En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de stocker les enregistrements dans un fichier personnel des employés. Des documents de nouvelle embauche aux informations sur la paie, il existe une variété de documents (et certaines informations confidentielles) que vous devez stocker et avoir sous la main en toute sécurité. Alors, que devrait-il y avoir dans un dossier d’employé?
Que devrait contenir un dossier d’employé?
Conserver les documents des employés est un must si vous voulez rester organisé, respecter les exigences légales et prendre des décisions (par exemple, augmenter). Mais légalement, vous ne pouvez pas regrouper tous les dossiers de vos employés dans un seul fichier, même s’il s’agit du même employé. Il existe certaines exigences pour séparer les informations par dossier personnel. Sans oublier que vous devrez peut-être stocker certains enregistrements plus longtemps que d’autres.
Il existe une variété de documents différents que vous devez stocker pour chaque employé. Et selon le type de fichier et s’il est confidentiel, vous devrez peut-être le séparer des autres fichiers. Voici ce que vous devez généralement conserver dans chaque fichier d’employé:
- Dossier principal
- Renseignements préalables à l’embauche
- Renseignements personnels
- Formulaires propres à l’entreprise
- Dossiers de rendement au travail
- Renseignements sur la cessation d’emploi, s’il y a lieu
- Renseignements confidentiels
- Dossiers de paie
- Renseignements sur les prestations
- Dossiers médicaux
- Formulaire I-9
- Renseignements sur le dépôt direct
Fichier principal du personnel de l’employé
Conservez un fichier de l’employé pour chaque employé, y compris les employés licenciés. Le fichier principal de l’employé ne doit pas contenir d’informations ou de formulaires confidentiels, tels que le numéro de sécurité sociale de l’employé ou le formulaire I-9. Au lieu de cela, ceux-ci vont dans des fichiers séparés (que nous couvrirons plus tard).
Le dossier principal de l’employé doit contenir des informations de base, comme les informations de préembauche et les formulaires d’accusé de réception signés. Jetez un coup d’œil à ce que vous devez inclure dans le dossier principal d’un employé ci-dessous.
Informations de préembauche
Lorsque vous embauchez un employé, il est préférable de stocker certaines informations de préembauche pour chaque travailleur. De cette façon, vous pouvez vous y référer, si nécessaire. Lorsque vous suivez le processus d’entrevue et d’embauche d’un candidat, vous collectez généralement les informations suivantes auprès d’un candidat:
- Demande d’emploi
- Cv
- Notes d’entrevue
- Lettres de recommandation
Lorsque vous embauchez un employé, conservez les informations ci-dessus en toute sécurité dans le dossier personnel de l’employé. Conservez également d’autres documents d’embauche (par exemple, une lettre d’offre) et séparez-les des informations préalables à l’embauche. Et gardez à l’esprit que certains formulaires et renseignements d’embauche doivent rester confidentiels (par exemple, le formulaire I-9).
Renseignements personnels
Bien que vous ne devriez pas conserver de renseignements personnels, comme le SSN d’un employé, dans un dossier personnel de l’employé, vous devriez garder certains renseignements personnels facilement accessibles.
Quelques informations personnelles que vous pouvez stocker dans un fichier personnel des employés comprennent:
- Coordonnées de l’employé (nom, adresse et numéro de téléphone)
- Coordonnées d’urgence
Formulaires spécifiques à l’entreprise
Selon votre entreprise, vous pouvez exiger que les employés signent certains formulaires d’accusé de réception lorsqu’ils commencent à travailler pour vous. Vous devez conserver ces documents signés dans chaque dossier personnel des employés pour les conserver.
Voici quelques formulaires d’accusé de réception que vous devrez peut-être collecter et stocker:
- Manuel de l’employé
- Contrats signés ou autres accords
- Modifications à la politique
Rendement au travail
Une section du dossier de votre employé doit contenir des renseignements sur son rendement au travail. Pour vous aider à évaluer les performances de vos employés, conservez les enregistrements suivants pour chaque employé:
- Description du poste
- Évaluations et examens du rendement
- Dossiers de présence
- Changements d’emploi et promotions
- Renseignements sur la formation
- Avertissements et/ou autres mesures disciplinaires, le cas échéant
Renseignements sur la cessation d’emploi
Si vous licenciez un employé ou qu’un employé quitte votre entreprise, assurez-vous de le consigner dans le dossier personnel du travailleur. Si vous et un employé vous séparez, stockez les informations suivantes dans leur dossier:
- Entrevue de départ
- Renseignements sur le licenciement (p. ex., motif du départ ou du licenciement de l’employé)
- Dernier jour d’emploi
- Lettre de démission de l’employé, le cas échéant
- Autres documents de départ
Renseignements confidentiels
Encore une fois, certains dossiers des employés sont confidentiels et doivent être séparés des dossiers principaux. Pour se conformer aux lois fédérales, ne conservez pas les informations confidentielles des employés dans le dossier principal de l’employé. Conservez plutôt les dossiers dans un endroit séparé et sécurisé. De cette façon, ils ne seront pas entre de mauvaises mains.
Les documents que vous devez garder confidentiels comprennent:
- Dossiers de paie
- Renseignements sur les prestations
- Dossiers médicaux
- Formulaire I-9
- Autres dossiers confidentiels divers
Dossiers de paie
Les dossiers de paie des employés comprennent tout ce qui a trait à la rémunération d’un employé. Cela peut inclure:
- Taux de rémunération
- Rémunération des heures supplémentaires
- Salaires supplémentaires, comme les primes et les commissions
- Talons de paie
- Formulaires de retenue d’impôt (par exemple, Formulaire W-4 et formulaire W-4 de l’État)
- Renseignements sur le remboursement des dépenses
- Documents d’augmentation
- Périodes de paie pour les salaires payés
- Historique de la paie
- Saisies salariales
- Cartes de temps
- Heures travaillées
- Temps de congé restant
Parce que les dossiers de paie sont remplis de renseignements personnels, gardez-les séparés des autres fichiers des employés.
Renseignements sur les avantages sociaux
Si vous offrez des avantages sociaux à votre entreprise, vous devez conserver les dossiers dans un dossier confidentiel. De plus, vous devez les séparer des autres fichiers (par exemple, les dossiers de paie).
Si vous offrez des avantages à vos employés, conservez les informations suivantes dans le dossier de chaque employé:
- Renseignements sur les avantages (p. ex. santé, vision, soins dentaires, etc.)
- Formulaires d’inscription aux prestations
- Formulaires de déclinaison aux prestations
Dossiers médicaux
L’Americans with Disabilities Act (ADA) exige que les dossiers médicaux des employés restent séparés des autres dossiers des employés. Conservez les dossiers médicaux de chaque employé une partie de leur dossier principal, y compris:
- Formulaires et demandes de la Loi sur les congés médicaux familiaux (LFMF)
- Feuillets de médecin
- Examens médicaux
- Congés d’absence
- Demandes d’indemnisation des accidents du travail
- Demandes d’invalidité
- Demandes d’accommodement
- Résultats des tests de dépistage de drogues
- Dossiers de blessures
Formulaire I-9
Le formulaire I-9, Vérification de l’admissibilité à l’emploi, est un formulaire qui confirme que vos employés sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis. Lorsque vous embauchez un employé, vous collectez ce formulaire avec d’autres documents de nouvelle embauche, comme le formulaire W-4.
Les Services américains de citoyenneté et d’immigration (USCIS) vous recommandent de garder les formulaires I-9 séparés du fichier principal et du fichier confidentiel. Stockez tous les formulaires I-9 de vos employés dans un seul fichier afin d’avoir facilement accès à tous en cas d’inspection.
Divers dossiers confidentiels
En plus de garder les dossiers ci-dessus séparés des autres documents, vous devrez peut-être conserver confidentiellement d’autres dossiers d’employés, tels que:
- Formulaires de dépôt direct et renseignements bancaires
- Vérification des antécédents
- Dossiers d’enquête
- Dossiers sur l’égalité des chances des employés (p. ex. Formulaires d’auto-identification))
Pourquoi devez-vous tenir des dossiers d’employé?
Alors, quel est le problème de la tenue des dossiers des employés, de toute façon? Eh bien, dans certains cas, c’est requis par la loi. Et dans d’autres cas, il peut être bon d’avoir simplement les informations à portée de main. Jetez un coup d’œil à quelques raisons pour lesquelles il est si important de garder les dossiers des employés bien rangés.
Aide à la prise de décision
Les employeurs doivent prendre des décisions telles que des promotions, des augmentations et des rétrogradations. Avoir des dossiers des employés tels que des examens de performance, des dossiers de temps et de présence et des informations similaires aide à faciliter ces décisions.
Vous permet de vous conformer aux lois fédérales, étatiques et locales
En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez vous conformer à certaines réglementations fédérales, étatiques et locales. Par exemple, l’IRS et la FLSA exigent que vous conserviez les informations relatives à la paie pendant une durée déterminée.
Pour rester en conformité avec les lois, conservez des informations telles que la retenue d’impôt, les informations sur les salaires et d’autres formulaires connexes à portée de main.
Organise vos dossiers
De manière générale, vous devez conserver les dossiers des employés pour rester organisé. Vos employés signent de nombreux formulaires différents au cours du processus d’intégration et de l’inscription ouverte.
Si vous perdez ces documents, vous n’avez plus la preuve que vos employés ont reconnu les accords. S’il y a un procès ou un audit IRS, vous pourriez faire face à des pénalités, des amendes et des frais de justice sans preuve de reconnaissance des employés.
Le stockage des dossiers des employés permet de garder tous ces documents agréables et organisés, juste au cas où vous en auriez besoin plus tard.
Comment organiser le fichier du personnel des employés
Pour organiser et stocker les dossiers du personnel des employés, vous pouvez stocker des fichiers papier ou avoir des dossiers sans papier. Quelle que soit la façon dont vous stockez vos documents, assurez-vous qu’ils sont sécurisés (en particulier les documents confidentiels).
Conservez les fichiers papier dans un endroit sûr, comme un classeur verrouillé, et limitez l’accès aux copies papier. Assurez-vous que chaque employé a son propre fichier afin de ne pas mélanger les enregistrements. Et bien sûr, séparez les principaux fichiers des employés des fichiers confidentiels.
Si vous n’êtes pas fan de l’idée de stocker des documents papier, vous pouvez plutôt opter pour la voie sans papier. Conservez les fichiers des employés sans papier en numérisant et en téléchargeant des documents papier sur un appareil, tel qu’un ordinateur. Si vous utilisez un logiciel RH, vous pourrez peut-être stocker en toute sécurité vos fichiers d’employés dans le cloud et avoir une sauvegarde automatique de vos fichiers.
Quoi que vous fassiez, assurez-vous d’avoir un moyen de sauvegarder vos fichiers au cas où ils seraient endommagés ou perdus (pensez à une inondation ou à un plantage de votre ordinateur).
Les employés peuvent-ils accéder à leurs propres fichiers?
À un moment donné, vos employés pourraient vouloir accéder à leurs dossiers d’employés. La plupart des États ont des lois spécifiques concernant les droits légaux des employés d’accéder à leurs fichiers et de faire des copies de documents.
Pour la plupart, les employés ont accès à leurs dossiers s’ils en font la demande. Consultez le département du travail de votre État pour en savoir plus sur vos besoins et pour connaître les règles spécifiques.
Combien de temps avez-vous besoin pour conserver les dossiers des employés?
Selon la loi, vous êtes tenu de conserver les dossiers des employés pendant un certain temps. La durée peut varier en fonction du type d’enregistrement et des exigences de tenue de dossiers de votre État. Voici combien de temps vous devez généralement conserver les fichiers des employés:
- Dossiers de préembauche: Un an après l’embauche d’une personne est la norme fédérale (y compris les candidats que vous n’embauchez pas). De nombreux États exigent que vous conserviez des documents de préembauche pendant au moins trois ans
- Informations de vérification des antécédents: Un an
- Dossiers de paie (par exemple, salaires payés): Trois ans
- Cartes de temps et horaires de travail: Deux ans
- Informations relatives au rendement: Un an après que l’employé a quitté l’entreprise
- Dossiers médicaux: Trois ans après que l’employé a quitté l’entreprise
- société
- Dossiers de prestations: Trois ans après le départ de l’employé de l’entreprise
- Formulaire I-9 : Trois ans après l’embauche d’un employé ou un an après la fin de son emploi, selon la date ultérieure
- Documents fiscaux relatifs à l’emploi (p. ex. Formulaires W-4) : Quatre ans
- Dossiers d’accidents et de blessures : Cinq ans
- Dossiers de cessation/cessation d’emploi : Un an
Vous pouvez conserver des enregistrements plus longtemps que le temps requis. Après tout, vous ne pouvez jamais être trop prudent. Par exemple, vous devez conserver des registres de paie pendant au moins trois ans. Mais, vous pouvez les garder encore plus longtemps si vous le souhaitez.
Gardez à l’esprit que certains des délais ci-dessus peuvent être plus longs ou plus courts en fonction des exigences de votre État. Vérifiez auprès de votre état pour plus d’informations sur la durée de conservation des fichiers des employés.
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Cet article a été mis à jour à partir de sa date de publication originale du 25 novembre 2015.
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