde que sua repetição seja significativa e cronometrada corretamente!
dica do TeamGantt: Use os recursos de colaboração da equipe no TeamGantt para comunicar check-ins com sua equipe em tarefas e projetos.