あなたのビジネスはペーパーレスになることのすべての利点を実現しました：それは地球に優しいです、あなたの文書はいくつかのキーストロークで検索可能 それは右、それにあるすべてについてですか？
間違っています。
それだけでペーパーレスになることができると思うなら、あなたはおそらくあなたのファイルのメタデータを利用していません。
メタデータとは何ですか？
メタデータは、ドキュメント内のデータではなく、ドキュメントに関するデータです。 それはすべてを検索可能にするものですが、それよりもあなたのワークフローのためにはるかに多くを行うことができます。 ファイルの分類と整理に役立つこの情報は、IT専門家がそれを探していない限り、通常は見えません。 メタデータの機能、作成方法、最適化方法をより深く理解することで、メタデータを活用してビジネスプロセスを改善することができます。
なぜそれが重要なのですか？
Googleは検索で世界を快適にしました。 あなたの会社が文書管理に使用する検索可能なデータベースは、あなたがそれを理解するかどうかにかかわらず、すでにファイルのメタデータを利用して ここに理由があります:
ドキュメントの分類
手動で行うと、サーバーまたはデータベースにドキュメントを保存するには、ユーザーが新しいドキュメントを保存する特定のフォル これには時間がかかり、データベースが大きく階層的になればなるほど、これは長くて混乱します。 それは生産性の下水管である。
メタデータプロトコルは、作成者、作成日時、キーワードなどによって、事前に選択されたパラメータに基づいて、新しい文書に分類タグまたはidを自動的に与 このようなファイルが保存されると、メタデータマーカーによって事前に指定された場所に自動的に保存されます。
データ共有が改善されました
ファイルを検索するときにこれが提供するより簡単なアクセスは、ドキュメントの作成者だけに限定されません。 時間と空間に関係なくコラボレーションは、ペーパーレス、クラウド移行の明らかな利点であり、優れたメタデータの利用は、これをはるかに容易にします。 よく詳細な説明と適切なカテゴリタグを使用すると、グループやクライアントと共有する必要があるドキュメントは、ワークフローを劇的に改善し、あまりにも、あなたの共同作業者のためにそれが無限に容易になります。
説明責任の改善
メタデータには、特定のファイルまたはドキュメントの履歴に関する情報も含まれています。 あなたはそれに加えられた変更の証跡を見つける場所です,それへのアクセスを許可されているユーザー,そして実際にそれにアクセスしたユーザー,とりわけ. デジタル文書のライフサイクルを細かく追跡することで、将来の監査が容易になり、高度に規制された業界で準拠を維持するために必要です。
キーワードの追加
メタデータの使用方法を理解したら、すべてのファイルを無限に見つけやすくするキーワードをドキュメントに追加できます。 さまざまな文書や文書のクラスにキーワードを割り当てることで、数秒でそれらを見つけることができます。
チームに教える
メタデータが重要であることをチームに伝えるだけでなく、抽象化ではなくパフォーマンスを向上させる方法を示してください。 新しい情報やアプリケーションが発生したときに開催される定期的なトレーニングセッションは、どのITツールにとっても重要ですが、誰もが良いメタデー
クラフトサウンド、一貫性のあるポリシー
一貫性は、効果的なメタデータポリシーの鍵です。 チーム全体が文書を割り当てるタグとクラスを知っていることを確認してください。 たとえば、ある従業員がファイルを”買掛金勘定”としてタグ付けし、別の従業員が同じ文書または関連文書を”負債”としてタグ付けし、さらに別の従業員”チームの全員に配布され、説明されている健全なポリシーは、あなたの未払い債務に関する情報を見つけて管理することをはるかに容易にします。
ホスピタリティ、ヘルスケア、高等教育、製造業のいずれにせよ、すべての部門が健全なメタデータポリシーと実践を理解し、実装することで、より良い検索と管理の恩恵を受けることができます。 効率性とワークフローのこれらの即時の利益を超えて、このデータについて、あなたのデータは、あなたのチームがどのように動作していると改善が行われる可
チームの作業方法を改善するためのメタデータの利用の詳細については、PaperWiseの専門家に連絡するか、今日の無料のパーソナライズされたデモをスケジュー