Hai un grande annuncio da fare e ti stai chiedendo quando inviare il tuo comunicato stampa?
Con il 57% degli editori di alto livello che ricevono tra 50 e 500 piazzole a settimana, è fin troppo facile per la tua email pitch perdersi nel rumore.
Poiché hai solo una possibilità – o forse una seconda – per attirare l’attenzione e leggere la tua email, devi prepararti per il successo.
In questa breve guida, usiamo la logica e il buon senso per spiegare qual è il momento e il giorno migliori per inviare i tuoi comunicati stampa.
Entriamo in esso.
Qual è il giorno migliore per inviare un comunicato stampa?
Il giorno migliore per inviare un comunicato stampa è tra lunedì e mercoledì.
Questo è secondo la nostra analisi dei dati provenienti da una serie di fonti che hanno esaminato i tassi di apertura e i tassi di risposta dei comunicati stampa e delle e-mail di sensibilizzazione in generale.
Le aziende che fanno un sacco di freddo outreach e inviare un sacco di comunicati stampa non sono d’accordo esattamente il giorno migliore della settimana, ma questi tre giorni – Lunedi, Martedì e Mercoledì – sembrano essere il consenso.
Analizziamo quegli studi per te:
- Fractl dire che da lunedì a mercoledì sono i migliori tre giorni di tempo per inviare un comunicato stampa
- Uno studio condotto dall’Assedio dei Media di “temperatura ambiente” e-mail – che non sono completamente out of the blue – ha mostrato che il lunedì era il giorno migliore della settimana per inviare messaggi di posta elettronica come un comunicato, con una mail di aprire un tasso di oltre il 20%
- La stessa ricerca ha trovato che i tassi di apertura sono sicuramente più bassi di mercoledì, ma la percentuale di risposta per le pubbliche relazioni e-mail è stata solo 0.3% in meno rispetto a lunedì
- MarketingProfs segnalato su un Business Wire studio che ha detto che i giornalisti preferiscono avere una storia piantato su un martedì
- Un po ‘ più vecchio di studio da Ragan trovato che i comunicati stampa di martedì o mercoledì sono stati più probabilità di essere condiviso sui social media
- GetResponse guardato campagne di email marketing, che sono leggermente diverse, nel pubblico, e lo scopo, ma hanno fatto trovare che le e-mail inviate in un martedì ottenuto il meglio di click-through-rate
- A Backlinko, hanno trovato che outreach e-mail inviate in un mercoledì erano più probabili per ottenere una risposta, ma c’era solo una differenza di 0.14% tra il migliore e il peggior giorni, come potete vedere qui sotto…
Se ci danno ogni giorno un punto per ogni volta che è consigliato da uno di questi studi, il martedì e il mercoledì legame con quattro punti ciascuno, e lunedì ha tre punti, quindi è un invito a chiudere.
Tornando allo studio Fractl, hanno scoperto che poco meno della metà dei giornalisti intervistati ha un turnaround di due giorni sul loro contenuto, quindi ha senso che i giorni peggiori per inviare un comunicato stampa sono giovedì o venerdì quando avranno già le loro storie in fila per la settimana.
La maggior parte delle persone ha molto da recuperare il lunedì, specialmente in termini di e-mail, quindi martedì e mercoledì hanno molto senso in termini di giorno per avere gli occhi sul comunicato stampa che stai inviando.
Questo è il giorno migliore della settimana per inviare un comunicato stampa, ma a che ora dovresti premere invia?
Qual è il momento migliore per inviare un comunicato stampa?
La mattina è il momento perfetto per inviare un comunicato stampa, con un tempo che non è l’ora o mezz’ora, quindi 9:46 am piuttosto che 10:00 am, per esempio.
La maggior parte dei marketer utilizza un software di sensibilizzazione per automatizzare l’invio di comunicati stampa e la maggior parte degli strumenti può pianificare le e-mail solo all’ora o alla mezz’ora.
Ciò significa che i media e i giornalisti di solito vedono un afflusso di e-mail alle loro caselle di posta in questi momenti in modo che il tuo comunicato stampa possa perdersi nel rumore.
A Fractl, pensano che la mattina fino a mezzogiorno sia un buon momento per licenziare il tuo comunicato stampa, mentre Siege Media è più specifico con le e-mail inviate tra le 8 e le 9:00 del mattino per ottenere i migliori tassi di apertura e clic.
Nel frattempo, Ragan mette un tempo di 7 a 9:00 sul momento migliore per inviare il rilascio.
Poiché i giornalisti sanno che la maggior parte dei comunicati stampa vengono inviati in anticipo, tendono a pianificare la loro giornata lavorativa intorno ad esso – caffè del mattino seguito da passare attraverso i comunicati stampa del giorno.
Ciò che è super importante da ricordare con tutto questo è il fuso orario locale.
Sia che tu stia coordinando un lancio di vendite globale o che tu voglia semplicemente far leggere i tuoi sforzi di PR negli Stati Uniti, dovrai essere consapevole del fuso orario in cui il giornalista riceverà il tuo rilascio.
Vuoi cadere nella casella di posta dei giornalisti e degli editori che stai prendendo di mira la mattina presto, ma non così presto che il tuo comunicato stampa è annegato da tutti gli altri che sono atterrati prima di esso.
Conoscere il tempo di non inviare il tuo comunicato stampa è altrettanto vitale per ottenere la tua storia raccolta.
Non inviare il tuo comunicato stampa fuori dall’orario di ufficio, a meno che non sia una notizia importante che non può aspettare fino al mattino.
Se si dispone di ultime notizie, essere sicuri di seguire con i social media o contatto telefonico in modo che sicuramente viene raccolto.
Un’altra eccezione alla regola di consegna dei comunicati stampa diurni è quando si dispone di comunicati finanziari da inviare.
Questo tipo di notizie – su titoli, indici e valuta – generalmente esce alla fine della giornata, e i giornalisti in questo campo ne sono ben consapevoli.
Fai del tuo meglio per evitare di inviare un comunicato stampa il venerdì pomeriggio, nessuno vuole trattare con le email alla fine della settimana lavorativa e probabilmente verrà deviato al lunedì mattina, se ottiene la copertura dei media.
È ora di esaminare alcune specifiche su quando inviare un comunicato stampa.
Il lunedì è un buon giorno per inviare un comunicato stampa?
Il lunedì non è il giorno migliore della settimana per inviare un comunicato stampa, ma non è nemmeno il peggiore.
La tua email di comunicato stampa ha una ragionevole possibilità di essere aperta di lunedì, 7.5% secondo Backlinko, ma ci sono giorni migliori.
Il lunedì è il giorno più trafficato della settimana per te?
È per noi, e generalmente è anche per scrittori, giornalisti e redattori, quindi non intasare la loro casella di posta già sporgente se non è necessario.
Tuttavia, vale la pena notare che l’indagine di Fractl sui professionisti dei media ha rilevato che poco meno del 25% degli intervistati ha avuto un tempo di consegna di sei giorni per ottenere una storia.
Ciò significa che l’invio del tuo comunicato stampa di lunedì potrebbe funzionare se stai inviando la notizia una settimana prima che l’evento, la vendita o la notizia si interrompano.
Se hai un buon comunicato stampa con un soggetto forte e un contenuto coinvolgente, inviare il tuo comunicato stampa di lunedì non è l’idea peggiore, ma hai opzioni migliori.
Diamo un’occhiata all’altra fine della settimana.
Il venerdì è un buon giorno per inviare un comunicato stampa?
Il venerdì è probabilmente il peggior giorno della settimana per l’invio di comunicati stampa.
Rendere il tuo media pitch di venerdì è probabile che lo veda rimbalzato al lunedì comunque o ignorato del tutto.
PR i professionisti sanno di non inviare un comunicato stampa di venerdì – a meno che non sia assolutamente vitale – quindi è una lezione utile da imparare ora.
Perché il venerdì è così notoriamente cattivo per l’invio di notizie e comunicati stampa ai media?
A meno che non si tratti di contenuti di attualità, il giornalista che stai prendendo di mira probabilmente ha già riempito il tempo di lavoro del venerdì.
Nessuno vuole correre in giro cercando di riferire su una storia di venerdì, quindi i media avranno già i loro contenuti o altri compiti di lavoro in fila per la fine della settimana.
A parte il fine settimana, il venerdì è il giorno peggiore della settimana per le aperture, i clic e le risposte alle e-mail, dicono i dati che Siege Media presenta nello stesso studio che abbiamo esaminato in precedenza.
Per quanto tu possa sentirti tentato di invertire la tendenza e inviare un comunicato stampa nel momento meno popolare, è probabilmente una mano perdente.
Se riesci a risparmiare le risorse per fare un test A/B, puoi vedere di persona come il venerdì si confronta con il lunedì per un comunicato stampa e i dati potrebbero rivelarsi utili.
Gli unici giorni peggiori del venerdì sono i fine settimana quando si tratta di far leggere al pubblico di destinazione le e – mail dei comunicati stampa-La ricerca di Backlinko sulle e-mail di sensibilizzazione generale ha visto i tassi di apertura scendere del 1.76% durante il fine settimana rispetto agli altri cinque giorni.
Ora conosciamo i giorni popolari e il momento migliore della giornata per inviare un comunicato stampa, dovremmo ora esaminare alcune altre considerazioni sui tempi del comunicato stampa.
Con quale anticipo si deve inviare un comunicato stampa?
Dovresti inviare il tuo comunicato stampa due o tre settimane prima di un evento come una conferenza o l’apertura di un negozio, mentre un passo per una rivista patinata potrebbe essere necessario uscire mesi prima del tempo.
È necessario bilanciare due considerazioni qui:
- Devi dare a giornalisti e scrittori la possibilità di entrare nel loro programma
- Vuoi preservare la loro paura di perdere, o FOMO, e non dare loro il tempo di compiacersi
JournoLink, un servizio di distribuzione di comunicati stampa, rompe i tempi di consegna in tre grandi categorie:
- riviste Patinate con problemi stagionali che si desidera destinazione bisogno di tre-sei mesi di preavviso, con il comunicato stampa
- Per catturare l’attenzione dei media per gli eventi in programma e lanci di prodotto, invia il tuo comunicato stampa due o tre settimane in anticipo
- Per gli argomenti di tendenza o di commento sull’attualità che sono nella tua timoneria, è necessario inviare il vostro comunicato senza ritardo
Ottenere il vostro i tempi di distribuzione di destra può essere la differenza tra ottenere il vostro evento pubblicizzato una settimana prima o il giorno prima, o la messa di san Valentino edizione di una rivista a tutti.
Come abbiamo coperto un po ‘ prima, quando il tuo comunicato stampa è urgente – forse stai eseguendo una vendita flash o hai dovuto annullare un evento – un follow-up con i giornalisti che stai cercando di contattare ti aiuterà a ottenere la copertura urgente di cui hai bisogno.
Ora conosci i migliori tempi di consegna per i tuoi prodotti e comunicati stampa, stiamo andando avanti.
Quanto spesso si dovrebbe inviare comunicati stampa?
Dovresti inviare comunicati stampa ogni volta che hai qualcosa di interessante da dire, senza esagerare.
Hai consumato media tutta la tua vita in modo da sapere che tipo di cose prese di notizie, stazioni radio e riviste sono interessati a coprire.
Mentre tutto ciò che fa la tua piccola impresa o il tuo grande marchio è molto importante per te, il tuo pubblico di destinazione vuole sentirne parlare?
Se inizi a bombardare i giornalisti con notizie irrilevanti o spam, rischi di essere aggiunto alla loro lista di spam!
Allo stesso modo, quando si sceglie di pesare su argomenti di tendenza, tenerlo rilevante e cercare di non gridare solo nel vuoto.
Se la tua organizzazione ha una conoscenza approfondita di un nuovo atto legislativo o è direttamente interessata da un evento di notizie, viene richiesta una versione, ma non commentare ogni piccola cosa là fuori.
Può essere controproducente avere anche un numero di destinazione per i tuoi comunicati stampa.
Decidere di fare un rilascio al mese potrebbe sembrare un passo logico, ma puoi finire per creare una storia per il gusto di farlo e sprecare le tue risorse.
Ciò che conta davvero è la qualità rispetto alla quantità.
Vuoi costruire una reputazione positiva tra i giornalisti con cui ti impegni in modo che quando il nome della tua azienda atterra nella loro casella di posta, si distingue e attira la loro attenzione.
Avanti, stiamo guardando ciò che va in un grande comunicato stampa in modo che la vostra conoscenza dei migliori giorni e orari è messo a buon uso.
A cosa prestare attenzione quando si invia un comunicato stampa?
Un buon comunicato stampa sembra lo stesso per i professionisti PR e quelli appena agli inizi del viaggio per generare interesse per la loro attività o marchio.
C’è una formula piuttosto standard per come mettere insieme un comunicato stampa che renderà la tua email facile da capire per il tuo lettore e desideroso di lavorarci.
Se si sceglie di lavorare con i modelli di comunicato stampa o creare il proprio, ci sono alcune considerazioni oltre a inviarlo al momento giusto e nel giorno giusto.
Ecco i nostri quattro migliori consigli per ottenere la vostra distribuzione PR sul punto.
Suggerimento #1: Pitch the right journalist
È necessario ottenere il vostro comunicato stampa di fronte alla persona giusta in una società di media per avere alcuna possibilità di essere raccolto.
Infatti, l ‘ 80% dei comunicati stampa che non vengono raccolti sono dovuti al fatto che il comunicato stampa è irrilevante per lo scrittore o l’editore che lo riceve, trovato il sondaggio Fractl.
Ciò significa che è fondamentale che tu faccia la tua ricerca e ottieni l’indirizzo email giusto per la pubblicazione con cui vuoi entrare in contatto.
Se i comunicati stampa faranno parte della tua strategia di marketing e divulgazione dei contenuti, dovresti considerare la creazione di un elenco di media – un elenco di contatti rilevanti per il tuo settore.
Vale la pena notare che la possibilità che il tuo comunicato stampa venga letto varierà in base al settore in cui ti trovi.
Giornalisti ed editori nelle nicchie automobilistiche e finanziarie sono quelli meno propensi ad aprire il tuo comunicato stampa, mentre gli scrittori di lifestyle, viaggi e cibo sono più ricettivi alla lettura di ciò che invii.
Non puoi cambiare improvvisamente la nicchia in cui si trova la tua attività, ma essere consapevoli di questi tassi di successo ti aiuterà a capire quante persone dovrai lanciare per farti notare.
Passando al prossimo fattore importante da considerare quando si invia un comunicato stampa.
Suggerimento #2: Struttura correttamente il tuo comunicato stampa
Rendere accessibile il tuo comunicato stampa renderà sicuramente più probabile generare una copertura mediatica guadagnata per il tuo marchio.
Giornalisti e scrittori sono persone impegnate; si vuole fare in modo di dare loro tutto quello che stanno cercando in un modo che è familiare a loro.
Ci sono alcuni componenti chiave per la struttura di un comunicato stampa, come ad esempio:
- Un killer riga di oggetto che si distingue da tutti per il rumore
- Un ben progettato il logo della società che possono essere utilizzati in qualsiasi media di copertura
- Tutte le informazioni di contatto per voi e chiunque altro nella società, che può mettere in campo query
- Il dateline, anche se c’è un embargo sulle notizie
- Un titolo – e, talvolta, un subheadline – che espone la storia a venire
- Il testo che in modo chiaro e spiega in modo semplice che cosa i vostri notizia è scritta in un modo che si adatta allo stile della tua nicchia
- il Tuo standard, che è un spiegatore a proposito di ciò che la vostra azienda è e alcuni risultati chiave
Vale anche la pena di aggiungere dettagli come le maniglie dei social media alla chiusura del tuo comunicato stampa e-mail, che può dare legittimità e dimostrare che non sei un bot senza volto l’invio di una e-mail.
Nello studio di Fractl, hanno anche scoperto che giornalisti ed editori apprezzano davvero un approccio multimediale ai comunicati stampa, come l’inclusione di video esplicativi.
Notano anche che le infografiche sono il tipo di contenuto multimediale più richiesto dalle pubblicazioni, quindi aggiungerle alla versione lo farà risaltare.
Dai ai tuoi destinatari ciò che stanno cercando e aumenta davvero le tue possibilità di essere notato.
Un altro suggerimento sta arrivando.
Suggerimento # 3: Prestare attenzione alla distribuzione
Ottenere il vostro comunicato stampa distribuzione destra è assolutamente vitale per il successo dei vostri sforzi di PR.
Puoi avere contenuti sorprendenti, ma se lo invii in modo errato, allora è stato tutto inutile.
Abbiamo già parlato di alcune delle cose chiave da considerare quando distribuisci il tuo comunicato stampa, ma le metteremo tutte insieme in modo da poterle controllare:
- Scegliere il momento giusto della giornata per inviare una e-mail
- Scegliere l’appropriato giorno della settimana per ottenere il vostro e-mail a leggere
- Trovare le persone giuste per inviare il comunicato stampa
- Personalizza ogni e-mail che si invia con il nome del destinatario
Si può anche scegliere di utilizzare un comunicato stampa, di distribuzione, di agenzia, invece, come PR Newswire o Businesswire, ma questi servizi possono essere costosi se siete una piccola impresa o che ha appena iniziato il tuo PR di viaggio.
Fare il proprio outreach utilizzando uno strumento come Respona per trovare i contatti giusti per voi e personalizzare i modelli di comunicato stampa è un ottimo modo per gestire i propri sforzi di PR e costruire una forte rete di persone è possibile contattare quando è il momento di ottenere le vostre notizie là fuori.
Tempo per il nostro ultimo comunicato stampa suggerimento per voi.
Suggerimento #4: Non dimenticare di seguire
Dopo aver inviato il tuo comunicato stampa iniziale, un’e-mail di follow-up è molto importante per assicurarti di essere notato.
Lo studio di Backlinko che abbiamo esaminato in precedenza ci dice che avere una sequenza di follow-up di e-mail può raddoppiare il tasso di risposta.
Anche l’invio di una e-mail di follow – up può aumentare il tasso di risposta da 8.5% a 14.1% – è sicuramente vale la pena.
Quando invii il tuo comunicato stampa utilizzando Respona, sei in grado di pianificare automaticamente la sequenza di email di follow-up.
Naturalmente, non vuoi che il tuo follow-up sia fastidioso e venga contrassegnato come spam, quindi cronometralo bene.
L’invio di un follow-up ogni giorno per una settimana infastidirà i destinatari e può atterrare nella temuta cartella spam.
Qui a Respona, ti consigliamo di seguire il tuo comunicato stampa circa cinque giorni dopo l’invio dell’originale.
Ricordate come abbiamo guardato i tempi di consegna per il vostro comunicato stampa in precedenza?
Inviando il tuo comunicato stampa in anticipo, ti stai dando il tempo di inviare le email di follow-up che sappiamo essere così importanti per i tuoi sforzi di PR.
È ora di chiudere.
Ora a voi
Abbiamo finito!
Questo è tutto ciò che devi sapere sulle migliori pratiche quando si tratta di inviare un comunicato stampa al momento giusto e nel giorno giusto.
Una volta che inizi a lavorare sulla tua strategia di stampa e media, inizierai a capire il tempismo ottimale per l’invio dei tuoi comunicati.
Ci vorrà un po ‘ di apprendimento per ottenere davvero la tua strategia generando copertura mediatica, brand awareness e backlinks, ma PR ha sicuramente valore per il tuo business.
Vuoi ottenere gli strumenti giusti per fare i tuoi comunicati stampa?
Richiedi una demo con noi a Respona e ti mostreremo tutti i modi in cui possiamo aiutarti a trovare le persone giuste per inviare il tuo comunicato stampa e gestire la tua strategia di sensibilizzazione.