projetos em Ambientes Controlados (mais comumente conhecido como PRINCE2) é a metodologia de gerenciamento de projetos mais praticada em todo o mundo, usada por equipes em mais de 150 países.
mas o que é o PRINCE2 project management e por que é tão popular? E mais importante, é a abordagem certa para seus projetos? Estas são perguntas difíceis de responder sem examinar artigos intermináveis e definições vagas, por isso salvamos algumas pesquisas no Google coletando os fundamentos do gerenciamento de projetos PRINCE2 em um local conveniente.
os fundamentos do PRINCE2
o PRINCE2 project management é uma abordagem baseada em processos que se concentra na organização e no controle de todo o projeto, do início ao fim. Isso significa que os projetos são completamente planejados antes do início, cada etapa do processo é claramente estruturada e quaisquer pontas soltas são cuidadosamente amarradas após o término do projeto.
você pode estar se perguntando: o que há com o 2? A metodologia PRINCE foi inicialmente desenvolvida no final dos anos 1980 como uma forma de o governo do Reino Unido gerenciar projetos de TI. Em 1996, a abordagem foi revisada e atualizada por uma equipe de especialistas em gerenciamento de projetos e um painel de revisão de 150 organizações públicas e privadas para torná-la mais amplamente aplicável a uma variedade de indústrias. Assim, nasceu o novo e melhorado PRINCE2.
os 7 princípios do PRINCE2
o método PRINCE2 baseia-se nos seguintes 7 princípios:
1. Os projetos devem ter justificativa comercial.
cada projeto de cliente deve ter uma necessidade clara, um cliente definido, benefícios realistas e uma avaliação detalhada de custos.
2. As equipes devem aprender em todas as etapas.
as aulas são buscadas e registradas em cada etapa do processo PRINCE2 e, em seguida, usadas para melhorar o trabalho futuro.
3. Funções e responsabilidades são claramente definidas.
todos devem saber exatamente pelo que são responsáveis-e pelo que seus companheiros de equipe são responsáveis.
4. O trabalho é planejado em etapas.Os projetos PRINCE2 são divididos em fases de trabalho individuais, com revisões periódicas para registrar as lições aprendidas e confirmar que o projeto ainda está no caminho certo para atender aos requisitos.
5. Painéis de projeto ” Gerenciar por exceção.Como os membros do conselho são tipicamente executivos seniores que não têm tempo para gerenciar as atividades diárias de um projeto, eles estabelecem requisitos básicos para coisas como tempo, custo, risco e escopo e, em seguida, delegam supervisão diária ao gerente de projeto. O gerente de projeto tem autoridade para colocar o projeto de volta no caminho certo se estiver atrasado ou ultrapassando o orçamento. Mas se surgirem problemas que afetarão os requisitos estabelecidos, isso é uma “exceção”, e o conselho do projeto decide a melhor maneira de proceder.
6. As equipes mantêm um foco constante na qualidade.
6. As equipes mantêm um foco constante na qualidade.
as entregas são continuamente verificadas em relação aos requisitos através do uso de um registro de qualidade.
7. A abordagem é adaptada para cada projeto.
o próprio método PRINCE2 deve ser ajustado para atender às necessidades de cada projeto cliente, alterando a quantidade de supervisão e planejamento para se adequar ao tamanho do projeto, número de pessoas envolvidas, delegação de pacotes de trabalho, etc.
as 7 funções no PRINCE2
existem 3 funções principais para o PRINCE2: o conselho de projeto, o gerente de projeto e a equipe do projeto. Mas existem muitas funções suplementares que ajudam a garantir que os requisitos e padrões sejam atendidos e que o trabalho funcione sem problemas.
- o cliente é a pessoa que paga pelo projeto a ser concluído.
- o usuário usará as entregas do projeto ou será impactado pelo resultado do projeto. (Para alguns projetos, o cliente e o usuário podem ser a mesma pessoa.)
- o fornecedor é um especialista no assunto que fornece o conhecimento necessário para concluir o projeto projetando ou construindo o resultado final.
- o gerente de projeto é responsável por organizar, planejar e supervisionar o trabalho no projeto. Eles selecionam e gerenciam as pessoas que concluem as tarefas do projeto e são responsáveis por garantir que o trabalho seja feito corretamente e dentro do prazo.
- a equipe do projeto e o Gerente da equipe realmente arregaçam as mangas e realizam as tarefas do projeto. Os gerentes de equipe supervisionam os aspectos detalhados do trabalho diário e se reportam diretamente ao gerente de projeto.
- o administrador configura reuniões, mantém todos atualizados, rastreia documentação, etc. Em pequenos projetos, os gerentes de projeto geralmente assumem essa responsabilidade, mas se houver vários projetos em execução ao mesmo tempo ou o projeto for grande/complexo, um escritório de suporte a projetos normalmente é configurado para gerenciar essas tarefas.
Um dos 3 principais funções, o conselho de projecto, normalmente, inclui várias pessoas: o cliente (normalmente, um executivo sênior), o usuário final (ou um representante), e o fornecedor. Ele verifica a garantia do projeto a partir de três perspectivas únicas:
- o Cliente garante que o projeto ainda seja viável financeiramente, normalmente por meio de análise de custo-benefício.
- o Usuário garante que as necessidades do usuário sejam atendidas.
- o fornecedor verifica se o projeto está trabalhando para uma solução realista e prática.
em alguns projetos, o PRINCE2 assurance é feito por uma equipe imparcial e de terceiros.
o processo de 7 fases do PRINCE2
o processo PRINCE2 é dividido em 7 (surpresa!) fases:
1. Iniciando um projeto
- alguém envia uma solicitação para um novo projeto, chamado de mandato do projeto. O mandato do projeto é muito breve, cobrindo apenas por que o projeto é necessário e o que ele idealmente realizará.
- alguém avalia cada mandato do projeto para garantir que a empresa seja capaz de assumir o projeto.
- se aprovado, a pessoa que iniciou o projeto envia um resumo do projeto mais detalhado, que abrange as ações, recursos, mão de obra, etc. necessário para executar o projeto.
2. Dirigindo um projeto
- o conselho de projeto analisa e avalia os resumos do projeto com base na justificativa e viabilidade dos negócios para outra rodada de aprovação/desaprovação.
- o conselho de projeto decide o que precisa fazer para organizar e executar cada projeto aprovado e o que/como eles delegarão ao gerente de projeto.
3. Iniciando um projeto
- o gerente de projeto cria a documentação de iniciação do projeto, incluindo um plano de projeto abrangente e linhas de base para 6 metas de desempenho: tempo, custo, qualidade, escopo, risco e benefícios.
- os documentos de iniciação são enviados ao Conselho do projeto para aprovação. Uma vez que o conselho está confiante no plano do projeto, eles dão sua aprovação mais uma vez e o trabalho começa.
4. Controlando um estágio
- o gerente de projeto divide o projeto em “pacotes de trabalho” menores e os passa para gerentes de equipe e equipes para serem concluídos.
- o gerente de projeto supervisiona o progresso dos pacotes de trabalho durante cada etapa e intervém para ajudar a superar obstáculos ou corrigir erros, se necessário.
- os gerentes de equipe coordenam o trabalho diário detalhado e atuam como o elo entre o gerente de projeto e os membros individuais da equipe, ajudando a garantir que tudo corra conforme o planejado.
5. Gerenciando a entrega do produto
- o gerente de projeto verifica o progresso em relação ao resumo do projeto e garante que as entregas atendam às expectativas de qualidade do PRINCE2.
- o project board avalia os pacotes de trabalho concluídos e os aprova ou solicita revisões/alterações.
6. Gerenciar limites de estágio
- o gerente de projeto e o conselho de projetos revisam cada estágio para garantir que o projeto esteja progredindo de acordo com o plano e atendendo aos requisitos de garantia do projeto.
- em cada revisão, o conselho de projeto decide se deve continuar com a próxima etapa ou abandonar completamente o projeto.
- os gerentes de projeto realizam uma retrospectiva com a equipe do projeto para registrar as lições aprendidas e melhorar a próxima etapa.
7. Fechando o projeto
- quando o projeto estiver concluído, o gerente de projeto encerrará todos os threads soltos, incluindo documentação, resultados e relatórios do PRINCE2.
tipos de documentação PRINCE2
ao longo das 7 etapas do PRINCE2, os registros são mantidos para que o projeto permaneça organizado e no caminho certo. Esses registros também são usados para relatar ao Conselho do projeto, verificar os resultados em relação aos requisitos de qualidade e melhorar os processos de trabalho futuros.
- caso de negócios: Descrição detalhada de por que o projeto é necessário e seus benefícios esperados para os usuários e os negócios.
- registro de risco: lista a probabilidade e os impactos potenciais dos riscos e oportunidades.
- registro de qualidade: um registro em execução de verificações de qualidade que garantem que as entregas atendam às expectativas.Registro de problemas: uma lista de problemas e preocupações dos membros da equipe do projeto.
- log de lições: Notas sobre lições aprendidas para aplicar à próxima etapa de trabalho e/ou projetos futuros.
- diário de bordo: Um diário escrito pelo Gerente de projeto que relata atividade e progresso.
PRINCE2 em gerenciamento de projetos
Agora você conhece os fundamentos do PRINCE2! Então, como isso se compara a outras metodologias populares de gerenciamento de projetos? Quais são os benefícios dessa abordagem e as armadilhas potenciais? Confira nosso PRINCE2 FAQ para mais.
interessado em aprender mais sobre gerenciamento de projetos? Confira nosso guia de gerenciamento de Projetos, sua introdução final aos fundamentos do gerenciamento de projetos, melhores práticas curadas, um esboço detalhado da estrutura de gerenciamento de projetos e recursos para iniciantes, tudo em um só lugar.
