projektit valvotuissa ympäristöissä (yleisemmin PRINCE2) on maailmanlaajuisesti yleisimmin käytetty projektinhallintamenetelmä, jota käyttävät tiimit yli 150 maassa.
mutta mitä on PRINCE2-projektinhallinta ja miksi se on niin suosittua? Ja mikä tärkeintä, onko se oikea lähestymistapa projekteihisi? Nämä ovat hankalia kysymyksiä ilman seulonta läpi loputon artikkeleita ja epämääräisiä määritelmiä, joten olemme tallentaneet sinulle joitakin googletus keräämällä olennaiset PRINCE2 projektinhallinnan yhdessä kätevässä paikassa.
the fundamentals of PRINCE2
PRINCE2 project management on prosessipohjainen lähestymistapa, jossa keskitytään koko projektin organisointiin ja hallintaan alusta loppuun. Tämä tarkoittaa, että hankkeet suunnitellaan perusteellisesti ennen aloituspotkua, prosessin jokainen vaihe on selkeästi jäsennelty ja kaikki keskeneräiset asiat on sidottu siististi hankkeen päätyttyä.
saatat ihmetellä: mitä 2? PRINCE-menetelmä kehitettiin alun perin 1980-luvun lopulla Britannian hallituksen tavaksi hallinnoida IT-hankkeita. Vuonna 1996 projektinhallinnan asiantuntijoista koostuva ryhmä ja 150 julkisesta ja yksityisestä organisaatiosta koostuva arviointipaneeli tarkistivat ja päivittivät lähestymistapaa, jotta sitä voitaisiin soveltaa laajemmin eri toimialoille. Näin syntyi uusi ja parannettu PRINCE2.
the 7 principles of PRINCE2
PRINCE2-menetelmä perustuu seuraaviin 7 periaatteeseen:
1. Hankkeilla on oltava liiketaloudelliset perusteet.
jokaisella asiakasprojektilla on oltava selkeä tarve, määritelty asiakas, realistiset hyödyt ja yksityiskohtainen kustannusarvio.
2. Joukkueiden pitäisi ottaa oppia jokaisesta vaiheesta.
oppituntia haetaan ja kirjataan jokaisessa PRINCE2-prosessin vaiheessa, minkä jälkeen niitä käytetään tulevan työn parantamiseen.
3. Roolit ja vastuut on määritelty selkeästi.
jokaisen pitäisi tietää tarkalleen, mistä on vastuussa — ja mistä joukkuetoverit ovat vastuussa.
4. Työt suunnitellaan vaiheittain.
PRINCE2-projektit jaetaan yksittäisiin työvaiheisiin, joissa käydään säännöllisesti läpi saadut kokemukset ja vahvistetaan, että projekti on edelleen vaatimusten mukainen.
5. Project boards ” hallinnoi poikkeuksellisesti.”
koska hallituksen jäsenet ovat tyypillisesti ylempiä johtajia, joilla ei ole aikaa hallita projektin päivittäistä toimintaa, he asettavat perustason vaatimukset esimerkiksi ajalle, kustannuksille, riskeille ja laajuudelle ja delegoivat päivittäisen valvonnan projektipäällikölle. Projektipäälliköllä on valtuudet saada hanke takaisin raiteilleen, jos se myöhästyy tai menee budjetin yli. Mutta jos ilmenee ongelmia, jotka vaikuttavat asetettuihin vaatimuksiin, se on” poikkeus”, ja projektilautakunta päättää parhaan tavan edetä.
6. Joukkueet keskittyvät jatkuvasti laatuun.
suoritteet tarkistetaan jatkuvasti vaatimusten mukaisesti laaturekisterin avulla.
7. Lähestymistapa räätälöidään kullekin hankkeelle.
itse PRINCE2-menetelmää tulisi muokata kunkin asiakasprojektin tarpeiden mukaan muuttamalla valvonnan ja suunnittelun määrää vastaamaan projektin kokoa, osallistujien määrää, työpaketin delegointia jne.
PRINCE2: n 7 tehtävää
PRINCE2: llä on 3 periaatteellista tehtävää: projektihallitus, projektipäällikkö ja projektiryhmä. Mutta on olemassa monia täydentäviä rooleja, jotka auttavat varmistamaan, että vaatimukset ja standardit täyttyvät ja että työ sujuu sujuvasti.
- asiakas on henkilö, joka maksaa toteutuvan hankkeen.
- käyttäjä joko käyttää projektin tuotoksia tai siihen vaikuttaa projektin lopputulos. (Joissakin projekteissa asiakas ja Käyttäjä voivat olla sama henkilö.)
- toimittaja on aiheasiantuntija, joka antaa tarvittavan tiedon projektin loppuun saattamiseksi suunnittelemalla tai rakentamalla lopputuloksen.
- projektipäällikkö vastaa projektityön organisoinnista, suunnittelusta ja valvonnasta. He valitsevat ja hallinnoivat ihmisiä, jotka suorittavat projektitehtäviä, ja he ovat vastuussa siitä, että työt tehdään oikein ja ajallaan.
- projektitiimi ja tiimipäällikkö käärivät hihat ja hoitivat projektitehtäviä. Tiimipäälliköt valvovat päivittäisen työn yksityiskohtia ja raportoivat suoraan projektipäällikölle.
- ylläpitäjä järjestää tapaamisia, pitää kaikki ajan tasalla, seuraa dokumentaatiota jne. Pienissä hankkeissa projektipäälliköt ottavat usein tämän vastuun, mutta jos hankkeita on useita käynnissä yhtä aikaa tai hanke on suuri/monimutkainen, näitä tehtäviä hoitamaan perustetaan yleensä projektitukitoimisto.
yksi projektin kolmesta pääroolista sisältää tyypillisesti Useita henkilöitä: asiakkaan (tyypillisesti ylimmän johdon), loppukäyttäjän (tai edustajan) ja toimittajan. Se tarkistaa hankkeen varmuuden kolmesta ainutlaatuisesta näkökulmasta:
- asiakas varmistaa, että hanke on edelleen taloudellisesti kannattava, tyypillisesti kustannushyötyanalyysin avulla.
- käyttäjä varmistaa, että käyttäjien tarpeet täyttyvät.
- toimittaja tarkistaa, pyrkiikö hankkeessa realistiseen, käytännölliseen ratkaisuun.
joissakin projekteissa PRINCE2-varmennuksen tekee puolueeton, kolmannen osapuolen tiimi.
PRINCE2: N 7-vaiheinen prosessi
PRINCE2-prosessi hajoaa 7: ksi (yllätys!) vaiheet:
1. Hankkeen käynnistäminen
- joku esittää pyynnön uudesta hankkeesta, jota kutsutaan hankkeen mandaatiksi. Hankkeen toimeksianto on hyvin lyhyt ja kattaa vain sen, miksi hanke on välttämätön ja mitä sillä ihanteellisesti saavutetaan.
- joku arvioi jokaisen projektin toimeksiannon varmistaakseen, että yritys pystyy ottamaan hankkeen hoitaakseen.
- jos hanke hyväksytään, hankkeen käynnistäjä toimittaa yksityiskohtaisemman hankeohjeen, joka kattaa toimet, resurssit, työvoiman jne. tarvitaan projektin toteuttamiseen.
2. Hankkeen johtaminen
- projektihallitus tarkastelee ja arvioi hankkeen toimintaohjeet perustuen liiketoiminnan perusteluihin ja elinkelpoisuuteen toista hyväksymis – /hylkäyskierrosta varten.
- projektihallitus päättää, mitä sen tulee tehdä kunkin hyväksytyn projektin järjestämiseksi ja toteuttamiseksi, ja mitä/miten se delegoi projektipäällikölle.
3. Hankkeen käynnistäminen
- projektipäällikkö luo hankkeen käynnistämistä koskevan dokumentaation, johon sisältyy kattava hankesuunnitelma ja 6 suorituskykytavoitetta koskevat lähtökohdat: aika, kustannukset, laatu, laajuus, riski ja hyödyt.
- Aloittamisasiakirjat lähetetään hankelautakunnalle hyväksyttäviksi. Kun lautakunta luottaa hankesuunnitelmaan, se antaa vielä kerran hyväksyntänsä ja työ alkaa.
4. Vaiheen hallinta
- projektipäällikkö jakaa projektin pienempiin ”työpaketteihin” ja välittää ne tiimipäälliköille ja tiimeille valmiiksi.
- projektipäällikkö valvoo työpakettien etenemistä kunkin vaiheen aikana ja auttaa tarvittaessa poistamaan tiesulut tai korjaamaan mahdolliset virheet.
- Tiimipäälliköt koordinoivat tarkkaa päivittäistä työtä ja toimivat linkkinä projektipäällikön ja yksittäisten tiimin jäsenten välillä auttaen varmistamaan, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan.
5. Product delivery
- projektipäällikkö tarkistaa edistymisen projektimuistiossa ja varmistaa, että tuotokset vastaavat PRINCE2-laatuvaatimuksia.
- projektilautakunta arvioi valmiit työpaketit ja joko hyväksyy ne tai pyytää korjauksia/muutoksia.
6. Vaiheen rajojen hallinta
- projektipäällikkö ja projektihallitus tarkastavat jokaisen vaiheen varmistaakseen, että projekti etenee suunnitelman mukaisesti ja täyttää projektin varmuusvaatimukset.
- jokaisessa katselmuksessa projektilautakunta päättää, jatketaanko seuraavassa vaiheessa vai hylätäänkö hanke kokonaan.
- projektipäälliköt pitävät projektiryhmän kanssa retrospektiivin, jossa kirjataan kaikki saadut kokemukset ja parannetaan seuraavaa vaihetta.
7. Projektin päättäminen
- kun projekti on valmis, projektipäällikkö käärii kaikki löysät langat, mukaan lukien PRINCE2-dokumentaation, tulokset ja raportoinnin.
Prince2-dokumentaation tyypit
Koko PRINCE2: N 7 vaiheen ajan pidetään kirjaa, jotta projekti pysyy järjestyksessä ja raiteillaan. Näitä tietoja käytetään myös raportoimaan projektihallitukselle, tarkastamaan tuotokset laatuvaatimuksia vastaan ja parantamaan tulevia työprosesseja.
- Business case: Yksityiskohtainen kuvaus siitä, miksi hanketta tarvitaan ja mitä hyötyä siitä odotetaan käyttäjille ja liiketoiminnalle.
- riskirekisteri: listaa riskien ja mahdollisuuksien todennäköisyydet ja mahdolliset vaikutukset.
- Quality register: käynnissä oleva laatutarkastusloki, jolla varmistetaan, että tuotokset vastaavat odotuksia.
- Issues register: luettelo projektiryhmän jäsenten ongelmista ja huolenaiheista.
- oppituntien loki: muistiinpanoja saaduista kokemuksista, joita voidaan soveltaa seuraavaan työvaiheeseen ja/tai tuleviin hankkeisiin.
- päivittäinen loki: Projektipäällikön kirjoittama päivittäinen päiväkirja, joka raportoi toiminnasta ja edistymisestä.
PRINCE2 projektinhallinnassa
nyt tunnet PRINCE2: n perusasiat! Joten miten se vertaa muihin suosittuihin projektinhallintamenetelmiin? Mitkä ovat tämän lähestymistavan hyödyt ja mahdolliset sudenkuopat? Tutustu PRINCE2 FAQ lisätietoja.
Kiinnostaako lisätietoja projektinhallinnasta? Tutustu Projektinhallintaoppaaseemme, perehdytykseesi projektinhallinnan perusteisiin, kuratoituihin parhaisiin käytäntöihin, yksityiskohtaiseen hahmotelmaan projektinhallintakehyksestä ja resursseihin aloittelijoille, kaikki yhdessä paikassa.
