aveți un anunț mare de făcut și vă întrebați când să trimiteți comunicatul de presă?
cu 57% dintre editorii de top care primesc între 50 și 500 de pitch-uri pe săptămână, este prea ușor ca pitch-ul dvs. de e-mail să se piardă în zgomot.
deoarece aveți o singură șansă – sau poate o a doua-să atrageți atenția și să vă citiți e-mailul, trebuie să vă pregătiți pentru succes.
în acest scurt ghid, folosim logica și bunul simț pentru a explica care este cel mai bun moment și zi pentru a trimite comunicatele dvs. de presă.
să intrăm în ea.
care este cea mai bună zi pentru a trimite un comunicat de presă?
cea mai bună zi pentru a trimite un comunicat de presă este între Luni și miercuri.
aceasta este conform analizei noastre a datelor dintr-o serie de surse care au analizat ratele de deschidere și ratele de răspuns ale comunicatelor de presă și ale e-mailurilor de informare în general.
companiile care fac o mulțime de acțiuni reci și trimit o mulțime de Comunicate de presă nu sunt de acord exact cu cea mai bună zi a săptămânii, dar aceste trei zile – luni, marți și miercuri – par a fi consensul.
să descompunem aceste studii pentru tine:
- Fractl spun că de luni până miercuri sunt cele mai bune trei zile pentru a trimite un comunicat de presă
- un studiu realizat de Siege Media de e-mailuri „la temperatura camerei” – care nu sunt complet din senin – a arătat că luni a fost cea mai bună zi a săptămânii pentru a trimite e-mailuri ca un comunicat de presă, cu o rată de deschidere a e-mailurilor de peste 20%
- aceeași cercetare a constatat că ratele de deschidere sunt cu siguranță mai mici Miercurea, dar rata de răspuns la un e-mail de relații publice a fost doar 0.3% mai mic decât luni
- MarketingProfs a raportat pe un studiu de sârmă de afaceri, care a declarat că jurnaliștii preferă să aibă o poveste tăbărât să le într-o marți
- un studiu ceva mai vechi de Ragan a constatat că comunicatele de presă trimise într-o marți sau miercuri au fost mai susceptibile de a fi partajate pe social media
- GetResponse uitat la campaniile de marketing prin e-mail, care sunt ușor diferite în audiență și scopul lor, dar au găsit că e-mailurile trimise într-o marți a primit cel mai bun click-through-rata
- la backlinko, au descoperit că e-mailurile de informare trimise într-o miercuri au fost cel mai probabil pentru a obține un răspuns, dar a existat doar o diferență de 0,14% între cele mai proaste și cele mai bune zile, după cum puteți vedea mai jos…
dacă acordăm în fiecare zi un punct pentru fiecare dată când este recomandat de unul dintre aceste studii, marți și miercuri se leagă cu patru puncte fiecare, iar luni are trei puncte, deci este un apel aproape.
revenind la studiul Fractl, au descoperit că puțin sub jumătate dintre jurnaliștii pe care i-au chestionat au o schimbare de două zile asupra conținutului lor, deci este logic că cele mai proaste zile pentru a trimite un comunicat de presă sunt joi sau vineri, când vor avea deja poveștile lor aliniate pentru săptămână.
majoritatea oamenilor au multe de recuperat în zilele de luni, în special în ceea ce privește e-mailul, așa că marți și miercuri ambele au mult sens în ceea ce privește ziua pentru a vedea comunicatul de presă pe care îl trimiteți.
aceasta este cea mai bună zi a săptămânii pentru a trimite un comunicat de presă, dar la ce oră ar trebui să apăsați Trimite?
care este cel mai bun moment pentru a trimite un comunicat de presă?
dimineața este momentul perfect pentru a trimite un comunicat de presă, cu un timp care nu este pe oră sau jumătate de oră, deci 9:46 am mai degrabă decât 10:00 am, de exemplu.
majoritatea marketerilor folosesc software de informare pentru a automatiza trimiterea de Comunicate de presă, iar majoritatea instrumentelor pot programa e-mailuri doar la oră sau la jumătate de oră.
aceasta înseamnă că mass-media și jurnaliștii vor vedea, de obicei, un flux de e-mailuri către căsuțele lor poștale în aceste momente, astfel încât comunicatul dvs. de presă să se poată pierde în zgomot.
la Fractl, ei socotesc că dimineața până la prânz este un moment bun pentru a vă declanșa comunicatul de presă, în timp ce Siege Media este mai specific cu e-mailurile trimise între 8 și 9:00 am, obținând cele mai bune rate de deschidere și clic.
între timp, Ragan pune un timp de 7 la 9:00 pe cel mai bun timp pentru a trimite eliberarea.
deoarece jurnaliștii știu că majoritatea comunicatelor de presă sunt trimise mai devreme, ei tind să – și planifice ziua de lucru în jurul acesteia-cafeaua de dimineață urmată de parcurgerea comunicatelor de presă ale zilei.
ceea ce este foarte important să ne amintim cu toate acestea este fusul orar local.
indiferent dacă coordonați o lansare globală de vânzări sau doriți doar să vă citiți eforturile de PR în SUA, va trebui să fiți atenți la fusul orar în care jurnalistul va primi eliberarea dvs.
vrei să intri în inbox-ul jurnaliștilor și editorilor pe care îi vizezi dimineața devreme, dar nu atât de devreme încât comunicatul tău de presă este înecat de toți ceilalți care au aterizat înaintea lui.
cunoașterea timpului pentru a nu trimite comunicatul de presă este la fel de vitală pentru a vă ridica povestea.
nu trimiteți comunicatul de presă în afara orelor de program, cu excepția cazului în care este vorba de știri majore care nu pot aștepta până dimineața.
dacă aveți știri de ultimă oră, asigurați-vă că urmați cu social media sau contactul telefonic, astfel încât cu siguranță să fie preluat.
o altă excepție de la regula de livrare a comunicatelor de presă în timpul zilei este atunci când aveți Comunicate financiare de trimis.
acest tip de știri – despre valori mobiliare, indici și valută – se publică în general la sfârșitul zilei, iar jurnaliștii din acest domeniu sunt conștienți de acest lucru.
faceți tot posibilul pentru a evita trimiterea unui comunicat de presă vineri după-amiază, nimeni nu vrea să se ocupe de e-mailuri la sfârșitul săptămânii de lucru și probabil va fi evitat până luni dimineață, dacă va primi deloc acoperire media.
timp să se uite la unele mai multe detalii despre când să trimită un comunicat de presă.
este Luni o zi bună pentru a trimite un comunicat de presă?
luni nu este cea mai bună zi a săptămânii pentru a trimite un comunicat de presă, dar nu este nici cea mai rea.
e-mailul dvs. de comunicat de presă are șanse rezonabile de a fi deschis într-o zi de luni, 7,5% conform Backlinko, dar există zile mai bune.
este Luni cea mai aglomerată zi a săptămânii pentru tine?
este pentru noi și, în general, este și pentru scriitori, jurnaliști și editori, așa că nu le înfundați căsuța de e-mail deja înfundată dacă nu trebuie.
cu toate acestea, este demn de remarcat faptul că sondajul Fractl asupra profesioniștilor din mass-media a constatat că puțin mai puțin de 25% dintre respondenți au avut un timp de șase zile pentru a scoate o poveste.
aceasta înseamnă că trimiterea comunicatului dvs. de presă într-o zi de luni ar putea funcționa dacă trimiteți știrile cu o săptămână înainte ca evenimentul, vânzarea sau știrile să se întrerupă.
dacă aveți un comunicat de presă bun, cu un subiect puternic și conținut care este atrăgător, trimiterea comunicatului de presă într-o zi de luni nu este cea mai proastă idee, dar aveți opțiuni mai bune.
să ne uităm la celălalt capăt al săptămânii.
este vineri o zi bună pentru a trimite un comunicat de presă?
vineri este probabil cea mai proastă zi a săptămânii pentru trimiterea comunicatelor de presă.
efectuarea pitch-ului media într-o zi de vineri este probabil să o vadă oricum returnată până luni sau ignorată în întregime.
PR PRO știu să nu trimită un comunicat de presă într – o vineri – dacă nu este absolut vital-deci este o lecție utilă de învățat acum.
de ce este vineri atât de notoriu rău pentru trimiterea de știri și comunicate de presă către mass-media?
dacă nu este conținut de actualitate, jurnalistul pe care îl vizați probabil are deja timpul de lucru de vineri umplut.
nimeni nu vrea să alerge încercând să raporteze o poveste într-o vineri, astfel încât oamenii din mass-media vor avea deja conținutul sau alte sarcini de lucru aliniate pentru sfârșitul săptămânii.
în afară de weekend, vineri este cea mai proastă zi a săptămânii pentru deschideri, clicuri și răspunsuri la e-mailuri, spun datele pe care Siege Media le prezintă în același studiu pe care l-am analizat mai devreme.
oricât de mult s-ar putea simți tentat să Dolar tendința și trimite un comunicat de presă la momentul cel mai puțin popular, este probabil o mână pierde.
dacă puteți economisi resursele pentru a face un test A/B, puteți vedea singur cum se compară vineri cu luni pentru un comunicat de presă și datele s-ar putea dovedi utile.
singurele zile mai rele decât vineri sunt weekendurile atunci când vine vorba de a vă citi publicul țintă e – mailurile de presă-cercetarea Backlinko în e-mailurile generale de informare a văzut că ratele deschise au scăzut cu 1,76% în weekend, comparativ cu celelalte cinci zile.
acum știm zilele populare și cel mai bun moment al zilei pentru a trimite un comunicat de presă, ar trebui să ne uităm acum la alte considerații în jurul calendarului comunicatului de presă.
cu cât timp înainte trebuie să trimiteți un comunicat de presă?
ar trebui să trimiteți comunicatul dvs. de presă cu două până la trei săptămâni înainte de un eveniment, cum ar fi o conferință sau deschiderea unui magazin, în timp ce un pitch la o revistă lucioasă ar putea avea nevoie să iasă cu luni înainte.
trebuie să echilibrați două considerații aici:
- trebuie să oferiți jurnaliștilor și scriitorilor șansa de a vă introduce în programul lor
- doriți să păstrați frica lor de a pierde, sau FOMO, și să nu le dați timp să se mulțumească
JournoLink, un serviciu de distribuție a comunicatelor de presă, vă împarte timpii de plumb în trei mari categorii:
- revistele Glossy cu numere sezoniere pe care doriți să le vizați au nevoie de o notificare de trei până la șase luni cu comunicatul dvs. de presă
- pentru a capta atenția mass-media pentru evenimente planificate și lansări de produse, trimiteți comunicatul dvs. de presă cu două până la trei săptămâni înainte
- pentru subiecte în tendințe sau pentru a comenta actualități care se află în timoneria dvs., ar trebui să trimiteți fără întârziere comunicatul de presă
Noțiuni de bază calendarul dvs. de distribuție dreapta poate fi diferența dintre obtinerea eveniment mediatizat o săptămână înainte sau cu o zi înainte, sau de a face Valentine ediție a unei reviste, la toate.
așa cum am acoperit puțin mai devreme, când comunicatul dvs. de presă este urgent – poate că rulați o vânzare flash sau ați fost nevoit să anulați un eveniment – o urmărire cu jurnaliștii pe care încercați să îi contactați vă va ajuta să obțineți acoperirea urgentă de care aveți nevoie.
acum știți despre cel mai bun timp de plumb pentru produsul dvs. și comunicatele de presă, mergem mai departe.
Cât De Des Ar Trebui Să Trimiteți Comunicate De Presă?
ar trebui să trimiteți Comunicate de presă ori de câte ori aveți ceva de spus, fără a trece peste partea de sus.
ați consumat media toată viața, astfel încât veți ști ce tip de lucruri sunt interesate să acopere posturile de știri, posturile de radio și revistele.
în timp ce tot ceea ce face afacerea dvs. mică sau marca mare este foarte important pentru dvs., publicul dvs. țintă vrea să audă despre asta?
dacă începeți să bombardați jurnaliștii cu știri irelevante sau spam, riscați să fiți adăugați la lista lor de spam!
de asemenea, atunci când alegeți să cântăriți pe subiecte de trend, păstrați-l relevant și încercați să nu strigați doar în gol.
dacă organizația dvs. are cunoștințe aprofundate despre o nouă legislație sau este direct afectată de un eveniment de știri, este necesară o lansare, dar nu comentați fiecare lucru mic de acolo.
poate fi contraproductiv să aveți și un număr țintă pentru comunicatele dvs. de presă.
decizia de a face o lansare pe lună s-ar putea simți ca un pas logic, dar puteți ajunge să creați o poveste de dragul ei și să vă pierdeți resursele.
ceea ce contează cu adevărat este calitatea peste cantitate.
doriți să construiți o reputație pozitivă în rândul jurnaliștilor cu care vă angajați, astfel încât atunci când numele companiei dvs. să aterizeze în căsuța de e-mail, acesta să iasă în evidență și să le atragă atenția.
în continuare, ne uităm la ceea ce intră într-un comunicat de presă excelent, astfel încât cunoștințele dvs. despre cele mai bune zile și ore să fie folosite.
la ce să fiți atenți atunci când trimiteți un comunicat de presă?
un comunicat de presă bun arată la fel pentru profesioniștii din domeniul PR și pentru cei care abia încep călătoria pentru a genera interes pentru afacerea sau marca lor.
există o formulă destul de standard pentru modul de a pune împreună un comunicat de presă, care va face e-mail-ul ușor pentru cititor să înțeleagă și să fie dornici de a lucra cu ea.
indiferent dacă alegeți să lucrați cu șabloane de Comunicate de presă sau să creați propriile dvs., există câteva considerații în afară de trimiterea la momentul potrivit și în ziua potrivită.
Iată cele patru sfaturi de top pentru a obține distribuția PR pe punct.
Sfat #1: Pitch jurnalistul potrivit
trebuie să obțineți comunicatul de presă în fața persoanei potrivite dintr-o companie media pentru a avea vreo șansă să fie ridicat.
de fapt, 80% din comunicatele de presă care nu sunt preluate se datorează faptului că comunicatul de presă este irelevant pentru scriitorul sau editorul care îl primește, a constatat sondajul Fractl.
aceasta înseamnă că este vital să faceți cercetarea și să obțineți adresa de e-mail potrivită pentru publicația cu care doriți să luați contact.
dacă comunicatele de presă vor face parte din strategia dvs. de marketing și de informare a conținutului, ar trebui să luați în considerare crearea unei liste media – o listă de contacte relevante pentru industria dvs.
este demn de remarcat faptul că șansa ca comunicatul dvs. de presă să fie citit va varia în funcție de industria în care vă aflați.
jurnaliștii și editorii din nișele auto și financiare sunt cei mai puțin susceptibili să vă deschidă comunicatul de presă, în timp ce scriitorii de stil de viață, Călătorii și alimente sunt mai receptivi la citirea a ceea ce trimiteți.
nu puteți schimba brusc nișa în care se află afacerea dvs., dar conștientizarea acestor rate de succes vă va ajuta să înțelegeți câți oameni trebuie să faceți pentru a fi observați.
trecând la următorul factor important pe care trebuie să-l luați în considerare atunci când trimiteți un comunicat de presă.
Sfat #2: structurați-vă corect comunicatul de presă
a face accesibil comunicatul de presă va face cu siguranță mai probabil să genereze acoperire media câștigată pentru marca dvs.
jurnaliștii și scriitorii sunt oameni ocupați; doriți să vă asigurați că le oferiți tot ceea ce caută într-un mod care le este familiar.
există câteva componente cheie ale structurii unui comunicat de presă, cum ar fi:
- un subiect criminal care iese în evidență din tot zgomotul
- un logo al companiei bine conceput, care poate fi utilizat în orice acoperire media
- toate informațiile de contact pentru dvs. și pentru oricine altcineva din companie care poate adresa întrebări
- linia de date, inclusiv dacă există un embargo asupra știrilor
- un titlu-și uneori o subpoziție – care stabilește povestea să vină
- textul care explică în mod clar și simplu ceea ce este de știri, scris într – un mod care se potrivește cu stilul de nișă
- dvs. boilerplate, care este un explicator despre ce este compania dvs. și câteva realizări cheie
merită, de asemenea, să adăugați detalii precum mânerele dvs. de social media la închiderea e-mailului dvs. de comunicat de presă, ceea ce poate conferi legitimitate și arată că nu sunteți un bot fără chip care trimite un e-mail.
în studiul lui Fractl, ei au descoperit, de asemenea, că jurnaliștii și editorii apreciază cu adevărat o abordare multimedia a comunicatelor de presă, cum ar fi includerea videoclipurilor explicative.
ei observă, de asemenea, că infografiile sunt cel mai solicitat tip de conținut multimedia din publicații, astfel încât adăugarea lor în versiunea dvs. îl va face să iasă în evidență.
oferiți destinatarilor ceea ce caută și vă sporiți cu adevărat șansele de a fi observat.
un alt sfat vine imediat.
Sfat #3: acordați atenție distribuției
obținerea corectă a distribuției comunicatelor de presă este absolut vitală pentru succesul eforturilor dvs. de PR.
puteți avea conținut uimitor, dar dacă îl trimiteți incorect, atunci totul a fost degeaba.
am vorbit deja despre unele dintre lucrurile cheie de luat în considerare la distribuirea comunicatului dvs. de presă, dar le vom trage împreună, astfel încât să le puteți verifica:
- alegeți momentul potrivit al zilei pentru a trimite e-mailul
- alegeți ziua corespunzătoare a săptămânii pentru a vă citi e-mailul
- găsiți persoanele potrivite pentru a trimite comunicatul dvs. de presă la
- Personalizați fiecare e-mail pe care îl trimiteți cu numele destinatarului
puteți alege, de asemenea, să utilizați o distribuție de agenție în schimb, cum ar fi PR Newswire sau businesswire, dar aceste servicii pot fi costisitoare dacă sunteți o afacere mică sau doar începeți călătoria dvs. de PR.
făcând propria dvs. mobilizare folosind un instrument precum reuna pentru a găsi contactele potrivite pentru dvs. și pentru a personaliza șabloanele de Comunicate de presă este o modalitate excelentă de a vă gestiona propriile eforturi de PR și de a construi o rețea puternică de oameni pe care îi puteți contacta atunci când este timpul să obțineți știrile acolo.
este timpul pentru ultimul nostru sfat de presă pentru dvs.
Sfat #4: nu uitați să follow-up
după trimiterea comunicat de presă inițială, un e-mail follow-up este foarte important să vă asigurați că veți obține observat.
studiul Backlinko pe care l-am analizat mai devreme ne spune că o secvență de urmărire a e-mailurilor vă poate dubla rata de răspuns.
chiar și trimiterea unui e-mail de urmărire vă poate ridica rata de răspuns de la 8,5% la 14,1% – merită cu siguranță efortul.
când trimiteți comunicatul de presă utilizând responsa, puteți programa automat secvența de e-mail de urmărire.
desigur, nu doriți ca urmărirea dvs. să fie enervantă și să fie marcată ca spam, așa că timpul este bine.
trimiterea unei urmăriri în fiecare zi timp de o săptămână vă va enerva destinatarii și poate ateriza în temutul dosar spam.
aici, la responsa, vă recomandăm să urmăriți comunicatul de presă la aproximativ cinci zile după trimiterea originalului.
vă amintiți cum ne-am uitat la timpii de plumb pentru comunicatul dvs. de presă mai devreme?
prin trimiterea comunicatului de presă înainte de timp, vă acordați timp pentru a trimite e-mailurile de urmărire despre care știm că sunt atât de importante pentru eforturile dvs. de PR.
e timpul să încheiem asta.
acum la voi
am terminat!
asta este tot ce trebuie să știți despre cele mai bune practici atunci când vine vorba de trimiterea unui comunicat de presă la momentul potrivit și în ziua potrivită.
odată ce începeți să lucrați la strategia dvs. de presă și media, veți începe să vă simțiți pentru momentul optim pentru trimiterea comunicatelor.
va fi nevoie de ceva învățare pentru a obține cu adevărat strategia dvs. generând acoperire media, conștientizare a mărcii și backlink-uri, dar PR are cu siguranță valoare pentru afacerea dvs.
doriți să obțineți instrumentele potrivite pentru a face propriile Comunicate de presă?
solicitați o demonstrație cu noi la responsa și vă vom arăta toate modalitățile prin care vă putem ajuta să găsiți persoanele potrivite pentru a vă trimite comunicatul de presă și pentru a vă gestiona strategia de informare.