bedriften din har innsett alle fordelene ved å gå papirløs: det er jordvennlig, dokumentene dine er søkbare med noen få tastetrykk, og kontoret ditt er ryddig. Det er omtrent alt det er til det, ikke sant?
Feil.
Hvis det er alt du tror å gå papirløs, er i stand til å gjøre for deg, utnytter du sannsynligvis ikke filens metadata.
hva er metadata?
Metadata er dataene om dokumentene dine i stedet for dataene i dokumentene dine. Det er det som gjør alt søkbart, men det kan gjøre mye mer for arbeidsflyten din enn det. Denne informasjonen, som hjelper klassifisere og organisere filer, er vanligvis usynlig med mindre EN IT-profesjonell er ute etter det. Med en dypere forståelse av metadata — hva den gjør, hvordan den lages og hvordan den kan optimaliseres — kan du utnytte den til å forbedre forretningsprosessene dine.
Hvorfor betyr det noe?
Google har gjort verden komfortabel med søk. Den søkbare databasen firmaet bruker for dokumentbehandling, utnytter allerede filenes metadata, enten du forstår det eller ikke, men det er fortsatt verdt å forstå. Her er hvorfor:
Dokumentklassifisering
Gjøres manuelt, og lagring av dokumenter der man vil ha dem på en server eller i en database krever at brukeren sporer opp den spesifikke mappen eller undermappen de vil at deres nye dokument skal leve i. Dette tar tid, og jo større og mer hierarkisk databasen, jo lengre og mer forvirrende vil dette være. Det er en belastning på produktiviteten.
metadataprotokoller kan automatisk gi ethvert nytt dokument en klassifiseringskode eller identitet basert på forhåndsvalgte parametere så snart den er opprettet — av forfatter, etter tid eller dato for opprettelse, etter søkeord, etc. Når slike filer lagres, lagres de automatisk på steder som er forhåndsbestemt av metadatamarkørene.
datadeling gjort bedre
den enklere tilgangen dette gir når du ser etter en fil, er ikke bare begrenset til forfatteren av et dokument. Samarbeid uavhengig av tid og rom er en åpenbar fordel med en papirløs, skyovergang, og god metadatautnyttelse gjør dette mye enklere. Med godt detaljerte beskrivelser og passende kategoriske koder, dokumentene du trenger å dele med grupper eller klienter gjør det uendelig enklere for dine samarbeidspartnere, også, dramatisk bedre arbeidsflyt.
Forbedret ansvarlighet
Metadata inneholder også informasjon om historien til en gitt fil eller et dokument. Det er her du finner sporet av endringer som er gjort i det, brukerne som har fått tilgang til det, og brukerne som faktisk har fått tilgang til det, blant annet. Detaljert sporing av livssyklusen til dine digitale dokumenter gjør fremtidig revisjon enkel, noe som er en nødvendighet for å holde seg kompatibel i høyt regulerte bransjer.
Legge til søkeord
når du forstår hvordan du bruker metadataene dine, kan du begynne å legge til søkeord i dokumentene dine som vil gjøre hver fil uendelig enklere å finne. Ved å tilordne søkeord til forskjellige dokumenter og klasser av dokumenter, vil du kunne finne dem i løpet av sekunder.
Lær teamet ditt
ikke bare fortell teamet ditt at metadata er viktig, vis dem hvordan det kan forbedre ytelsen i stedet for bare en abstraksjon. Regelmessige treningsøkter som holdes når ny informasjon og applikasjoner oppstår, er viktig for ETHVERT IT-verktøy, men fordelene forstørres når alle lager og bruker gode metadata.
Craft lyd, konsekvent policy
Konsistens er nøkkelen til en effektiv metadatapolicy. Pass på at hele teamet kjenner kodene og klassene som dokumenter skal tildeles. Det kan for eksempel være fornuftig for en ansatt å merke en fil som «Leverandørgjeld» mens en annen merker det samme eller et relatert dokument som » Gjeld «og enda en Som» Ubetalt.»En god policy som distribueres og forklares til alle på teamet, vil gjøre det enklere å finne og administrere informasjon om utestående gjeld.
det spiller ingen rolle om du er i gjestfrihet, helsevesen, høyere utdanning eller produksjon — hver sektor drar nytte av bedre søk og administrasjon når de forstår og implementerer gode metadatapolitikk og praksis. Utover disse umiddelbare gevinstene i effektivitet og arbeidsflyt, kan disse data-om-dine-data utvinnes for dyp innsikt i hvordan teamene dine jobber og hvor forbedringer kan gjøres.
hvis du vil vite mer om bruk av metadata for å forbedre måten teamene dine jobber på, kan du kontakte En PaperWise-spesialist eller planlegge en gratis personlig demo i dag.