känner du någonsin att det aldrig finns tillräckligt med tid på en dag för att åstadkomma allt som du planerat kvällen innan? Blir du frustrerad eftersom det bara verkar som att allt du gör är att arbeta och aldrig spendera kvalitetstid med din familj? Vi har alla varit där någon gång. Men om du lär dig hur du använder din tid mer effektivt kan du bli mer produktiv och nöjd med ditt personliga och professionella liv.
spela in hur du spenderar din dag
om du vill få ut det mesta av din tid måste du först identifiera hur du spenderar dina dagar. Hur mycket tid spenderar du på Facebook, tittar på TV eller stirrar på karaktärerna som omger dig på tunnelbanan? Hur lång tid tar det att slutföra uppgifter som att skriva ett blogginlägg eller skicka ut en faktura?
spendera en vecka på att spela in hur du spenderar varje dag så att du kan bli medveten om hur mycket tid du är både produktiv och oproduktiv. Ännu bättre. Gör en tidslogg som delar upp dina dagar i halvtimmar så att du får en bättre illustration av hur du spenderar tiden mellan när larmet går på morgonen och när du lägger dig i sängen. Efter att veckan har avslutats, undersök de tider som var mest produktiva och de tider där du kunde vara mer produktiv.
Due.com har ett kraftfullt tidsspårningsverktyg som kan du spela in den tid det tar för dig att slutföra en uppgift. Den levereras med en praktisk widget så att du kan arbeta med andra uppgifter utan att hålla webbläsaren öppen.
prioritera dina att göra-listor
att göra-listor kan vara ett bra sätt att hjälpa dig att komma ihåg uppgifter och hålla ordning så att du använder tiden effektivt få ut det mesta av din dag. Den enda nackdelen med att göra-listor är att de enkelt kan laddas med flera uppgifter som du förmodligen inte kommer att få på bara en enda dag.
varje morgon bör du titta över din att göra-lista och identifiera de två eller tre viktigaste uppgifterna för dagen. Det här är de viktigaste uppgifterna som måste slutföras före slutet av dagen – som att slutföra ett blogginlägg eller ha en telefonkonferens med en potentiell kund. När dessa uppgifter har slutförts kan du börja arbeta med de andra föremålen – även om det inte är förrän i morgon. Men så länge du har korsat dina viktigaste uppgifter Har du redan haft en fruktbar dag.
Säg ’nej’
att vilja behaga alla verkar vara en bra ide i teorin, men det måste finnas tillfällen när du bara måste säga ’nej’. Att ta på sig för mycket hindrar dig från att få dina viktigaste uppgifter utförda. Om du till exempel är webbdesigner för frilansare kan du initialt välkomna flera jobb. Men du lär dig snabbt att du inte har tid att bygga fem webbplatser samtidigt. Din tid är värdefull och att säga nej hjälper dig att använda din tid mer effektivt totalt sett.
kom ihåg att du inte behöver oförskämd. Om du artigt förklarar att du inte har tid för ett nytt projekt eller felsöker ett problem på en webbsida, bör personen som frågar förstå. Om du vet att du har tid för dem vid ett senare tillfälle kan de välja att vänta tills du är tillgänglig.
Uppdelningsuppgifter
det är helt normalt och förståeligt för dig att bli överväldigad när du tittar på en full arbetsbelastning. Ta ett steg tillbaka, Andas och bryta ner dessa uppgifter. Istället för att oroa dig för tjugo artiklar du måste komponera, arbeta med den brådskande artikeln. När det är klart, gå vidare till nästa. Med andra ord, ta ett steg i taget.
Tänk på att när du börjar bryta ner uppgifter måste du inse vad du kan hantera och vad du inte kan. Om du blir ombedd att skriva de tjugo artiklarna på två dagar, du kan behöva be om en förlängning eller avvisa ett par – kom ihåg, du måste ibland säga nej.’Och du kanske också vill prova tidshanteringsverktyg-som Todoist, som också kan användas för att skapa dina att göra-listor-för att hantera dina projekt.
håll fokus på en sak i taget
forskning har visat att multitasking inte fungerar. I själva verket förlorar du upp till 40% av din produktivitet genom multitasking. Återigen, istället för att försöka jonglera femton saker på en gång, fokusera på sak i taget.
om du fortfarande har problem med att komma igång med en enda uppgift, ge Pomodoro-tekniken en snurrning. I ett nötskal bryter denna teknik ner uppgifter i intervaller. Du kan ägna en trettio minuter att skriva en artikel, sedan ta en fem minuters paus. Efter pausen fortsätter du att skriva i trettio minuter. Du skulle faktiskt bli förvånad över hur mycket mer du kommer att kunna åstadkomma med den här metoden. Att hålla fokus på en uppgift i taget och ta pauser hjälper dig att använda din tid mer effektivt totalt sett.
Batchuppgifter
olika uppgifter involverar olika typer av tänkande. Det är därför du borde lägga liknande uppgifter tillsammans. Låt oss säga att du är ansvarig för en innehållsmarknadsföringskampanj. Du måste fylla i tre artiklar, en instruktionsvideo och en infografik. Det kan vara mer meningsfullt att slå av artiklarna först innan du går vidare till videon eller diagrammet. Personligen, om jag skickar in flera artiklar, skriver jag dem först i ett Google-dokument och skickar sedan in var och en på WordPress samtidigt. Istället för att bryta mitt flöde av skrivande, slutför jag artiklarna och gör sedan all redigering, formatering och infogning av bilder i WordPress.
du kan också ta en cue från Tim Ferriss. Han satser sina e-postmeddelanden så att han bara går igenom sin inkorg vid schemalagda tider hela dagen. Detta gör att han kan hålla koll på sin inkorg så att han inte behöver kontrollera sina e-postmeddelanden under kvällarna.
Undvik distraktioner
små distraktioner kan ta dig bort från att använda din tid mer effektivt. Du kanske tycker att det är oförskämt eller oprofessionellt att ignorera ett inkommande telefonsamtal, text, Facebook-meddelande eller snabbmeddelande. Men det är ofta distraktioner som kan äta upp värdefull tid. Om det inte är en nödsituation, bör du blockera dessa distraktioner så mycket som möjligt när du arbetar.
om du inte behöver viljestyrka kan du alltid sätta telefonen i flygplansläge eller använda ett verktyg som RescueTime eller KeepMeOut.
schemalägga återkommande möten och uppgifter
med så många verktyg lätt på vår disponibel, kan du enkelt schemalägga återkommande möten och uppgifter. Säg att du har ett månatligt telefonsamtal med teammedlemmar eller kunder. Du kommer att påminnas om du placerar den avtalade tiden i din Google-Kalender. Oavsett, åtminstone vet du att du har det regelbundna mötet planerat.
du kan använda Hootsuite att schemalägga sociala medier inlägg hela veckan, MailChimp att skicka ut ett månatligt nyhetsbrev, och även Due.com fakturera återkommande kunder. Schemaläggning av dessa uppgifter frigör dig från att göra dem dagligen eller veckovis. Det betyder att du har tid att fokusera din energi någon annanstans.
slutligen, glöm inte att inkludera lite tid för dig själv. Oavsett om det bara är fem minuter att medla, en timme till träning eller månadskväll med vänner eller familj, behöver du tid att rensa huvudet och njuta av dig själv eller du kommer bara att bli utbränd.