Como empleador, es su responsabilidad almacenar los registros en un archivo de personal de los empleados. Desde documentos de nueva contratación hasta información de nómina, hay una variedad de documentos (y cierta información confidencial) que necesita almacenar y tener a mano de forma segura. Entonces, ¿qué debería estar en un archivo de empleado?
¿Qué debe estar en un archivo de empleado?
Mantener los documentos de los empleados es una necesidad si desea mantenerse organizado, cumplir con los requisitos legales y tomar decisiones (por ejemplo, aumentos). Pero legalmente, no puedes agrupar todos los registros de tus empleados en un solo archivo, incluso si es para el mismo empleado. Hay algunos requisitos para separar la información por archivo de personal. Sin mencionar que es posible que necesite almacenar algunos registros por más tiempo que otros.
Hay una variedad de documentos diferentes que necesita almacenar para cada empleado. Y dependiendo del tipo de archivo y de si es confidencial, es posible que deba mantenerlo separado de otros archivos. Esto es lo que normalmente debe guardar en el archivo de cada empleado:
- Archivo principal
- Información previa a la contratación
- Información personal
- Formularios específicos de la empresa
- Registros de desempeño laboral
- Información de separación / terminación, si corresponde
- Información confidencial
- Registros de nómina
- Información de beneficios
- Registros médicos
- Formulario I-9
- Información de depósito directo
Archivo principal de personal del empleado
Mantenga un archivo de empleado para cada empleado, incluidos los empleados despedidos. El archivo principal del empleado no debe contener información o formularios confidenciales, como el número de Seguro Social del empleado o el Formulario I-9. En lugar de eso, van en archivos separados (que veremos más adelante).
El archivo principal del empleado debe contener información básica, como la información previa a la contratación y los formularios de acuse de recibo firmados. Eche un vistazo a lo que debe incluir en el archivo principal de un empleado a continuación.
Información previa a la contratación
Cuando contrata a un empleado, es mejor almacenar cierta información previa a la contratación para cada trabajador. De esa manera, puede volver a consultarlo, si es necesario. Cuando realiza la entrevista y el proceso de contratación de un candidato, generalmente recopila la siguiente información de ellos:
- Solicitud de empleo
- Curriculum Vitae
- Notas de entrevista
- Cartas de recomendación
Cuando contrate a un empleado, mantenga la información anterior almacenada de forma segura en el archivo personal del empleado. Además, guarde otros documentos de contratación (por ejemplo, carta de oferta) y manténgalos separados de la información previa a la contratación. Y, tenga en cuenta que algunos formularios e información de contratación deben mantenerse confidenciales (por ejemplo, el formulario I-9).
Información personal
Aunque no debe mantener la información personal, como el número de seguro social de un empleado, en un archivo de personal del empleado, debe mantener cierta información personal fácilmente disponible.
Un par de piezas de información personal que puede almacenar en un archivo de personal de empleado incluyen:
- Información de contacto del empleado (nombre, dirección y número de teléfono)
- Detalles de contacto de emergencia
Formularios específicos para empresas
Dependiendo de su empresa, puede requerir que los empleados firmen ciertos formularios de reconocimiento cuando comiencen a trabajar para usted. Debe guardar estos documentos firmados en el archivo personal de cada empleado para su custodia.
Aquí hay algunos formularios de acuse de recibo que puede necesitar recopilar y almacenar:
- Manual del empleado
- Contratos firmados u otros acuerdos
- Cambios en la política
Desempeño laboral
Una sección del archivo de su empleado debe incluir información sobre su desempeño laboral. Para ayudar a medir el rendimiento de sus empleados, mantenga los siguientes registros para cada empleado:
- Descripción del puesto
- Evaluaciones y revisiones del desempeño
- Registros de asistencia
- Cambios de empleo y ascensos
- Información sobre capacitación
- Advertencias y/u otras medidas disciplinarias, si procede
Información sobre separación / despido
Si despide a un empleado o un empleado deja su empresa, asegúrese de mantener un registro de ello en el archivo de personal del trabajador. Si usted y un empleado se separan, almacene la siguiente información en su registro:
- Entrevista de salida
- Información de despido (por ejemplo, razón por la que el empleado se fue o fue despedido)
- Último día de empleo
- Carta de renuncia del empleado, si corresponde
- Otros documentos de salida
Información confidencial
De nuevo, algunos archivos de empleados son confidenciales y deben mantenerse separados de los archivos principales. Para cumplir con las leyes federales, no guarde la información confidencial de los empleados en el archivo principal del empleado. En su lugar, mantenga los registros en un lugar separado y seguro. De esa manera, no caerán en las manos equivocadas.
Los registros que debe mantener confidenciales incluyen:
- Registros de nómina
- Información de beneficios
- Registros médicos
- Formulario I-9
- Otros registros confidenciales diversos
Registros de nómina
Los registros de nómina de empleados incluyen todo lo que tenga que ver con pagar a un empleado. Esto puede incluir:
- Tasa de pago
- Ganancias por horas extraordinarias
- Salarios adicionales, como pago de bonificación y comisiones
- Talones de pago
- Formularios de retención de impuestos (por ejemplo, Formulario W-4 y formulario W-4 estatal)
- Información de reembolso de gastos
- Documentación de aumento
- Períodos de pago de salarios pagados
- Historial de nómina
- Embargos de salarios
- Tarjetas de tiempo
- Horas trabajadas
- Tiempo libre restante
Porque los registros de nómina están llenos de información personal, manténgalos separados de los archivos de otros empleados.
Información de beneficios
Si ofrece beneficios para empleados en su empresa, debe almacenar los registros en un archivo confidencial. Además, debe mantenerlos separados de otros archivos (por ejemplo, registros de nómina).
Si ofrece beneficios a sus empleados, almacene la siguiente información en el registro de cada empleado:
- Información sobre beneficios (por ejemplo, salud, visión, odontología, etc.))
- Formularios de inscripción para beneficios
- Formularios de declinación para beneficios
Registros médicos
La Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA) requiere que los registros médicos de los empleados permanezcan separados de otros registros de los empleados. Mantenga los registros médicos de cada empleado una parte de su archivo principal, que incluye:
- Formularios y solicitudes de la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA)
- Notas médicas
- Exámenes médicos
- Licencias
- Reclamaciones de compensación laboral
- Reclamaciones de discapacidad
- Solicitudes de adaptación
- Resultados de pruebas de drogas
- Registros de lesiones
Formulario I-9
El Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, es un formulario que confirma que sus empleados están legalmente autorizados a trabajar en los Estados Unidos. Cuando contrata a un empleado, recopila este formulario junto con otros documentos de nueva contratación, como el Formulario W-4.
El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) le recomienda que mantenga los Formularios I-9 separados del archivo principal y del archivo confidencial. Almacene todos los formularios I-9 de sus empleados en un solo archivo para que tenga fácil acceso a todos ellos en el caso de una inspección.
Varios registros confidenciales
Además de mantener los archivos anteriores separados de otra documentación, es posible que deba almacenar de forma confidencial otros registros de empleados, como:
- Formularios de depósito directo e información bancaria
- Verificación de antecedentes
- Registros de investigación
- Registros de Igualdad de Oportunidades para empleados (EEO) (por ejemplo, Formularios de autoidentificación)
¿Por qué tiene que mantener registros de empleados?
Entonces, ¿cuál es el problema de mantener registros de empleados, de todos modos? Bueno, en algunos casos, es requerido por la ley. Y en otros casos, puede ser bueno tener la información al alcance de la mano. Eche un vistazo a algunas razones por las que mantener los archivos de los empleados ordenados es tan importante.
Ayuda con la toma de decisiones
Los empleadores deben tomar decisiones como promociones, aumentos y degradaciones. Tener registros de empleados como revisiones de rendimiento, registros de tiempo y asistencia e información similar ayuda a que esas decisiones sean más fáciles.
Lo mantiene en cumplimiento con las leyes federales, estatales y locales
Como propietario de un negocio, debe cumplir con ciertas regulaciones federales, estatales y locales. Por ejemplo, el IRS y la FLSA le exigen que mantenga la información relacionada con la nómina por un período de tiempo designado.
Para cumplir con las leyes, mantenga a mano información como retención de impuestos, información sobre salarios y otros formularios relacionados.
Organiza sus registros
En términos generales, debe mantener los registros de los empleados para mantenerse organizado. Sus empleados firman muchos formularios diferentes durante el proceso de incorporación y la inscripción abierta.
Si pierde estos registros, ya no tendrá pruebas de que sus empleados reconocieron los acuerdos. Si hay una demanda o una auditoría del IRS, podría enfrentar multas, multas y cuotas judiciales sin prueba de acuses de recibo de los empleados.
Almacenar los registros de los empleados ayuda a mantener todos estos documentos bien organizados, en caso de que los necesite más adelante.
Cómo organizar el archivo de personal de los empleados
Para organizar y almacenar los registros de personal de los empleados, puede almacenar archivos en papel o tener registros sin papel. Independientemente de cómo almacene sus registros, asegúrese de que estén seguros (especialmente los registros confidenciales).
Mantenga los archivos en papel en un lugar seguro, como un archivador cerrado, y limite quién tiene acceso a las copias en papel. Asegúrese de que cada empleado tenga su propio archivo para que no confunda los registros. Y, por supuesto, separe los archivos principales de los empleados de los archivos confidenciales.
Si no le gusta la idea de almacenar documentos en papel, puede optar por la ruta sin papel. Mantenga los archivos de los empleados sin papel escaneando y cargando documentos en papel en un dispositivo, como una computadora. Si utiliza software de recursos humanos, es posible que pueda almacenar de forma segura los archivos de sus empleados en la nube y tener copias de seguridad automáticas de sus archivos.
Haga lo que haga, asegúrese de tener una forma de hacer una copia de seguridad de sus archivos en caso de que se dañen o se pierdan (piense en una inundación o en el fallo de su computadora).
¿Pueden los empleados acceder a sus propios archivos?
En algún momento, es posible que tus empleados quieran acceder a sus archivos de empleados. La mayoría de los estados tienen leyes específicas con respecto a los derechos legales del empleado para acceder a sus archivos y hacer copias de documentos.
En su mayor parte, los empleados tienen acceso a sus archivos si hacen una solicitud. Consulte el departamento de trabajo de su estado para conocer sus requisitos y reglas específicas.
¿Cuánto tiempo necesita conservar los archivos de los empleados?
Por ley, usted está obligado a mantener los archivos de los empleados durante una cierta cantidad de tiempo. El período de tiempo puede variar según el tipo de registro y los requisitos de mantenimiento de registros de su estado. Aquí está el tiempo que normalmente necesita para mantener los archivos de los empleados:
- Registros de pre-contratación: Un año después de contratar a alguien es el estándar federal (incluidos los candidatos que no contrata). Muchos estados requieren que mantenga la documentación previa a la contratación durante al menos tres años
- Información de verificación de antecedentes: Un año
- Registros de nómina (por ejemplo, salarios pagados): Tres años
- Tarjetas de tiempo y horarios de trabajo: Dos años
- Información relacionada con el desempeño: Un año después de que el empleado deje la empresa
- Registros médicos: Tres años después de que el empleado registros de beneficios de la empresa
- : Tres años después de que el empleado deje la empresa
- Formulario I-9: Tres años después de que se contrate a un empleado o un año después de que finalice su empleo, según cuál sea más tarde
- Documentos de impuestos laborales (por ejemplo, Formularios W-4): Cuatro años
- Registros de accidentes y lesiones: Cinco años
- Registros de separación / terminación: Un año
Puede mantener registros por más tiempo del requerido. Después de todo, nunca se es demasiado cuidadoso. Por ejemplo, debe mantener registros de nómina durante al menos tres años. Pero, puedes quedártelos aún más si quieres.
Tenga en cuenta que algunos de los plazos anteriores pueden ser más largos o más cortos dependiendo de los requisitos de su estado. Consulte con su estado para obtener más información sobre cuánto tiempo debe conservar los archivos de los empleados.
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Este artículo se actualizó desde su fecha de publicación original el 25 de noviembre de 2015.
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