Votre entreprise a réalisé tous les avantages de la dématérialisation : elle est écologique, vos documents sont consultables en quelques touches et votre bureau est épuré. C’est à peu près tout ce qu’il y a à faire, non?
Faux.
Si c’est tout ce que vous pensez que le sans papier est capable de faire pour vous, vous ne tirez probablement pas parti des métadonnées de vos fichiers.
Qu’est-ce que les métadonnées ?
Les métadonnées sont les données relatives à vos documents plutôt que les données contenues dans vos documents. C’est ce qui rend tout consultable, mais cela peut faire beaucoup plus pour votre flux de travail que cela. Ces informations, qui aident à classer et à organiser les fichiers, sont généralement invisibles à moins qu’un professionnel de l’informatique ne les recherche. Avec une compréhension plus approfondie des métadonnées — ce qu’elles font, comment elles sont fabriquées et comment elles peuvent être optimisées — vous pouvez les exploiter pour améliorer vos processus métier.
Pourquoi cela importe-t-il?
Google a mis le monde à l’aise avec la recherche. La base de données consultable que votre entreprise utilise pour la gestion des documents tire déjà parti des métadonnées de vos fichiers, que vous les compreniez ou non, mais cela mérite d’être compris. Voici pourquoi:
Classification des documents
Effectuée manuellement, l’enregistrement des documents là où on le souhaite sur un serveur ou dans une base de données nécessite que l’utilisateur retrouve le dossier ou le sous-dossier spécifique dans lequel il souhaite que son nouveau document vive. Cela prend du temps, et plus la base de données est grande et hiérarchisée, plus cela sera long et déroutant. C’est une perte de productivité.
Les protocoles de métadonnées peuvent automatiquement donner à tout nouveau document une étiquette de classification ou une identité basée sur des paramètres présélectionnés dès sa création — par auteur, par heure ou date de création, par mots clés, etc. Lorsque de tels fichiers sont enregistrés, ils sont automatiquement enregistrés à des endroits prédéterminés par leurs marqueurs de métadonnées.
Le partage des données amélioré
L’accès plus facile que cela offre lors de la recherche d’un fichier ne se limite pas à l’auteur d’un document. La collaboration indépendamment du temps et de l’espace est un avantage évident d’une transition sans papier et dans le cloud, et une bonne utilisation des métadonnées facilite grandement la tâche. Avec des descriptions bien détaillées et des balises de catégorie appropriées, les documents que vous devez partager avec des groupes ou des clients facilitent infiniment la tâche de vos collaborateurs, améliorant ainsi considérablement le flux de travail.
Responsabilisation améliorée
Les métadonnées comprennent également des informations sur l’historique d’un fichier ou d’un document donné. C’est là que vous trouverez la trace des modifications qui y ont été apportées, les utilisateurs qui y ont eu accès et les utilisateurs qui y ont effectivement accédé, entre autres. Le suivi granulaire du cycle de vie de vos documents numériques facilite les audits futurs, ce qui est une nécessité pour rester conforme dans les industries hautement réglementées.
Ajout de mots clés
Une fois que vous avez compris comment utiliser vos métadonnées, vous pouvez commencer à ajouter des mots clés à vos documents qui rendront chaque fichier infiniment plus facile à trouver. En attribuant des mots clés à différents documents et classes de documents, vous pourrez les trouver en quelques secondes.
Enseignez à votre équipe
Ne dites pas simplement à votre équipe que les métadonnées sont importantes, montrez-leur comment elles peuvent améliorer leurs performances plutôt qu’une simple abstraction. Des sessions de formation régulières organisées lorsque de nouvelles informations et applications apparaissent sont importantes pour tout outil informatique, mais les avantages sont amplifiés lorsque tout le monde crée et utilise de bonnes métadonnées.
Élaborer une politique solide et cohérente
La cohérence est essentielle à toute politique de métadonnées efficace. Assurez-vous que toute l’équipe connaît les balises et les classes auxquelles les documents doivent être affectés. Il peut être judicieux, par exemple, pour un employé de marquer un fichier comme « Comptes créditeurs » tandis qu’un autre marque le même document ou un document connexe comme « Passifs » et un autre comme « impayés ». » Une politique solide qui est distribuée et expliquée à tous les membres de l’équipe facilitera grandement la recherche et la gestion des informations sur vos dettes en souffrance.
Peu importe que vous soyez dans l’hôtellerie, la santé, l’enseignement supérieur ou la fabrication — chaque secteur bénéficie d’une meilleure recherche et d’une meilleure gestion lorsqu’il comprend et met en œuvre des politiques et des pratiques de métadonnées saines. Au-delà de ces gains immédiats d’efficacité et de flux de travail, ces données sur vos données peuvent être exploitées pour obtenir des informations approfondies sur le fonctionnement de vos équipes et sur les améliorations qui pourraient être apportées.
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