Twoja firma zrealizowała wszystkie korzyści płynące z bezpapierowej pracy: jest przyjazna dla Ziemi, dokumenty można przeszukiwać za pomocą kilku naciśnięć klawiszy, A biuro jest przejrzyste. To wszystko, prawda?
źle.
jeśli myślisz, że to wszystko, co możesz zrobić bez papieru, prawdopodobnie nie wykorzystujesz metadanych swoich plików.
co to są metadane?
metadane to dane o dokumentach, a nie DANE w dokumentach. To sprawia, że wszystko jest możliwe do przeszukiwania, ale może zrobić znacznie więcej dla Twojego przepływu pracy. Te informacje, które pomagają klasyfikować i organizować pliki, są zwykle niewidoczne, chyba że szuka ich informatyk. Dzięki głębszemu zrozumieniu metadanych — co robi, jak są tworzone i jak można je zoptymalizować — możesz wykorzystać je do usprawnienia procesów biznesowych.
dlaczego to ma znaczenie?
Google sprawiło, że świat jest wygodny w wyszukiwaniu. Baza danych, której Twoja firma używa do zarządzania dokumentami, już teraz korzysta z metadanych Twoich plików, niezależnie od tego, czy je rozumiesz, czy nie, ale nadal warto je zrozumieć. Oto dlaczego:
klasyfikacja dokumentów
odbywa się ręcznie, zapisywanie dokumentów tam, gdzie chce się je na serwerze lub w bazie danych wymaga od użytkownika śledzenia określonego folderu lub podfolderu, w którym ma żyć nowy dokument. Wymaga to czasu,a im większa i bardziej hierarchiczna baza danych, tym dłuższe i bardziej mylące będzie to. To spadek produktywności.
protokoły metadanych mogą automatycznie nadawać każdemu nowemu dokumentowi tag klasyfikacji lub tożsamość na podstawie wstępnie wybranych parametrów zaraz po jego utworzeniu — według autora, według czasu lub daty utworzenia, według słów kluczowych itp. Gdy takie pliki są zapisywane, są one automatycznie zapisywane w miejscach określonych przez ich znaczniki metadanych.
lepsze udostępnianie danych
im łatwiejszy dostęp Oferuje, gdy szukanie pliku nie ogranicza się tylko do autora dokumentu. Współpraca bez względu na czas i przestrzeń jest oczywistą korzyścią płynącą z przejścia w chmurze bez użycia papieru, a dobre wykorzystanie metadanych znacznie to ułatwia. Dzięki szczegółowym opisom i odpowiednim tagom kategorycznym dokumenty, które musisz udostępnić grupom lub klientom, ułatwiają również pracę współpracownikom, znacznie poprawiając przepływ pracy.
metadane zawierają również informacje o historii danego pliku lub dokumentu. Znajdziesz tam między innymi informacje na temat zmian wprowadzonych do niej, użytkowników, którym przyznano do niej dostęp, oraz użytkowników, którzy faktycznie do niej uzyskali dostęp. Szczegółowe śledzenie cyklu życia dokumentów cyfrowych ułatwia przyszły audyt, co jest koniecznością dla zachowania zgodności w ściśle regulowanych branżach.
dodawanie słów kluczowych
gdy zrozumiesz, jak korzystać z metadanych, możesz zacząć dodawać słowa kluczowe do dokumentów, które sprawią, że każdy plik będzie łatwiejszy do znalezienia. Przypisując słowa kluczowe do różnych dokumentów i klas dokumentów, będziesz mógł je znaleźć w kilka sekund.
Naucz swój zespół
nie mów tylko zespołowi, że metadane są ważne, pokaż im, jak mogą poprawić ich wydajność, a nie tylko abstrakcję. Regularne sesje szkoleniowe, które odbywają się, gdy pojawiają się nowe informacje i aplikacje, są ważne dla każdego narzędzia IT, ale korzyści są większe, gdy wszyscy tworzą i wykorzystują dobre metadane.
Solidna, spójna Polityka
spójność jest kluczem do każdej skutecznej polityki metadanych. Upewnij się, że cały zespół zna tagi i klasy, które dokumenty powinny być przypisane. Na przykład jeden pracownik może oznaczać plik jako „zobowiązania”, podczas gdy inny oznacza ten sam lub powiązany dokument jako „zobowiązania”, a jeszcze inny jako „niezapłacony.”Solidna polityka, która jest rozpowszechniana i wyjaśniana wszystkim w zespole, znacznie ułatwi wyszukiwanie informacji o zaległych długach i zarządzanie nimi.
nie ma znaczenia, czy pracujesz w hotelarstwie, opiece zdrowotnej, szkolnictwie wyższym czy przemyśle wytwórczym — każdy sektor korzysta z lepszego wyszukiwania i zarządzania, gdy rozumie i wdraża politykę i praktykę dotyczącą metadanych dźwiękowych. Oprócz natychmiastowego wzrostu wydajności i przepływu pracy, dane o Twoich danych można wydobywać w celu uzyskania głębokiego wglądu w pracę zespołów i możliwości wprowadzenia ulepszeń.
aby dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu metadanych do usprawnienia pracy zespołów, skontaktuj się ze specjalistą PaperWise lub umów się na BEZPŁATNE spersonalizowane demo już dziś.