sua empresa percebeu todos os benefícios de ficar sem papel: é amigável à terra, seus documentos são pesquisáveis com algumas teclas digitadas e seu escritório está organizado. Isso é tudo o que há para isso, certo?
errado.
se isso é tudo que você acha que ir sem papel é capaz de fazer por você, você provavelmente não está aproveitando os metadados de seus arquivos.
o que são metadados?
metadados são os dados sobre seus documentos, em vez dos dados dentro de seus documentos. É o que torna tudo pesquisável, mas pode fazer muito mais pelo seu fluxo de trabalho do que isso. Essa informação, que ajuda a classificar e organizar arquivos, geralmente é invisível, a menos que um profissional de TI esteja procurando por ela. Com uma compreensão mais profunda dos metadados — o que faz, como é feito e como pode ser otimizado — você pode aproveitá-lo para melhorar seus processos de negócios.
por que isso importa?
o Google tornou o mundo confortável com a pesquisa. O banco de dados pesquisável que sua empresa usa para gerenciamento de documentos já está aproveitando os metadados de seus arquivos, quer você entenda ou não, mas ainda vale a pena entender. Aqui está o porquê:
classificação de documentos
feito manualmente, salvar documentos onde se deseja em um servidor ou em um banco de dados requer que o usuário rastreie a pasta ou subpasta específica em que deseja que seu novo documento viva. Isso leva tempo, e quanto maior e mais hierárquico for o banco de dados, mais longo e confuso será. Isso é um dreno na produtividade.
os protocolos de metadados podem fornecer automaticamente a qualquer novo documento uma tag de classificação ou identidade com base em parâmetros pré — selecionados assim que forem criados-por autor, por hora ou data de criação, por palavras-chave, etc. Quando esses arquivos são salvos, eles são salvos automaticamente em locais predeterminados por seus marcadores de metadados.
o compartilhamento de dados melhorou
o acesso mais fácil que isso oferece ao procurar um arquivo não se limita apenas ao autor de um documento. A colaboração, independentemente do tempo e do espaço, é um benefício óbvio de uma transição de nuvem sem papel e uma boa utilização de metadados torna isso muito mais fácil. Com descrições bem detalhadas e tags categóricas apropriadas, os documentos que você precisa compartilhar com grupos ou clientes tornam infinitamente mais fácil para seus colaboradores, também, melhorando drasticamente o fluxo de trabalho.Os metadados também incluem informações sobre o histórico de um determinado arquivo ou documento. É onde você encontrará o rastro de mudanças que foram feitas, os usuários que receberam acesso a ele e os usuários que realmente acessaram, entre outras coisas. O rastreamento granular do ciclo de vida de seus documentos digitais facilita a auditoria futura, o que é uma necessidade para se manter em conformidade em setores altamente regulamentados.
adicionando palavras-chave
depois de entender como usar seus metadados, você pode começar a adicionar palavras-chave aos seus documentos que tornarão cada arquivo infinitamente mais fácil de encontrar. Ao atribuir palavras-chave a diferentes documentos e classes de documentos, você poderá encontrá-los em segundos.
ensine sua equipe
não diga apenas à sua equipe que os metadados são importantes, mostre a eles como eles podem melhorar seu desempenho em vez de apenas uma abstração. Sessões regulares de treinamento realizadas quando novas informações e aplicativos surgem são importantes para qualquer ferramenta de TI, mas os benefícios são ampliados quando todos estão criando e utilizando bons metadados.
criar som, política consistente
a consistência é a chave para qualquer Política de metadados eficaz. Certifique-se de que toda a equipe conheça as tags e classes que os documentos devem ser atribuídos. Pode fazer sentido, por exemplo, para um funcionário marcar um arquivo como “contas a pagar”, enquanto outro marca o mesmo ou um documento relacionado como “passivos” e ainda outro como “não remunerado.”Uma política sólida que é distribuída e explicada a todos na equipe tornará muito mais fácil encontrar e gerenciar informações sobre suas dívidas pendentes.
não importa se você está em Hospitalidade, Saúde, Ensino Superior ou manufatura — todos os setores se beneficiam de uma melhor pesquisa e gerenciamento quando entendem e implementam políticas e práticas sólidas de metadados. Além desses ganhos imediatos de eficiência e fluxo de trabalho, esses dados sobre seus dados podem ser extraídos para obter insights profundos sobre como suas equipes estão trabalhando e onde melhorias podem ser feitas.
para saber mais sobre como utilizar metadados para melhorar a forma como suas equipes trabalham, entre em contato com um especialista da Papwise ou agende uma demonstração personalizada gratuita hoje mesmo.