Tuntuuko sinusta koskaan, että päivässä ei ole koskaan tarpeeksi aikaa toteuttaa kaikkea, mitä edellisenä iltana suunnittelit? Oletko turhautunut, koska tuntuu siltä, että teet vain töitä etkä koskaan vietä laatuaikaa perheesi kanssa? Olemme kaikki olleet siellä jossain vaiheessa. Mutta, jos opit käyttämään aikaa tehokkaammin, voit tulla tuottavampia ja tyytyväisiä henkilökohtaiseen ja työelämään.
kirjaa ylös, miten vietät päiväsi
jos haluat saada ajastasi kaiken irti, sinun on ensin selvitettävä, miten vietät päiväsi. Kuinka paljon käytät aikaa Facebookiin, katsot televisiota tai tuijotat ympärilläsi olevia hahmoja metromatkalla? Kuinka kauan sinulta kestää suorittaa tehtäviä, kuten kirjoittaa blogikirjoitus tai lähettää lasku?
käytä viikko kirjaamalla, miten vietät jokaisen päivän, jotta voit tulla tietoiseksi siitä, kuinka paljon aikaa olet sekä tuottava että tuottamaton. Vielä parempi. Tee aikaloki, joka jakaa päiväsi puolen tunnin blokkiin, jotta saat paremman kuvan siitä, miten vietät aikaa aamuhälytyksen ja vuoteeseen asettumisen välillä. Kun viikko on päättynyt, Tarkastele aikoja, jotka olivat tuotteliaimpia ja aikoja, jolloin voisit olla tuottavampi.
Due.com on tehokas aika seuranta työkalu, jonka avulla voit tallentaa aikaa se vie voit suorittaa tehtävän. Sen mukana tulee kätevä vekotin, jotta voit työskennellä muissa tehtävissä pitämättä selainta auki.
priorisoi tehtävälistat
tehtävälistat voivat olla oiva tapa auttaa muistamaan tehtävät ja pysymään järjestyksessä niin, että käytät aikaa tehokkaasti saadaksesi kaiken irti päivästäsi. Ainoa haittapuoli to-do-listat on, että ne voivat helposti saada ladattu useita tehtäviä, jotka luultavasti ei saada vain yhden päivän.
joka aamu kannattaa käydä läpi tehtävälista ja tunnistaa päivän kaksi tai kolme tärkeintä tehtävää. Nämä ovat olennaisimpia tehtäviä, jotka on suoritettava ennen päivän päättymistä – kuten blogikirjoituksen täyttäminen tai puhelinkokous potentiaalisen asiakkaan kanssa. Kun nämä tehtävät on suoritettu, voit alkaa työstää muita kohteita – vaikka vasta huomenna. Mutta niin kauan kuin olet ylittänyt tärkeimmät tehtäväsi, sinulla on jo ollut hedelmällinen päivä.
Say ’No’
Wanting to please everyone tuntuu teoriassa hyvältä idealta, mutta joskus on pakko vain sanoa ’ei’. Liian paljon ottaminen estää sinua saamasta tärkeimpiä tehtäviäsi suoritettua. Esimerkiksi, jos olet freelancer web designer, saatat aluksi tervetullut useita työpaikkoja. Mutta opit nopeasti, että sinulla ei ole aikaa rakentaa viittä verkkosivustoa samanaikaisesti. Aikasi on arvokasta ja kieltäytyminen auttaa sinua käyttämään aikasi tehokkaammin kaiken kaikkiaan.
muista, ettei tarvitse olla töykeä. Jos selität kohteliaasti, että et ehdi uuteen projektiin tai vianmääritykseen verkkosivulla, kysyjän pitäisi ymmärtää. Jos tiedät, että sinulla on aikaa heille myöhemmin, he voivat päättää odottaa, kunnes olet käytettävissä.
Erätehtävät
on täysin normaalia ja ymmärrettävää, että täyteen työmäärään joutuu hukkumaan. Ota askel taaksepäin, hengitä ja pura nuo tehtävät. Sen sijaan, että murehtisit noin kahtakymmentä artikkelia, sinun täytyy säveltää, työstää kiireellistä artikkelia. Kun se on tehty, siirrytään seuraavaan. Toisin sanoen, Ota askel kerrallaan.
pidä mielessä, että kun alat jaotella tehtäviä, sinun on ymmärrettävä, mitä voit hallita ja mitä et. Jos sinua pyydetään kirjoittamaan nuo kaksikymmentä artikkelia kahdessa päivässä, saatat joutua pyytämään lisäaikaa tai kieltäytymään parista-muista, että joskus sinun on sanottava ’ ei.”Ja voit myös kokeilla ajanhallintatyökaluja-kuten Todoist, jota voidaan käyttää myös tehtävälistojen luomiseen-projektien hallitsemiseksi.
pysy keskittyneenä yhteen asiaan kerrallaan
tutkimus on osoittanut, ettei multitasking toimi. Itse asiassa, menetät jopa 40% tuottavuus multitasking. Sen sijaan, että yrittäisit jongleerata viisitoista asiaa kerralla, keskity asia kerrallaan.
jos sinulla on vielä vaikeuksia päästä alkuun kertarysäyksellä, niin pyöräytä Pomodoro-tekniikkaa. Pähkinänkuoressa tämä tekniikka jakaa tehtävät intervalleihin. Voit omistaa puoli tuntia kirjoittaa artikkelin, sitten pitää viiden minuutin tauon. Tauon jälkeen jatkat kirjoittamista puoli tuntia. Olisit todella yllättynyt siitä, kuinka paljon enemmän voit saavuttaa tällä menetelmällä. Keskittyminen yhteen tehtävään kerrallaan ja taukojen pitäminen auttaa sinua käyttämään ajankäyttöäsi kokonaisvaltaisesti tehokkaammin.
Erätehtävät
eri tehtävät sisältävät erityyppistä ajattelua. Siksi sinun pitäisi satsata samanlaisia tehtäviä yhdessä. Kuvitellaan, että olet vastuussa sisältömarkkinointikampanjasta. Sinun on täytettävä kolme artikkelia, opetusvideo ja infografiikka. Se voi olla järkevämpää knock-off artikkeleita ensin ennen siirtymistä päälle video tai kaavio. Henkilökohtaisesti, jos olen lähettää useita artikkeleita, aion kirjoittaa ne ensin Google Doc ja sitten lähettää jokainen päälle WordPress samanaikaisesti. Sen sijaan rikkoa minun virtaus kirjallisesti, olen täydellinen artikkeleita ja sitten tehdä kaikki muokkaus, muotoilu, ja lisäämällä kuvia WordPress.
voit ottaa mallia myös Tim Ferrissiltä. Hän lajittelee sähköpostinsa niin, että käy postilaatikkonsa läpi vain sovittuina aikoina koko päivän ajan. Näin hän voi pysyä postilaatikkonsa päällä, jotta hänen ei tarvitse iltaisin tarkistaa sähköpostejaan.
Vältä häiriötekijöitä
Pienet häiriötekijät voivat viedä aikasi tehokkaammin. Saatat ajatella, että se on töykeä tai epäammattimaista sivuuttaa saapuvan puhelun, tekstin, Facebook-ilmoituksen tai pikaviestin. Mutta ne ovat usein häiriötekijöitä, jotka voivat syödä arvokasta aikaa. Ellei kyseessä ole hätätapaus, kannattaa näitä häiriötekijöitä estää mahdollisimman paljon töissä.
jos ei tarvitse tahdonvoimaa, puhelimen voi aina laittaa lentokonetilaan tai käyttää työkalua kuten RescueTime tai KeepMeOut.
aikatauluta toistuvat tapaamiset ja tehtävät
kun käytössä on niin paljon työkaluja, voit helposti ajoittaa toistuvat tapaamiset ja tehtävät. Sano, että sinulla on kuukausittainen puhelu tiimin jäsenten tai asiakkaiden kanssa. Sinua muistutetaan, jos laitat kyseisen tapaamisen Google-kalenteriin. Ei väliä, ainakin tiedät, että sinulla on se säännöllinen tapaaminen.
voit käyttää Hootsuite ajoittaa sosiaalisen median viestejä koko viikon, MailChimp lähettää kuukausittain uutiskirjeen, ja jopa Due.com laskuttaa toistuvia asiakkaita. Näiden tehtävien ajoittaminen vapauttaa sinut tekemästä niitä päivittäin tai viikoittain. Tämä tarkoittaa, että sinulla on aikaa keskittää energiasi jonnekin muualle.
lopuksi, älä unohda ottaa mukaan omaa aikaa. Onko se vain viisi minuuttia sovittelua, tunti liikuntaa, tai kuukausittain illanviettoon ystävien tai perheen kanssa, tarvitset aikaa selvittää pääsi ja nauttia itse tai olet vain menossa saada loppuun.