vaše firma si uvědomila všechny výhody plynoucí z bezpapírové: je to přátelské k zemi, vaše dokumenty lze prohledávat několika stisky kláves a vaše kancelář je přehledná. To je asi tak všechno, co k tomu patří, že?
špatně.
pokud je to vše, co si myslíte, že je bezpapírové pro vás schopné udělat, pravděpodobně nevyužíváte metadata svých souborů.
co jsou metadata?
Metadata jsou údaje o vašich dokumentech, nikoli údaje v dokumentech. To je to, co dělá vše prohledávatelné, ale pro Váš pracovní postup může udělat mnohem víc. Tyto informace, které pomáhají klasifikovat a organizovat soubory, jsou obvykle neviditelné, pokud je nehledá IT profesionál. S hlubším porozuměním metadat-co dělá — jak se vyrábí a jak je lze optimalizovat-můžete je využít ke zlepšení obchodních procesů.
proč na tom záleží?
Google učinil svět pohodlným vyhledáváním. Prohledávatelná databáze, kterou vaše společnost používá pro správu dokumentů, již využívá metadata vašich souborů, ať už tomu rozumíte nebo ne,ale stále stojí za pochopení. Zde je důvod, proč:
klasifikace dokumentů
provedeno ručně, ukládání dokumentů, kde je někdo chce na Serveru nebo v databázi vyžaduje, aby uživatel vystopoval konkrétní složku nebo podsložku, ve které chce, aby jejich nový dokument žil. To vyžaduje čas a čím větší a hierarchičtější databáze, tím delší a matoucí to bude. To je odliv produktivity.
Metadatové protokoly mohou automaticky dát každému novému dokumentu klasifikační značku nebo identitu na základě předem vybraných parametrů, jakmile je vytvořen-autorem — časem nebo datem vytvoření, klíčovými slovy atd. Když jsou tyto soubory uloženy, jsou automaticky uloženy na místech předurčených jejich značkami metadat.
sdílení dat se zlepšilo
snadnější přístup, který nabízí při hledání souboru, se neomezuje pouze na autora dokumentu. Spolupráce bez ohledu na čas a prostor je zjevnou výhodou bezpapírového přechodu do cloudu a dobré využití metadat to mnohem usnadňuje. Díky dobře podrobným popisům a vhodným kategorickým značkám dokumenty, které potřebujete sdílet se skupinami nebo klienty, usnadňují vašim spolupracovníkům nekonečně snadnější práci.
Vylepšená odpovědnost
Metadata také obsahují informace o historii daného souboru nebo dokumentu. Je to místo, kde najdete stopu změn, které byly provedeny, uživatelé, kterým byl udělen přístup k němu, a uživatelé, kteří k němu skutečně přistupovali, mimo jiné. Granulární sledování životního cyklu vašich digitálních dokumentů usnadňuje budoucí audit, což je nutnost zůstat v souladu s vysoce regulovanými průmyslovými odvětvími.
přidání klíčových slov
jakmile pochopíte, jak používat metadata, můžete začít přidávat klíčová slova do dokumentů, díky nimž bude každý soubor nekonečně snazší najít. Přiřazením klíčových slov k různým dokumentům a třídám dokumentů je budete moci najít během několika sekund.
Naučte svůj tým
neříkejte jen svému týmu, že metadata jsou důležitá, ukažte jim, jak mohou zlepšit jejich výkon, spíše než jen abstrakci. Pravidelná školení, která se konají, když přicházejí nové informace a aplikace, jsou důležitá pro jakýkoli IT nástroj, ale výhody se zvětšují, když každý vytváří a využívá dobrá metadata.
Craft sound, konzistentní politika
konzistence je klíčem k jakékoli efektivní politice metadat. Ujistěte se, že celý tým zná značky a třídy, kterým mají být dokumenty přiřazeny. Může to mít smysl, například, pro jednoho zaměstnance označit soubor jako „závazky“, zatímco jiný označí stejný nebo související dokument jako „závazky,“ a ještě další jako “ nezaplacené.“Zdravá politika, která je distribuována a vysvětlena všem v týmu, usnadní hledání a správu informací o vašich nesplacených dluzích.
nezáleží na tom, zda jste v Pohostinství, Zdravotnictví, vysokoškolském vzdělávání nebo ve výrobě-každé odvětví těží z lepšího vyhledávání a správy, když rozumí a implementuje řádnou politiku a praxi metadat. Kromě těchto okamžitých zisků z efektivity a pracovního postupu lze tato data o vašich datech těžit pro hluboký přehled o tom, jak vaše týmy pracují a kde by mohla být provedena zlepšení.
Chcete-li se dozvědět více o využití metadat ke zlepšení způsobu práce vašich týmů, kontaktujte odborníka PaperWise nebo si naplánujte bezplatné personalizované demo ještě dnes.