externa hårddiskar har varit revolutionerande när det gäller att lagra och hämta data.
de har ökat i kapacitet samtidigt som de minskar i storlek och pris, och erbjuder nu några mycket sofistikerade lösningar för att skydda dina data om din plånboksstora hårddisk blir felplacerad eller stulen.
när en extern hårddisk blir stulen står du inför två olika utmaningar.
den första är att säkerställa att uppgifterna skyddas från att vara lättillgängliga av tjuven. Den andra är att se till att du inte förlorar viktiga data eller projekt som du har säkerhetskopierat till enheten.
att ha dina data komprometterade eller senaste säkerhetskopior eller versioner förlorade kan vara katastrofalt för dig och ditt företag, så du måste se till att du är beredd på eventuella problem som kan komma din väg.
skydda dina Data och externa hårddiskar på kontoret
det är ganska lätt att stjäla en extern hårddisk, särskilt när de lagras i vanlig syn på ett kontor. Mer traditionella säkerhetssystem och metoder kan vara en bra första försvarslinje för att skydda dig och ditt företag från stöld, inklusive:
- konfigurera ett säkerhetskontrollsystem på ditt kontor som gör det svårare för icke-anställda att komma åt de datorer och områden som människor arbetar.
- att ha arbetare signera människor in och ut och följa med dem medan du är på din egendom.
- ställa in dina externa hårddiskar så att de inte syns på skrivbordet för att förhindra att en avslappnad tjuv hittar den.
- noggrant övervaka när några anställda tar en körning hem så att om något händer kan du identifiera ett brott omedelbart.
dessa steg hjälper till att skydda mot potentiell stöld på kontoret. Nästa steg är att se till att dina data är säkra även om någon får tag på din externa hårddisk.
vikten av kryptering
kryptering är nyckeln till att skydda data på dina hårddiskar. Du kan välja ett krypteringsprogram som gör det svårare för tjuven att komma åt informationen och förhindra att alla som kan hitta din bärbara enhet enkelt kommer åt den.
kryptering kommer sannolikt att skydda dig från den vanliga tjuven som letar efter snabba pengar genom att sälja hårddisken själv.
det enda som har förändrats de senaste åren är att t inte handlar om hårdvaran – det är informationen från ditt företag, musik, video och andra saker på enheten som är värdefull för en cybertjuv nu.
det bästa sättet att skydda dig är att se till att du har ett sätt att skydda dina data varje gång du kopplar ur enheten – och alla potentiella metoder som någon kan ansluta till den.
du kan använda ett program som krypterar din enhet för dig – eller för att köpa en hårddisk som redan har kryptering inbyggd i den. Oavsett vilken riktning du går är det viktigt att du använder ett starkt lösenord för att kryptera din enhet.
ett starkt lösenord är nyckeln’
så hur gör du ditt lösenord för din krypterade enhet säker?
- använd ett lösenord som har minst 12 tecken.
- inkludera specialtecken (@,$,&), siffror och stora och små bokstäver
- använd en säker lösenordsgenerator.
- Undvik information som lätt kan hittas via sociala medier eller offentlig information
- ju mer kritisk information du försöker skydda, desto mer komplex bör ditt lösenord vara.
*notera-det här är bara förslag – kom ihåg att detta kommer att hjälpa till att förhindra att saker händer, men inget lösenord är fullt säkert. Använd dessa tips som en riktlinje, och inte en end-all-be-all lösning. Tror du att du har ett okrackbart lösenord? Använd ett av dessa verktyg för att kontrollera!
det är också viktigt att ändra lösenord på din enhet regelbundet-tidsramen är verkligen upp till dig, men baslinjen är ungefär var 6: e vecka.
kryptering och starkt lösenordsskydd kan hjälpa till att bevara de data du har lagrat på din hårddisk. Kryptering kan hjälpa till att förhindra dataintrång, men om någon verkligen vill ha den informationen finns det en god chans att de får den.
om du vill att dina data ska vara säkrare kanske du vill undvika att lägga dina mest kritiska data på externa hårddiskar och lagra den på en dator som har enorma brandväggar, ingen tillgång till internet och ligger i ett rum som är 100% skyddat från naturkatastrofer – eller så kan du komma med en solid säkerhetskopieringsplan som gör allt detta åt dig.
vänta inte. Ha ett Backup-system implementerat – och använd det!
ett bra backup-system sparar det arbete du har lagrat och den information som ditt företag har samlat in på din externa enhet. I verkligheten, Du bör ha flera, redundanta säkerhetskopior på plats så om en av dem är skadad eller stulen, du kommer inte att förlora dina viktiga data.
om du inte har något för ditt företag men letar efter en lösning har vi proffs som kan vägleda dig till den tjänst som kan fungera bäst för dig eller ditt företag. Record Nations har flera alternativ till ditt förfogande:
molnlagring
online lagring av poster. Detta är allmänt känt som molnlagring eller molnbackup.
dina dokument kan underhållas på våra servrar för att förhindra behovet av att underhålla din egen serverfarm.
Katastrofdataåterställning
god praxis för dataåterställning kräver att du behåller en kopia av dina data på en sekundär plats.Dina data kan säkerhetskopieras på fysiska medier och tas till vår media vault eller det kan sparas med hjälp av en moln backup-tjänst.
något av dessa system kan skydda dig och ditt företag från att förlora timmar eller dagar av arbete på ett projekt. Det är viktigt att noggrant välja en backup-tjänst och lagringsleverantör som kan hjälpa dig att göra detta framgångsrikt.
skydda ditt företag går utöver dina Data
skydda dina data är bara en av de saker som du bör göra för att skydda ditt företag. Många företag förlitar sig på sina data för att hålla dem före konkurrenterna. Oavsett om dina data är den senaste programvarudesignen eller säljkontaktinformationen är det viktigt att hålla den säker.
vidta lämpliga åtgärder för att skydda data som håller ditt företag i drift från dag till dag. Ett bra back up-system kommer att innehålla offsite-lagring för att skydda mot brand och andra katastrofer. Det bör också innehålla ett redundant system så att du kan komma åt den information som du har förlorat eller som är stulen.
du bör också arbeta för att skydda dina kunders information och dina affärsdata genom ett starkt krypteringssystem. Ju känsligare dina data desto starkare måste systemet vara.
ditt rykte som ett pålitligt och säkert företag kan förstöras efter ett dataintrång, och att skydda din externa hårddisk är bara ett sätt att förhindra att det händer.
behöver du ett bättre sätt att hantera dina filer? Record Nations Kan Hjälpa!
när vi fortsätter in i den digitala tidsåldern är det viktigt att upprätthålla en hög nivå av organisation och hantering av ditt elektroniska arkivsystem. Att låta dina elektroniska filer bli oorganiserade riskerar att förlora dokument och lämna sömmar öppna i ditt system där hackare kan få tillgång till och stjäla känslig information.
Record Nations samarbetar med leverantörer av dokumenthantering, skanning och lagring av register över hela landet. De använder den mest uppdaterade tekniken för att hjälpa dig att bättre hantera dina filer så att hackare inte kan stjäla din privata information.
ring oss idag på (866) 385-3706 eller fyll i formuläret till höger, och vi kommer att få dig gratis offerter på tjänster från de bästa leverantörerna i ditt område. Vänta inte tills det är för sent, ta reda på hur lätt det är att få din registerhantering på rätt spår.