Ihr Unternehmen hat alle Vorteile der Papierlosigkeit erkannt: Es ist umweltfreundlich, Ihre Dokumente sind mit wenigen Tastenanschlägen durchsuchbar und Ihr Büro ist übersichtlich. Das ist alles, was es dazu gibt, richtig?
Falsch.
Wenn das alles ist, was Sie denken, dass Sie papierlos für Sie tun können, nutzen Sie wahrscheinlich nicht die Metadaten Ihrer Dateien.
Was sind Metadaten?
Metadaten sind die Daten zu Ihren Dokumenten und nicht die Daten in Ihren Dokumenten. Es macht alles durchsuchbar, aber es kann viel mehr für Ihren Workflow tun. Diese Informationen, die beim Klassifizieren und Organisieren von Dateien helfen, sind normalerweise unsichtbar, es sei denn, ein IT-Fachmann sucht danach. Mit einem tieferen Verständnis von Metadaten — was es tut, wie es gemacht wird und wie es optimiert werden kann — können Sie es nutzen, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.
Warum ist das wichtig?
Google hat die Welt mit der Suche vertraut gemacht. Die durchsuchbare Datenbank, die Ihr Unternehmen für das Dokumentenmanagement verwendet, nutzt bereits die Metadaten Ihrer Dateien, unabhängig davon, ob Sie sie verstehen oder nicht, aber es lohnt sich immer noch, sie zu verstehen. Hier ist der Grund:
Dokumentenklassifizierung
Das manuelle Speichern von Dokumenten auf einem Server oder in einer Datenbank erfordert, dass der Benutzer den spezifischen Ordner oder Unterordner aufspürt, in dem das neue Dokument gespeichert werden soll. Dies braucht Zeit, und je größer und hierarchischer die Datenbank ist, desto länger und verwirrender wird dies. Das belastet die Produktivität.
Metadatenprotokolle können jedem neuen Dokument automatisch ein Klassifizierungs—Tag oder eine Identität basierend auf vorgewählten Parametern geben, sobald es erstellt wird – nach Autor, nach Erstellungszeitpunkt oder -datum, nach Schlüsselwörtern usw. Wenn solche Dateien gespeichert werden, werden sie automatisch an Orten gespeichert, die durch ihre Metadatenmarkierungen vorgegeben sind.
Data sharing made better
Der einfachere Zugriff, den dies bei der Suche nach einer Datei bietet, beschränkt sich nicht nur auf den Autor eines Dokuments. Die Zusammenarbeit unabhängig von Zeit und Raum ist ein offensichtlicher Vorteil eines papierlosen Cloud-Übergangs, und eine gute Metadatennutzung erleichtert dies erheblich. Mit detaillierten Beschreibungen und entsprechenden kategorialen Tags erleichtern die Dokumente, die Sie für Gruppen oder Kunden freigeben müssen, auch Ihren Mitarbeitern die Arbeit und verbessern den Workflow erheblich.
Verbesserte Rechenschaftspflicht
Metadaten enthalten auch Informationen zum Verlauf einer bestimmten Datei oder eines bestimmten Dokuments. Hier finden Sie unter anderem die Spur der Änderungen, die daran vorgenommen wurden, die Benutzer, denen Zugriff darauf gewährt wurde, und die Benutzer, die tatsächlich darauf zugegriffen haben. Die granulare Verfolgung des Lebenszyklus Ihrer digitalen Dokumente erleichtert die zukünftige Prüfung, was eine Notwendigkeit ist, um in stark regulierten Branchen konform zu bleiben.
Hinzufügen von Schlüsselwörtern
Sobald Sie verstanden haben, wie Sie Ihre Metadaten verwenden, können Sie Ihren Dokumenten Schlüsselwörter hinzufügen, die das Auffinden jeder Datei unendlich erleichtern. Wenn Sie verschiedenen Dokumenten und Dokumentklassen Schlüsselwörter zuweisen, können Sie diese in Sekundenschnelle finden.
Unterrichten Sie Ihr Team
Sagen Sie Ihrem Team nicht nur, dass Metadaten wichtig sind, sondern zeigen Sie ihnen, wie sie ihre Leistung verbessern können, und nicht nur eine Abstraktion. Regelmäßige Schulungen, wenn neue Informationen und Anwendungen entstehen, sind für jedes IT-Tool wichtig, aber die Vorteile werden noch größer, wenn alle gute Metadaten erstellen und verwenden.
Eine solide, konsistente Richtlinie
Konsistenz ist der Schlüssel zu jeder effektiven Metadatenrichtlinie. Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team die Tags und Klassen kennt, denen Dokumente zugewiesen werden sollen. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, dass ein Mitarbeiter eine Datei als „Verbindlichkeiten“ kennzeichnet, während ein anderer dasselbe oder ein verwandtes Dokument als „Verbindlichkeiten“ und ein anderes als „Unbezahlt“ kennzeichnet.“ Eine solide Richtlinie, die verteilt und allen im Team erklärt wird, erleichtert das Auffinden und Verwalten von Informationen über Ihre ausstehenden Schulden erheblich.
Es spielt keine Rolle, ob Sie im Gastgewerbe, im Gesundheitswesen, in der Hochschulbildung oder im verarbeitenden Gewerbe tätig sind — jeder Sektor profitiert von einer besseren Suche und Verwaltung, wenn er solide Metadatenrichtlinien und -praktiken versteht und umsetzt. Neben diesen unmittelbaren Effizienzgewinnen und Arbeitsabläufen können diese Daten über Ihre Daten genutzt werden, um tiefe Einblicke in die Arbeitsweise Ihrer Teams und mögliche Verbesserungen zu erhalten.
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