Communicate like a pro
on yleisesti hyväksytty, että hyvät PMs: t ovat helppoja viestijöitä, jotka eivät hätkähdä ajatuksesta kommunikoida tiiminsä ja asiakkaidensa kanssa. Tämä tarkoittaa sitä, että ihmisille puhutaan kasvotusten erilaisista aiheista – sekä helpoista että vaikeista. Projektipäälliköt eivät myöskään voi kavahtaa pitää viestintää auki koko ajan, ja heidän on tunnustettava, että koko tiimi ei välttämättä kommunikoi samalla tavalla. Se on fakta.: Mikä tahansa hanke epäonnistuu ilman vankkaa viestintälinjaa. Hankkeiden koordinoinnissa on tärkeää olla selkeä, tiivis ja rehellinen.
ole kameleontti
tutustuminen työkavereihisi ja heidän työskentelytapansa ja kommunikaationsa ymmärtäminen on tärkeää, kun yrität motivoida tiimiä ja saavuttaa deadlineja tai jopa yksinkertaisia tavoitteita. Monesti pääministerin pitää olla projektikameleontti, jotta tämä onnistuu.
viestintäsuunnitelman laatiminen tiimille voi olla hyödyllistä, mutta viestintärakenteen pakottaminen ei aina toimi kaikille. Projektipäällikkönä sinun täytyy selvittää, miten kommunikoida tiimisi eri persoonallisuustyyppien kanssa. Voit asettaa oikeita odotuksia, mutta jos et huomioi joukkueesi mieltymyksiä ja teet vain asioita omalla tavallasi, löydät lisää esteitä menestykselle.
muista, ettei kyse ole vain sinusta ja prosessistasi pääministerinä. Kyse on siitä, että tiimin kanssa tehdään töitä sellaisen rakenteen eteen, joka toimii kaikille.
saatat kysyä, miksi muutat viestintästrategiaasi projektista toiseen? Tämä lähestymistapa voi hämmentää sinua. Mieti sitä.: Jos laitat aikaa ja vaivaa tutustua tiimiisi ja luoda suunnitelma heidän kanssaan, jokainen ostaa sisään. Itse asiassa he kommunikoivat tavalla, joka tekee heistä mukavia ja toteuttaa projektisi vähemmällä vaivalla, hämmennyksellä ja pelolla.
tiedä aina projektisi tilanne
Tilannekokoukset ja viikoittaiset tilanneraportit ovat korvaamattomia sinulle projektipäällikkönä. Niiden avulla voit seurata seuraavia vaiheita, toiminta kohteita ja projektin riskejä. Käytä viikoittaista tilaraporttia pysyäksesi avoimena budjetista, prosessista ja välttääksesi hankalia keskusteluja siitä, että tarvitset enemmän aikaa tai rahaa projektin suorittamiseen.
on arvokasta, että kokoonnutaan säännöllisesti puhumaan siitä, mitä tapahtuu ja mistä joukkue on milloinkin vastuussa. Jos työskentelet asiakkaiden kanssa, on hyvä projektinhallinnan käytäntö viestiä projektin yksityiskohdista ja aikataulutuspäivityksistä kirjallisesti myös viikoittain. Jopa hyppiminen puhelimessa puhua läpi tilanneraportti auttaa vahvistamaan projektin määräajat ja rakentaa rapport. Muista, se ei ole koskaan huono asia vastata puhelimeen!
onko kommunikointityylisi sähköpostin, puhelimen, pikaviestien, postin, kirjekyyhkyn kautta – on ratkaisevan tärkeää, että löydät tavan tuoda asiasi julki.
Aseta odotukset äläkä koskaan hylkää niitä
odotusten asettaminen ja hallinta on yksi vaikeimmista taidoista, joita projektipäällikön on kehitettävä. Projektin alussa on paljon tuntemattomia asioita. Kuitenkin kun rakennat projektinhallinnan avaintuloksia, kuten laajuutta, aikatauluja ja projektisuunnitelmaa, voit asettaa selkeitä odotuksia tiimisi ja asiakkaidesi kanssa.
Määrittele soveltamisala
jokaisen hankkeen odotusten tulee perustua hyvin kirjoitettuun työn laajuuteen. Jos yritykselläsi ei ole dokumentaatiota tietyn projektipyynnön tueksi, luo se. Sen ei tarvitse olla hieno, virallinen asiakirja! Mutta jonkinlainen laajuus auttaa tarjoamaan sinulle ja tiimillesi suuntaviivoja ja odotuksia siitä, mitä tiimi tarjoaa.
on myös hyvä käytäntö istua tiimisi ja asiakkaidesi kanssa projektin alussa tarkastelemaan projektin laajuutta yhdessä projektin aikajanan kanssa. Tämä tarkoittaa, että sinun on selitettävä työtehtäviin liittyvät ponnistelutasot.
tällaisen keskustelun käyminen varhaisessa vaiheessa pitää asiakkaasi ajan tasalla siitä, kuinka paljon tiimisi ponnistelee projektin kaikilla osa-alueilla. Se myös pitää heidät mukana prosessissa.
pidä usein tarkastus Ins
määräaikojen välillä, tarkista tuleva asiakirja tai toimituksen välitavoitteet. Ota aikaa keskustella tiimin kanssa siitä, mitä kukin tehtävä sisältää. Muuttuvatko suoritukset aiempien töiden perusteella? Vaikuttaako se laajuuteen ja aikajanaan?
lähtöselvitysten avulla voit antaa tiimille oikea-aikaista, rakentavaa ja hyödyllistä palautetta, jotta lopputuotokset vahvistuvat. Muista, kun se tulee asettaa odotuksia, ei ole mitään vikaa toistaa itseäsi niin kauan kuin toistaminen on mielekästä ja ajoitettu juuri oikea!
Teamganttin vinkki: käytä teamganttin tiimiyhteistyöominaisuuksia viestiäksesi lähtöselvityksistä tiimisi kanssa tehtävistä ja projekteista.