La vostra azienda ha realizzato tutti i vantaggi di andare senza carta: È terra-friendly, i documenti sono ricercabili con pochi tasti, e il vostro ufficio è ordinato. Questo è tutto quello che c’è da fare, giusto?
Sbagliato.
Se questo è tutto ciò che pensi che andare senza carta sia in grado di fare per te, probabilmente non stai sfruttando i metadati dei tuoi file.
Che cosa sono i metadati?
I metadati sono i dati relativi ai documenti piuttosto che i dati all’interno dei documenti. È ciò che rende tutto ricercabile, ma può fare molto di più per il tuo flusso di lavoro. Questa informazione, che aiuta a classificare e organizzare i file, è di solito invisibile a meno che un professionista IT è alla ricerca di esso. Con una comprensione più approfondita dei metadati-cosa fa, come è fatto e come può essere ottimizzato — puoi sfruttarlo per migliorare i tuoi processi aziendali.
Perché è importante?
Google ha reso il mondo confortevole con la ricerca. Il database ricercabile che la tua azienda utilizza per la gestione dei documenti sta già sfruttando i metadati dei tuoi file, che tu lo capisca o meno, ma vale comunque la pena capirlo. Ecco perché:
Classificazione dei documenti
Fatto manualmente, il salvataggio dei documenti in cui si desidera su un server o in un database richiede all’utente di rintracciare la cartella o la sottocartella specifica in cui desidera che il nuovo documento viva. Ciò richiede tempo e più grande e gerarchico è il database, più lungo e più confuso sarà. Questo è un drenaggio sulla produttività.
I protocolli di metadati possono assegnare automaticamente a qualsiasi nuovo documento un tag di classificazione o un’identità basata su parametri preselezionati non appena viene creato – per autore, per ora o data di creazione, per parole chiave, ecc. Quando tali file vengono salvati, vengono salvati automaticamente in luoghi predeterminati dai loro marcatori di metadati.
La condivisione dei dati è migliorata
L’accesso più facile che offre quando si cerca un file non è solo limitato all’autore di un documento. La collaborazione a prescindere dal tempo e dallo spazio è un vantaggio evidente di una transizione cloud senza carta e un buon utilizzo dei metadati rende tutto molto più semplice. Con descrizioni ben dettagliate e tag categorici appropriati, i documenti che devi condividere con gruppi o clienti rendono infinitamente più facile anche per i tuoi collaboratori, migliorando notevolmente il flusso di lavoro.
Improved accountability
I metadati includono anche informazioni sulla cronologia di un determinato file o documento. È dove troverai la scia delle modifiche apportate, gli utenti a cui è stato concesso l’accesso e gli utenti che vi hanno effettivamente accesso, tra le altre cose. Il monitoraggio granulare del ciclo di vita dei documenti digitali rende facile il controllo futuro, che è una necessità per rimanere conformi in settori altamente regolamentati.
Aggiunta di parole chiave
Una volta compreso come utilizzare i metadati, è possibile iniziare ad aggiungere parole chiave ai documenti che renderanno ogni file infinitamente più facile da trovare. Assegnando parole chiave a diversi documenti e classi di documenti, sarete in grado di trovarli in pochi secondi.
Insegna al tuo team
Non limitarti a dire al tuo team che i metadati sono importanti, mostra loro come può migliorare le loro prestazioni piuttosto che solo un’astrazione. Sessioni di formazione regolari tenute quando nuove informazioni e applicazioni sono importanti per qualsiasi strumento IT, ma i benefici sono amplificati quando tutti stanno facendo e utilizzando buoni metadati.
Craft politica solida e coerente
La coerenza è fondamentale per qualsiasi politica efficace sui metadati. Assicurati che l’intero team conosca i tag e le classi che i documenti dovrebbero essere assegnati. Può avere senso, ad esempio, che un dipendente tagga un file come “Conti da pagare” mentre un altro tagga lo stesso o un documento correlato come “Passività” e ancora un altro come “Non pagato.”Una politica sana che viene distribuita e spiegata a tutti nel team renderà molto più facile trovare e gestire le informazioni sui tuoi debiti in sospeso.
Non importa se sei nel settore dell’ospitalità, della sanità, dell’istruzione superiore o della produzione: ogni settore beneficia di una migliore ricerca e gestione quando comprende e implementa una politica e una pratica di metadati validi. Oltre a questi guadagni immediati in termini di efficienza e flusso di lavoro, questi dati sui tuoi dati possono essere estratti per ottenere informazioni approfondite su come lavorano i tuoi team e su dove potrebbero essere apportati miglioramenti.
Per ulteriori informazioni sull’utilizzo dei metadati per migliorare il modo in cui i team lavorano, contatta uno specialista PaperWise o pianifica una demo personalizzata gratuita oggi stesso.