komunikuj się jak profesjonalista
powszechnie przyjmuje się, że dobre PMs są łatwymi komunikatorami, którzy nie wzdragają się na myśl o komunikacji ze swoim zespołem i klientami. Oznacza to mówienie do ludzi osobiście na różne tematy-zarówno łatwe, jak i trudne. Kierownicy projektów nie mogą być również nieśmiali w kwestii utrzymywania otwartej komunikacji przez cały czas i muszą zdawać sobie sprawę z faktu, że cały zespół może nie komunikować się w ten sam sposób. To fakt.: Każdy projekt zakończy się niepowodzeniem bez solidnej komunikacji. Jasne, zwięzłe i uczciwe koordynowanie projektów ma kluczowe znaczenie.
Zostań kameleonem
poznanie ludzi, z którymi pracujesz, zrozumienie ich pracy i komunikacji jest ważne, gdy próbujesz zmotywować zespół i osiągnąć terminy, a nawet proste cele. Wiele razy PM musi być kameleonem projektu, aby tak się stało.
opracowanie planu komunikacji dla zespołu może być pomocne, ale wymuszenie struktury komunikacji nie zawsze działa dla wszystkich. Jako kierownik projektu musisz dowiedzieć się, jak komunikować się z różnymi typami osobowości w zespole. Możesz ustawić odpowiednie oczekiwania, ale jeśli zignorujesz preferencje swojego zespołu i po prostu zrobisz wszystko po swojemu, znajdziesz więcej barier dla sukcesu.
pamiętaj, że nie chodzi tylko o Ciebie i twój proces jako PM. Chodzi o pracę z zespołem, aby stworzyć strukturę, która działa dla wszystkich.
możesz zapytać, po co zmieniać strategię komunikacji z projektu na projekt? Takie podejście może być mylące dla ciebie. Pomyśl o tym.: Jeśli włożysz czas i wysiłek w poznanie swojego zespołu i stworzenie planu z nimi, wszyscy się zgodzą. W rezultacie będą się komunikować w sposób, który sprawi, że będą wygodni i będą realizować Twoje projekty przy mniejszym wysiłku, zamieszaniu i strachu.
zawsze znaj Status swojego projektu
spotkania o statusie i cotygodniowe raporty o statusie są nieocenione dla Ciebie jako kierownika projektu. Pomagają one śledzić kolejne kroki, elementy działania i ryzyko projektu. Korzystaj z cotygodniowego raportu o stanie, aby zachować przejrzystość w zakresie budżetu, procesu i uniknąć niezręcznych rozmów na temat potrzeby więcej czasu lub pieniędzy na ukończenie projektu.
regularne przegrupowanie ma wartość, aby rozmawiać o tym, co się dzieje i za co zespół jest odpowiedzialny w dowolnym momencie. Jeśli pracujesz z klientami, dobrą praktyką zarządzania projektami jest również przekazywanie szczegółów projektu i Planowanie aktualizacji na piśmie co tydzień. Nawet skakanie przez telefon, aby porozmawiać z raportem o stanie, pomoże wzmocnić terminy realizacji projektu i zbudować relację. Pamiętaj, że nigdy nie jest źle odebrać telefon!
niezależnie od tego, czy twój styl komunikacji odbywa się za pośrednictwem poczty e – mail, telefonu, wiadomości błyskawicznych, poczty, gołębia pocztowego-ważne jest, abyś znalazł sposób na ujawnienie swojego punktu widzenia.
ustawiaj oczekiwania i nigdy ich nie porzucaj
Ustawianie i zarządzanie oczekiwaniami jest jedną z najtrudniejszych umiejętności, które musi rozwinąć kierownik projektu. Na początku projektu jest wiele niewiadomych. Jednak podczas tworzenia kluczowych rezultatów zarządzania projektami, takich jak zakres, terminy i plan projektu, możesz określić jasne oczekiwania wobec zespołu i klientów.
Zdefiniuj zakres
oczekiwania każdego projektu powinny być ustalane przez dobrze napisany zakres prac. Jeśli Twoja firma nie posiada dokumentacji do tworzenia kopii zapasowych konkretnego żądania projektu, utwórz ją. To nie musi być wymyślny, formalny dokument! Ale niektóre pozory zakresu pomogą zapewnić Tobie i Twojemu zespołowi wytyczne i oczekiwania dotyczące tego, co zespół dostarczy.
dobrą praktyką jest również usiąść z zespołem i klientami na początku projektu, aby sprawdzić zakres w połączeniu z harmonogramem projektu. Oznacza to, że musisz wyjaśnić poziomy wysiłku związanego z zadaniami.
prowadzenie tego typu konwersacji na wczesnym etapie pozwoli klientom informować o poziomie wysiłku, jaki twój zespół włoży we wszystkie aspekty projektu. Będzie to również utrzymać ich zaangażowanych w proces.
trzymaj częste kontrole
między terminami, sprawdź nadchodzący dokument lub kamienie milowe dostawy. Poświęć trochę czasu, aby porozmawiać z zespołem o tym, co wiąże się z każdym zadaniem. Czy jakiekolwiek rezultaty zmieniają się w oparciu o poprzednie prace? Czy wpłynie to na zakres i oś czasu?
odprawy pozwalają przekazać zespołowi terminowe, konstruktywne i pomocne informacje zwrotne, aby poprawić wyniki końcowe. Pamiętaj, jeśli chodzi o ustawianie oczekiwań, nie ma nic złego w powtarzaniu się, o ile twoje powtarzanie jest znaczące i odpowiednio zaplanowane!
Porada TeamGantt: Użyj funkcji współpracy zespołowej w TeamGantt, aby komunikować się z zespołem w zakresie zadań i projektów.