の間のすべて雇用主として、従業員の人事ファイルに記録を保存するのはあなたの責任です。 新しい雇用文書から給与情報まで、さまざまな文書（およびいくつかの機密情報）を安全に保管し、手元に保管する必要があります。 では、従業員ファイルには何が含まれているはずですか？
従業員ファイルには何が必要ですか？
組織を維持し、法的要件を満たし、意思決定（昇給など）を行いたい場合は、従業員の文書を保管する必要があります。 しかし、法的には、同じ従業員のためのものであっても、すべての従業員レコードを1つのファイルにまとめることはできません。 人事ファイルによって情報を分離するためのいくつかの要件があります。 言うまでもなく、いくつかのレコードを他のレコードよりも長く保存する必要がある場合があります。
従業員ごとに保存する必要があるさまざまな文書があります。 また、ファイルの種類と機密性の有無に応じて、他のファイルとは別に保管する必要がある場合があります。 通常、各従業員ファイルに保持する必要があるものは次のとおりです:
- メインファイル
- 雇用前情報
- 個人情報
- ビジネス固有のフォーム
- ジョブパフォーマンス記録
- 分離/終了情報（該当する場合）
- 機密情報
- 給与記録
- 給付情報
- 医療記録
- フォームI-9
- 直接預金情報
メイン従業員人事ファイル
解雇された従業員を含む各従業員の従業員ファイルを保持します。 メインの従業員ファイルには、従業員の社会保障番号やフォームI-9などの機密情報やフォームを含めるべきではありません。 代わりに、それらは別々のファイルに入ります（後で説明します）。
従業員のメインファイルには、雇用前の情報や署名された承認フォームなどの基本的な情報が含まれている必要があります。 以下の従業員のメインファイルに含める必要があるものを見てみましょう。
雇用前情報
従業員を雇用するときは、各労働者の特定の雇用前情報を保存することをお勧めします。 そうすれば、必要に応じてそれを参照することができます。 あなたが候補者のためのインタビューと雇用プロセスを通過するとき、あなたは一般的に彼らから次の情報を収集します:
- 求人アプリケーション
- 履歴書
- 面接ノート
- 推薦状
従業員を雇うときは、上記の情報を従業員の人事ファイルに安全に保管してください。 また、他の雇用文書（例えば、提供の手紙）に握り、前賃借り情報からそれらを別保って下さい。 また、いくつかの雇用形態および情報は機密に保たれるべきであることに留意してください（例えば、フォームI-9）。
個人情報
従業員のSSNのような個人情報を従業員の人事ファイルに保管するべきではありませんが、個人情報をすぐに入手できるようにしてくださ
従業員の人事ファイルに保存できる個人情報のいくつかの部分は次のとおりです:
- 従業員の連絡先情報（名前、住所、電話番号）
- 緊急連絡先の詳細
ビジネス固有のフォーム
あなたのビジネスによっては、従業員があなたのために働 これらの署名された文書は、保管のために各従業員の人事ファイルに保管する必要があります。
ここでは、収集して保存する必要がある場合がありますいくつかの確認フォームがあります:
- 従業員ハンドブック
- 署名された契約またはその他の契約
- ポリシーの変更
仕事のパフォーマンス
従業員のファイルのセクションには、仕事のパフォーマ 従業員のパフォーマンスを測定するために、従業員ごとに次のレコードを保持します:
- ジョブの説明
- パフォーマンス評価とレビュー
- 出席記録
- ジョブの変更と昇進
- トレーニング情報
- 警告および/またはその他の懲戒処分（該当する場6933>
従業員を解雇したり、従業員があなたの会社を離れる場合は、労働者の人事ファイルに記録しておくようにしてください。 あなたと従業員のパートの方法の場合は、次の情報をレコードに保存します:
- 出口インタビュー
- 終了情報（従業員が退職した理由や解雇された理由など）
- 雇用最終日
- 従業員の辞表（該当する場合）
- その他の出口書類作成
機密情報
機密保持すべき記録には以下が含まれます:
- 給与記録
- 給付情報
- 医療記録
- フォームI-9
- その他の機密記録
給与記録
従業員給与記録には、従業員の支払いに関係するものが含まれ これには以下が含まれます:
- 給与率
- 残業手当
- ボーナス給与や手数料などの追加賃金
- 給与スタブ
- 源泉徴収税フォーム（フォームW-4および州W-4フォームなど）
- 経費払戻情報
- 昇給ドキュメント
- 支払われた賃金の支払期間
- 給与履歴
- 賃金garnishments
- タイムカード
- 労働時間
- 残りの時間オフ
給与記録は個人情報他の従業員ファイルとは別に保管してください。
福利厚生情報
あなたのビジネスで従業員の福利厚生を提供する場合は、機密ファイルにレコードを保存する必要があります。 また、それらを他のファイル（給与記録など）とは別に保持する必要があります。
従業員に福利厚生を提供する場合は、以下の情報を各従業員のレコードに保存します:
- 利点情報（例えば、健康、視野、歯科、等。)
- 給付のための登録フォーム
- 給付のための偏角フォーム
医療記録
障害を持つアメリカ人法(ADA)は、従業員の医療記録を他の従業員の記録 各従業員の医療記録をメインファイルの一部に保管してください。:
- 家族医療休暇法（FMLA）フォームと要求
- 医師伝票
- 健康診断
- 休暇の葉
- 労働者の補償請求
- 障害クレーム
- 宿泊要求
- 薬物検査結果
- 傷害記録
フォームI-9
フォームi-9は、従業員が米国で合法的に働くことが許可されていることを確認するフォームです。 従業員を雇うとき、形態W-4のような他の新しい賃借りの書類事務と共にこの形態を、集める。
米国市民権移民局（USCIS）は、フォームI-9をメインファイルおよび機密ファイルとは別に保管することを推奨しています。 すべての従業員のフォームI-9を1つのファイルに保存して、検査の場合にすべての従業員に簡単にアクセスできるようにします。
その他の機密記録
上記のファイルを他のドキュメントから分離しておくことに加えて、次のような他の従業員レコードを秘密裏に保存する必要があ:
- 直接預金フォームと銀行情報
- バックグラウンドチェック
- 調査記録
- 従業員機会均等（EEO）レコード（自己識別フォームなど）)
なぜ従業員レコードを保持する必要がありますか？
だから、とにかく、従業員の記録を保持することについての大したことは何ですか？ まあ、いくつかのケースでは、それは法律で要求されています。 そして、他のケースでは、ちょうどあなたの指先で情報を持っていることをお勧めすることができます。 整頓された従業員のファイルを維持することはああ-そう-重要である理由をいくつかの理由を見てみましょう。
意思決定に役立つ
雇用主は昇進、昇給、降格などの意思決定を行う必要があります。 パフォーマンスレビュー、時間と出席の記録、および同様の情報のような従業員の記録を持つことは、これらの決定を容易にするのに役立ちます。
は、連邦、州、および地方の法律に準拠しています
あなたは、ビジネスオーナーとして、特定の連邦、州、および地方の規制を遵守する必要があります。 たとえば、IRSとFLSAは、指定された時間のために給与関連の情報を保持するためにあなたを必要とします。
法律の遵守を維持するために、源泉徴収、賃金情報、およびその他の関連するフォームなどの情報を手元に保管してください。
あなたの記録を整理する
一般的に言えば、整理されたままに従業員の記録を保持する必要があります。 あなたの従業員は、オンボーディングプロセス中にさまざまなフォームにサインオフし、登録を開きます。
これらの記録を失った場合、従業員が契約を承認したという証拠はもはやありません。 訴訟やIRSの監査がある場合は、従業員の謝辞の証拠なしに罰則、罰金、および裁判所の手数料に直面する可能性があります。
従業員の記録を保存することで、後で必要になる場合に備えて、これらの文書をすべて整理しておくことができます。
従業員人事ファイルの整理方法
従業員人事レコードを整理して保存するには、紙のファイルを保存したり、ペーパーレスレコードを持つことができます。 レコードの保存方法に関係なく、それらが安全であることを確認してください（特に機密レコード）。
紙のファイルをロックされたファイリングキャビネットのような安全な場所に保管し、紙のコピーにアクセスできる人を制限します。 各従業員が自分のファイルを持っていることを確認して、レコードを混在させないようにしてください。 そしてもちろん、主要な従業員ファイルを機密ファイルから分離します。
あなたが紙の文書を保存するというアイデアのファンではないなら、代わりにペーパーレスのルートを行くことができます。 紙の文書をスキャンしてコンピュータなどのデバイスにアップロードすることで、ペーパーレス従業員のファイルを保管します。 HRソフトウェアを使用している場合は、従業員のファイルをクラウドに安全に保存し、ファイルを自動的にバックアップできる場合があります。
何をしても、ファイルが破損したり紛失したりした場合に備えて、ファイルをバックアップする方法があることを確認してください（洪水やコンピュー
従業員は自分のファイルにアクセスできますか？
ある時点で、従業員は自分の従業員ファイルにアクセスしたいと思うかもしれません。 ほとんどの州には、ファイルにアクセスして文書のコピーを作成する従業員の法的権利に関する特定の法律があります。
ほとんどの場合、従業員は要求を行った場合、ファイルへのアクセスを許可されます。 あなたの条件についてそして特定の規則のために学ぶためにあなたの州の労働部を点検しなさい。
従業員のファイルをどのくらい保持する必要がありますか？
法律では、従業員のファイルを一定の時間保持する必要があります。 時間の長さは、レコードの種類とあなたの状態の記録保持の要件に基づいて変化することができます。 通常、従業員ファイルを保持する必要がある期間は次のとおりです:
- レンタル前の記録: あなたが誰かを雇ってから1年後には、（あなたが雇っていない候補者を含む）連邦標準です。 多くの州では、雇用前の書類を少なくとも三年間保持する必要があります
- バックグラウンドチェック情報:一年
- 給与記録(例えば、支払われた賃金):三年
- タイムカードと作業スケジュール:二年
- パフォーマンス関連情報:従業員が会社を離れてから一年
- 医療記録:従業員が会社を離れてから三年会社
- 福利厚生記録: 従業員が会社を辞めてから三年
- フォームI-9:従業員が雇用されてから三年または雇用が終了してから一年後
- 雇用税書類(フォームW-4など):四年
- 事故1770>必要な時間よりも長く記録を保持することができます。 結局のところ、あなたはあまりにも注意することはできません。 たとえば、給与記録を少なくとも3年間保持する必要があります。 しかし、あなたが望むなら、あなたはそれらをさらに長く保つことができます。
上記の時間枠の中には、州の要件によっては長くなったり短くなったりするものがあることに注意してください。 従業員のファイルを保持する期間の詳細については、州に確認してください。
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この記事は、November25,2015の元の出版日から更新されました。
これは法的助言を目的としたものではありません。