Communiceer als een pro
het is algemeen aanvaard dat goede PMs gemakkelijke communicatoren zijn die niet terugdeinzen bij de gedachte om met hun team en klanten te communiceren. Dit betekent persoonlijk met mensen praten over een verscheidenheid aan onderwerpen – zowel gemakkelijk als moeilijk van aard. Projectmanagers kunnen ook niet verlegen zijn over het houden van communicatie te allen tijde open en moeten het feit erkennen dat een heel team niet op dezelfde manier kan communiceren. Het is een feit.: Elk project zal mislukken zonder een lijn van solide communicatie. Duidelijk, beknopt en eerlijk zijn bij het coördineren van projecten is essentieel.
Wees een kameleon
de mensen met wie je werkt leren kennen en begrijpen hoe ze werken en communiceren is belangrijk wanneer je een team probeert te motiveren en deadlines of zelfs eenvoudige doelen te bereiken. Vaak moet een premier een projectkameleon zijn om dit te laten gebeuren.
het opstellen van een communicatieplan voor uw team kan nuttig zijn, maar het forceren van een communicatiestructuur zal niet altijd voor iedereen werken. Als projectmanager moet je uitzoeken hoe je kunt communiceren met de verschillende persoonlijkheidstypen in je team. Je kunt de juiste verwachtingen stellen, maar als je de voorkeuren van je team negeert en de dingen gewoon op je eigen manier doet, zul je meer barrières voor succes vinden.
onthoud, het gaat niet alleen om jou en je proces als PM. Het draait allemaal om het werken met het team om een structuur te bedenken die voor iedereen werkt.
u kunt zich afvragen waarom uw communicatiestrategie van project tot project wordt gewijzigd. Deze aanpak kan verwarrend voor je worden. Denk erover na.: Als je de tijd en moeite in het leren kennen van uw team en het maken van een plan met hen, iedereen zal kopen in. In feite zullen ze communiceren op een manier die hen comfortabel maakt en leveren op uw projecten met minder inspanning, verwarring en angst.
Ken altijd de Status van uw Project
statusvergaderingen en wekelijkse statusrapporten zijn van onschatbare waarde voor u als projectmanager. Ze helpen u bij het bijhouden van de volgende stappen, actiepunten en projectrisico ‘ s. Gebruik een wekelijks statusrapport om transparant te blijven over budget, proces en om ongemakkelijke gesprekken te vermijden over het nodig hebben van meer tijd of geld om een project te voltooien.
er is waarde in het hergroeperen op een regelmatige basis om te praten over wat er gebeurt en waar het team verantwoordelijk voor is op elk moment. Als u met klanten werkt, is het een goede projectmanagementpraktijk om ook wekelijks projectdetails en updates schriftelijk te communiceren. Zelfs hoppen op de telefoon om te praten door middel van een statusrapport zal helpen versterken project deadlines en het opbouwen van rapport. Vergeet niet, het is nooit slecht om de telefoon op te nemen!
of uw communicatiestijl via e – mail, telefoon, instant message, mail, postduif is-het is cruciaal dat u een manier vindt om uw punt bekend te maken.
verwachtingen stellen en nooit in de steek laten
verwachtingen stellen en beheren is een van de moeilijkste vaardigheden die een projectmanager moet ontwikkelen. Aan het begin van een project zijn er veel onbekenden. Maar als u belangrijke project management deliverables bouwt, zoals een scope, tijdlijnen en een projectplan, kunt u duidelijke verwachtingen stellen met uw team en klanten.
definieer Scope
de verwachtingen van elk project moeten worden bepaald door een goed geschreven scope van het werk. Als uw bedrijf geen documentatie heeft om een back-up te maken van een specifieke projectaanvraag, maakt u deze aan. Het hoeft geen chique, formele document te zijn! Maar enige schijn van een scope zal helpen u en uw team te voorzien van richtlijnen en verwachtingen van wat het team zal leveren.
het is ook een goede gewoonte om aan het begin van een project samen met uw team en klanten de scope te bekijken in combinatie met de projecttijdlijn. Dit betekent dat je moet uitleggen niveaus van inspanning verbonden aan taken.
als u dit soort gesprekken in een vroeg stadium voert, houdt u uw klanten op de hoogte van de inspanningen die uw team zal leveren voor alle aspecten van het project. Het zal hen ook bezig houden met uw proces.
houd frequente Check Ins
tussen deadlines, check in op de komende document of levering mijlpalen. Neem de tijd om te chatten met het team over wat elke taak met zich meebrengt. Zijn er deliverables die veranderen op basis van eerder werk? Zal dat invloed hebben op de scope en de tijdlijn?
met Check-ins kunt u het team tijdig, constructief en behulpzaam feedback geven om de eindresultaten sterker te maken. Vergeet niet als het gaat om het stellen van verwachtingen, er is niets mis met jezelf te herhalen, zolang je herhaling zinvol is en precies goed getimed!
TeamGantt Tip: Gebruik de functies voor teamsamenwerking in TeamGantt om check-ins met uw team te communiceren over taken en projecten.