uw bedrijf heeft alle voordelen van papierloos werken gerealiseerd: het is aarde-vriendelijk, uw documenten zijn doorzoekbaar met een paar toetsaanslagen, en uw kantoor is overzichtelijk. Dat is alles wat er is, toch?
onjuist.
als dat alles is wat je denkt dat paperless voor je kan doen, maak je waarschijnlijk geen gebruik van de metadata van je bestanden.
Wat is metagegevens?
Metadata zijn de gegevens over uw documenten in plaats van de gegevens in uw documenten. Het is wat alles doorzoekbaar maakt, maar het kan veel meer doen voor uw workflow dan dat. Deze informatie, die helpt bij het classificeren en organiseren van bestanden, is meestal onzichtbaar, tenzij een IT-professional is op zoek naar het. Met een dieper begrip van metadata — wat het doet, hoe het is gemaakt, en hoe het kan worden geoptimaliseerd — kunt u het gebruiken om uw bedrijfsprocessen te verbeteren.
wat maakt dat uit?
Google heeft de wereld comfortabel gemaakt met zoeken. De doorzoekbare database die uw bedrijf gebruikt voor documentbeheer maakt al gebruik van de metadata van uw bestanden, of u het nu begrijpt of niet, maar het is nog steeds de moeite waard om te begrijpen. Hier is waarom:
documentclassificatie
handmatig. als u documenten opslaat waar u ze wilt hebben op een server of in een database, moet de gebruiker de specifieke map of submap vinden waarin het nieuwe document moet wonen. Dit kost tijd, en hoe groter en meer hiërarchisch de database, hoe langer en meer verwarrend dit zal zijn. Dat is een verlies aan productiviteit.
metagegevensprotocollen kunnen elk nieuw document automatisch een classificatie-tag of identiteit geven op basis van vooraf geselecteerde parameters zodra het wordt aangemaakt — op auteur, op tijd of datum van creatie, op trefwoorden, enz. Wanneer dergelijke bestanden worden opgeslagen, worden ze automatisch opgeslagen op plaatsen die vooraf zijn bepaald door hun metadatamarkeringen.
het delen van gegevens verbeterd
de gemakkelijkere toegang die dit biedt bij het zoeken naar een bestand is niet alleen beperkt tot de auteur van een document. Samenwerking ongeacht tijd en ruimte is een duidelijk voordeel van een papierloze cloudovergang en een goed gebruik van metadata maakt dit veel gemakkelijker. Met goed gedetailleerde beschrijvingen en passende categorische tags, maken de documenten die u moet delen met groepen of clients het ook oneindig eenvoudiger voor uw medewerkers, waardoor de workflow aanzienlijk wordt verbeterd.
verbeterde verantwoording
metagegevens bevatten ook informatie over de geschiedenis van een bepaald bestand of document. Het is waar je het spoor van de wijzigingen die zijn aangebracht om het te vinden, de gebruikers die toegang hebben gekregen tot het, en de gebruikers die daadwerkelijk hebben geopend, onder andere dingen. Het gedetailleerd volgen van de levenscyclus van uw digitale documenten maakt toekomstige auditing eenvoudig, wat een noodzaak is om compliant te blijven in sterk gereguleerde sectoren.
sleutelwoorden toevoegen
Als u eenmaal weet hoe u uw metadata moet gebruiken, kunt u beginnen met het toevoegen van sleutelwoorden aan uw documenten, waardoor elk bestand oneindig gemakkelijker te vinden is. Door het toewijzen van trefwoorden aan verschillende documenten en klassen van documenten, zult u in staat zijn om ze te vinden in seconden.
Leer uw team
vertel uw team niet alleen dat metagegevens belangrijk zijn, laat ze zien hoe het hun prestaties kan verbeteren in plaats van alleen een abstractie. Regelmatige trainingssessies die worden gehouden wanneer nieuwe informatie en toepassingen tot stand komen, zijn belangrijk voor elke IT-tool, maar de voordelen worden vergroot wanneer iedereen goede metadata maakt en gebruikt.
Craft gezond, consistent beleid
consistentie is de sleutel tot een effectief metagegevensbeleid. Zorg ervoor dat het hele team de tags en klassen kent die documenten moeten worden toegewezen. Het kan zinvol zijn, bijvoorbeeld, voor een werknemer om een bestand te taggen als “Accounts Payable”, terwijl een andere tags hetzelfde of een gerelateerd document als ” passiva, “en nog een als” onbetaald.”Een goed beleid dat wordt verspreid en uitgelegd aan iedereen in het team zal het vinden en beheren van informatie over uw openstaande schulden veel gemakkelijker te maken.
het maakt niet uit of u in de horeca, de gezondheidszorg, het hoger onderwijs of de productie werkt — elke sector profiteert van beter zoeken en management wanneer ze een goed beleid en praktijk voor metadata begrijpen en implementeren. Naast deze onmiddellijke verbeteringen in efficiëntie en workflow, kan deze data-over-uw-data worden ontgonnen voor diep inzicht in hoe uw teams werken en waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.
om meer te weten te komen over het gebruik van metadata om de manier waarop uw teams werken te verbeteren, kunt u vandaag nog contact opnemen met een PaperWise specialist of een gratis gepersonaliseerde demo plannen.