kommunikáljon úgy, mint egy profi
általánosan elfogadott, hogy a jó PM-ek könnyed kommunikátorok, akik nem hátrálnak meg a csapatukkal és az ügyfelekkel való kommunikáció gondolatától. Ez azt jelenti, hogy személyesen beszélünk az emberekkel különféle témákról – mind könnyű, mind nehéz természetű. A projektmenedzserek nem lehetnek szégyenlősek abban, hogy mindig nyitva tartják a kommunikációt, és fel kell ismerniük azt a tényt, hogy egy egész csapat nem kommunikálhat ugyanúgy. Ez tény: Bármely projekt szilárd kommunikáció nélkül kudarcot vall. A projektek koordinálásakor egyértelmű, tömör és őszinte.
légy kaméleon
fontos megismerni azokat az embereket, akikkel együtt dolgozol, megérteni, hogyan működnek és kommunikálnak, amikor megpróbálsz motiválni egy csapatot, és elérni a határidőket, vagy akár egyszerű célokat. Sokszor, a PM – nek projekt kaméleonnak kell lennie, hogy ez megtörténjen.
kommunikációs terv kidolgozása a csapat számára hasznos lehet, de a kommunikációs struktúra kényszerítése nem mindig működik mindenki számára. Projektmenedzserként ki kell találnia, hogyan kommunikálhat a csapat különböző személyiségtípusaival. Beállíthatod a megfelelő elvárásokat, de ha figyelmen kívül hagyod a csapatod preferenciáit, és csak a magad módján csinálod a dolgokat, több akadályt találsz a sikerhez.
ne feledd, ez nem csak rólad és a miniszterelnöki folyamatodról szól. Arról van szó, hogy a csapattal dolgozzunk ki egy mindenki számára megfelelő struktúrát.
megkérdezheti, miért változtatja meg kommunikációs stratégiáját projektről projektre? Ez a megközelítés zavaró lehet az Ön számára. Gondold át: Ha időt és erőfeszítést fordít arra, hogy megismerje csapatát, és tervet készítsen velük, mindenki vásárolni fog. Valójában úgy fognak kommunikálni, hogy kényelmessé tegyék őket, és kevesebb erőfeszítéssel, zavartsággal és félelemmel teljesítsék projektjeiket.
mindig tudja a projekt állapotát
az Állapotmegbeszélések és a heti Állapotjelentések felbecsülhetetlen értékűek a projektmenedzser számára. Segítenek nyomon követni a következő lépéseket, a cselekvési elemeket és a projekt kockázatait. Használjon heti állapotjelentést, hogy átlátható maradjon a költségvetésről, a folyamatról, és elkerülje a kínos beszélgetéseket arról, hogy több időre vagy pénzre van szükség egy projekt befejezéséhez.
érdemes rendszeresen átcsoportosítani magunkat, hogy megbeszéljük, mi történik, és miért felelős a csapat. Ha ügyfelekkel dolgozik, akkor jó projektmenedzsment gyakorlat, ha hetente írásban közli a projekt részleteit és ütemezi a frissítéseket. Még a telefonon való ugrálás, hogy beszéljen egy állapotjelentésen keresztül, segít megerősíteni a projekt határidejét és építeni a kapcsolatot. Ne feledje, hogy soha nem rossz dolog felvenni a telefont!
függetlenül attól, hogy kommunikációs stílusa e – mailben, telefonon, azonnali üzenetben, levélben, postagalambon keresztül történik-elengedhetetlen, hogy megtalálja a módját, hogy megismertesse álláspontját.
állítsa be az elvárásokat, és soha ne hagyja el őket
az elvárások beállítása és kezelése az egyik legnehezebb készség, amelyet egy projektmenedzsernek fejlesztenie kell. A projekt elején sok ismeretlen van. Miközben azonban kulcsfontosságú projektmenedzsment-eredményeket készít, például hatókört, ütemtervet és projekttervet, egyértelmű elvárásokat állíthat be a csapatával és az ügyfelekkel.
Define Scope
minden projekt elvárásait egy jól megírt munkaterületnek kell meghatároznia. Ha a vállalat nem rendelkezik dokumentációval egy adott projektkérelem biztonsági mentéséhez, hozza létre azt. Nem kell, hogy díszes, hivatalos dokumentum legyen! De a hatókör némi látszata segít Önnek és csapatának iránymutatásokat és elvárásokat nyújtani arról, hogy mit fog nyújtani a csapat.
az is jó gyakorlat, ha a projekt elején leül a csapattal és az ügyfelekkel, hogy áttekintsék a hatókört a projekt ütemtervével együtt. Ez azt jelenti, hogy meg kell magyaráznia a feladatokhoz kapcsolódó erőfeszítések szintjét.
miután ez a fajta beszélgetés Korán fogja az ügyfelek tájékoztatják a szint erőfeszítés, hogy a csapat fog tenni minden szempontból a projekt. Azt is tartsa őket részt a folyamat.
tartsa gyakori Check Ins
határidők között, ellenőrizze a közelgő dokumentum vagy szállítási mérföldkövek. Szánjon időt arra, hogy csevegjen a csapattal arról, hogy az egyes feladatok mit jelentenek. Változnak-e a teljesítések a korábbi munkák alapján? Hatással lesz ez a terjedelemre és az idővonalra?
a bejelentkezések lehetővé teszik, hogy időben, konstruktív és hasznos visszajelzést adjon a csapatnak, hogy a végső eredményeket erősebbé tegye. Ne feledje, amikor elvárásokat állít be, nincs semmi baj azzal, ha megismétli magát, mindaddig, amíg az ismétlés értelmes és időzített!
TeamGantt tipp: Használja a teamgantt csapategyüttműködési funkcióit, hogy kommunikáljon a csapatával a tevékenységekkel és projektekkel kapcsolatos bejelentkezésekkel.