Kommuniser som en proff
det er universelt akseptert at gode PMs er lette kommunikatorer som ikke viker ved tanken på å kommunisere med team og klienter. Dette betyr å snakke med folk i person om en rekke emner – både lett og vanskelig i naturen. Prosjektledere kan heller ikke være blyg om å holde kommunikasjonen åpen til enhver tid og trenger å gjenkjenne det faktum at et helt team ikke kan kommunisere på samme måte. Det er et faktum: Ethvert prosjekt vil mislykkes uten en linje med solid kommunikasjon. Å være klar, konsis og ærlig når koordinere prosjekter er nøkkelen.
Vær En Kameleon
Å bli kjent med menneskene du jobber med og forstå hvordan de jobber og kommuniserer er viktig når du prøver å motivere et lag og oppnå tidsfrister, eller til og med enkle mål. MANGE GANGER må EN PM være et prosjekt kameleon for å få dette til å skje.
Å Utarbeide en kommunikasjonsplan for teamet ditt kan være nyttig, men å tvinge en kommunikasjonsstruktur vil ikke alltid fungere for alle. Som prosjektleder må du finne ut hvordan du kommuniserer med de ulike personlighetstypene i teamet ditt. Du kan angi riktige forventninger, men hvis du ignorerer lagets preferanser og bare gjør ting på din egen måte, finner du flere barrierer for suksess.
Husk, det handler ikke bare om deg og din prosess som PM. Det handler om å jobbe med teamet for å komme opp med en struktur som fungerer for alle.
du kan spørre, hvorfor endre kommunikasjonsstrategi fra prosjekt til prosjekt? Denne tilnærmingen kan bli forvirrende for deg. Tenk på det: Hvis du legger tid og krefter på å bli kjent med teamet ditt og lage en plan med dem, vil alle kjøpe seg inn. I virkeligheten vil de kommunisere på en måte som gjør dem komfortable og levere på prosjektene dine med mindre innsats, forvirring og frykt.
Alltid Vite Status For Prosjektet
Statusmøter og ukentlige statusrapporter er uvurderlig for deg som prosjektleder. De hjelper deg med å holde oversikt over neste trinn, handlingselementer og prosjektrisiko. Bruk en ukentlig statusrapport for å være åpen om budsjett, prosess og for å unngå vanskelige samtaler om at du trenger mer tid eller penger for å fullføre et prosjekt.
det er verdi i omgruppering regelmessig for å snakke om hva som skjer og hva teamet er ansvarlig for når som helst. Hvis du arbeider med klienter, er det en god prosjektledelsespraksis å kommunisere prosjektdetaljer og planlegge oppdateringer skriftlig på ukentlig basis også. Selv hopper på telefonen for å snakke gjennom en statusrapport vil bidra til å styrke prosjekt tidsfrister og bygge rapport. Husk, det er aldri en dårlig ting å plukke opp telefonen!
Enten kommunikasjonsstilen din er via e – post, telefon, direktemelding, post, bæredue-det er avgjørende at du finner en måte å gjøre poenget ditt kjent på.
Sett forventninger og aldri forlate dem
Innstilling og styring av forventninger er en av de vanskeligste ferdighetene en prosjektleder må utvikle. I begynnelsen av et prosjekt er det mange ukjente. Men når du bygger viktige prosjektledelsesleveranser, for eksempel et omfang, tidslinjer og en prosjektplan, kan du angi klare forventninger med teamet og klientene.
Definer Omfang
hvert prosjekts forventninger bør settes av et godt skrevet arbeidsomfang. Hvis firmaet ikke har dokumentasjon for å sikkerhetskopiere en bestemt prosjektforespørsel, oppretter du den. Det trenger ikke å være et fancy, formelt dokument! Men noen skinn av et omfang vil bidra til å gi deg og ditt team med retningslinjer og forventninger til hva teamet vil levere.
det er også lurt å sette seg ned med teamet og klienter i begynnelsen av et prosjekt for å gjennomgå omfanget i forbindelse med prosjekttidslinjen. Dette betyr at du må forklare nivåer av innsats knyttet til oppgaver.
Å Ha denne typen samtale tidlig vil holde kundene informert om nivået på innsatsen som teamet ditt vil sette inn i alle aspekter av prosjektet. Det vil også holde dem engasjert i prosessen.
Hold Hyppige Innsjekkinger
mellom tidsfrister, sjekk inn på det kommende dokumentet eller leveringsmilepælene. Ta deg tid til å snakke med teamet om hva hver oppgave innebærer. Er noen leveranser endres basert på tidligere arbeid? Vil det påvirke omfanget og tidslinjen?
Check-ins lar deg gi teamet betimelig, konstruktiv og nyttig tilbakemelding for å gjøre sluttleveranser sterkere. Husk når det gjelder å sette forventninger, det er ingenting galt med å gjenta deg selv så lenge repetisjon er meningsfylt og tidsbestemt akkurat!
TeamGantt Tips: Bruk teamsamarbeidsfunksjonene I TeamGantt til å kommunisere innsjekkinger med teamet ditt om oppgaver og prosjekter.