projektek ellenőrzött környezetben (ismertebb nevén PRINCE2) a legszélesebb körben alkalmazott projektmenedzsment módszer világszerte, amelyet a csapatok több mint 150 országban használnak.
de mi a PRINCE2 projektmenedzsment és miért olyan népszerű? És ami még fontosabb, ez a megfelelő megközelítés a projektjeihez? Ezek trükkös kérdések, amelyeket végtelen cikkek és homályos meghatározások szitálása nélkül kell megválaszolni, így megmentettünk néhány Google-t azáltal, hogy összegyűjtöttük a PRINCE2 projektmenedzsment alapvető elemeit egy kényelmes helyen.
a PRINCE2 alapjai
a PRINCE2 projektmenedzsment egy folyamatalapú megközelítés, amely a teljes projekt szervezésére és irányítására összpontosít, az elejétől a végéig. Ez azt jelenti, hogy a projekteket alaposan megtervezik a kickoff előtt, a folyamat minden szakasza egyértelműen strukturált, és a laza végeket a projekt befejezése után szépen megkötik.
lehet, hogy kíváncsi: mi van a 2-vel? A PRINCE módszertant eredetileg az 1980-as évek végén fejlesztették ki, hogy az Egyesült Királyság kormánya kezelje az informatikai projekteket. 1996-ban a megközelítést egy projektmenedzsment szakemberekből álló csapat és egy 150 állami és magánszervezetből álló felülvizsgálati testület felülvizsgálta és frissítette, hogy szélesebb körben alkalmazható legyen a különböző iparágakban. Így született meg az új és továbbfejlesztett PRINCE2.
a PRINCE2 7 alapelve
a PRINCE2 módszer a következő 7 alapelvre épül:
1. A projekteknek üzleti indoklással kell rendelkezniük.
minden ügyfélprojektnek egyértelmű igénynek, meghatározott ügyfélnek, reális előnyöknek és részletes költségértékelésnek kell lennie.
2. A csapatoknak minden szakaszból tanulniuk kell.
az órákat a PRINCE2 folyamat minden lépésénél keresik és rögzítik, majd felhasználják a jövőbeli munka javítására.
3. A szerepek és a felelősségek egyértelműen meghatározottak.
mindenkinek pontosan tudnia kell, hogy miért felelős — és miért felelősek a csapattársai.
4. A munkát szakaszokban tervezik.
a PRINCE2 projekteket külön munkafázisokra bontják, időszakos felülvizsgálatokkal rögzítik a levont tanulságokat, és megerősítik, hogy a projekt továbbra is megfelel a követelményeknek.
5. Projekt táblák ” kezelése kivétel nélkül.”
mivel az igazgatósági tagok jellemzően felsővezetők, akiknek nincs idejük a projekt napi tevékenységeinek kezelésére, alapkövetelményeket állapítanak meg olyan dolgokra vonatkozóan, mint az idő, a költség, a kockázat és a hatókör, majd a napi felügyeletet átruházzák a projektmenedzserre. A projektmenedzser jogosult arra, hogy a projektet visszaállítsa a pályára, ha késik vagy meghaladja a költségvetést. De ha olyan problémák merülnek fel, amelyek hatással lesznek a megállapított követelményekre, ez egy “kivétel”, és a projektbizottság dönt a legjobb eljárásról.
6. A csapatok folyamatosan a minőségre koncentrálnak.
a termékeket minőségi nyilvántartás segítségével folyamatosan ellenőrzik a követelmények alapján.
7. A megközelítés minden projekthez igazodik.
magát a PRINCE2 módszert az egyes ügyfélprojektek igényeihez kell igazítani, megváltoztatva a felügyelet összegét és a tervezést, hogy illeszkedjen a projekt méretéhez, az érintett személyek számához, a munkacsomag delegálásához stb.
a PRINCE2 7 szerepe
a PRINCE2-nek 3 fő szerepe van: a projektbizottság, a projektmenedzser és a projektcsapat. De számos kiegészítő szerep van, amelyek segítenek biztosítani a követelmények és szabványok betartását, és hogy a munka zökkenőmentesen működjön.
- az ügyfél az a személy, aki fizet a projekt befejezéséért.
- a felhasználó vagy a projekt eredményeit fogja használni, vagy hatással lesz a projekt eredményére. (Egyes projektek esetében az ügyfél és a felhasználó ugyanaz a személy lehet.)
- a beszállító olyan tárgyszakértő, aki a végeredmény megtervezésével vagy felépítésével biztosítja a projekt befejezéséhez szükséges ismereteket.
- a projektmenedzser felelős a projekten végzett munka megszervezéséért, tervezéséért és felügyeletéért. Kiválasztják és kezelik azokat az embereket, akik elvégzik a projekttevékenységeket, és felelősek azért, hogy a munka helyesen és időben történjen.
- a projektcsapat és a csapatmenedzser valójában feltekerik az ingujjukat, és elvégzik a projektfeladatokat. A csapatvezetők felügyelik a napi munka részletes szempontjait,és közvetlenül a projektmenedzsernek jelentenek.
- az adminisztrátor értekezleteket állít be, mindenkit naprakészen tart, nyomon követi a dokumentációt stb. Kis projekteknél a projektmenedzserek gyakran átveszik ezt a felelősséget, de ha egyszerre több projekt fut, vagy a projekt nagy/összetett, általában egy projekttámogatási irodát hoznak létre e feladatok kezelésére.
a 3 fő szerep egyike, a projektbizottság általában több embert foglal magában: az ügyfelet (általában felsővezetőt), a végfelhasználót (vagy képviselőt) és a szállítót. Három egyedi szempontból ellenőrzi a projektbiztosságot:
- az ügyfél biztosítja, hogy a projekt pénzügyileg továbbra is életképes legyen, jellemzően költség-haszon elemzéssel.
- a felhasználó biztosítja a felhasználói igények kielégítését.
- a szállító ellenőrzi, hogy a projekt reális, praktikus megoldás felé halad-e.
egyes projekteknél a PRINCE2 biztosítékot egy elfogulatlan, harmadik féltől származó csapat végzi.
a PRINCE2 7 fázisú folyamata
a PRINCE2 folyamat 7-re oszlik (meglepetés!) fázisok:
1. Projekt indítása
- valaki új projekt iránti kérelmet nyújt be, amelyet projektmegbízásnak hívnak. A projekt megbízása nagyon rövid, csak arra terjed ki, hogy miért van szükség a projektre, és mit fog ideális esetben elérni.
- valaki minden projektmegbízást értékel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vállalat képes-e vállalni a projektet.
- ha jóváhagyják, akkor a projektet kezdeményező személy részletesebb projektleírást nyújt be, amely kiterjed a tevékenységekre, az erőforrásokra, a munkaerőre stb. a projekt végrehajtásához szükséges.
2. A projekt irányítása
- a projektbizottság áttekinti és értékeli a projekt összefoglalóit az üzleti indoklás és az életképesség alapján egy újabb jóváhagyási/elutasítási körben.
- a projektbizottság dönti el, hogy mit kell tennie az egyes jóváhagyott projektek megszervezéséhez és végrehajtásához, és mit/hogyan fognak delegálni a projektmenedzsernek.
3. Projekt kezdeményezése
- a projektmenedzser elkészíti a Projektindítási dokumentációt, amely tartalmaz egy átfogó projekttervet és 6 teljesítménycélra vonatkozó alapvonalakat: idő, költség, minőség, hatókör, kockázat és előnyök.
- a kezdeményezési dokumentumokat jóváhagyásra elküldik a projekttanácsnak. Amint az igazgatóság bízik a projekttervben, ismét jóváhagyják, és megkezdődik a munka.
4. Egy szakasz vezérlése
- a projektmenedzser a projektet kisebb “munkacsomagokra” bontja, és átadja azokat a csapatmenedzsereknek és a csapatoknak a befejezéshez.
- a projektmenedzser felügyeli a munkacsomagok előrehaladását az egyes szakaszok során, és lépéseket tesz az útlezárások leküzdésére vagy szükség esetén a hibák kijavítására.
- a csapatvezetők koordinálják a részletes napi munkát, és összekötik a projektmenedzsert és az egyes csapattagokat, segítve abban, hogy minden a tervek szerint menjen.
5. Termékszállítás kezelése
- a projektmenedzser ellenőrzi a projekt előrehaladását, és gondoskodik arról, hogy a teljesítések megfeleljenek a PRINCE2 minőségi elvárásainak.
- a projektbizottság értékeli a befejezett munkacsomagokat, és jóváhagyja azokat, vagy módosításokat/módosításokat kér.
6. Szakaszhatárok kezelése
- a projektmenedzser és a projektbizottság felülvizsgálja az egyes szakaszokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a projekt a tervnek megfelelően halad-e és megfelel-e a projektbiztosítási követelményeknek.
- minden felülvizsgálat során a projektbizottság eldönti, hogy folytatja-e a következő lépést, vagy teljesen elhagyja a projektet.
- a projektmenedzserek visszatekintést tartanak a projektcsapattal, hogy rögzítsék a tanulságokat, és javítsák a következő lépést.
7. A projekt lezárása
- amikor a projekt befejeződött, a projektmenedzser lezárja a laza szálakat, beleértve a PRINCE2 dokumentációját, az eredményeket és a jelentéseket.
a PRINCE2 dokumentáció típusai
a PRINCE2 7 szakaszában nyilvántartást vezetnek, így a projekt szervezett és jó úton halad. Ezeket a nyilvántartásokat arra is felhasználják, hogy jelentést tegyenek a projektbizottságnak, ellenőrizzék a teljesítéseket a minőségi követelményeknek megfelelően, és javítsák a jövőbeli munkafolyamatokat.
- üzleti eset: Részletes leírás arról, hogy miért van szükség a projektre, és annak várható előnyei a felhasználók és a vállalkozás számára.
- kockázati nyilvántartás: felsorolja a kockázatok és lehetőségek valószínűségét és lehetséges hatásait.
- minőségi nyilvántartás: a minőségellenőrzések futó naplója, amely biztosítja, hogy a teljesítések megfeleljenek az elvárásoknak.
- Issues register: a projektcsapat tagjainak problémáinak és aggályainak listája.
- Lessons log: Megjegyzések a következő munkafázisra és/vagy jövőbeli projektekre vonatkozó tanulságokról.
- napi napló: A projektmenedzser által írt napi napló, amely beszámol a tevékenységről és az előrehaladásról.
PRINCE2 a projektmenedzsmentben
most már tudod a PRINCE2 lényegét! Tehát hogyan hasonlítható össze más népszerű projektmenedzsment módszertanokkal? Milyen előnyei vannak ennek a megközelítésnek és a lehetséges buktatóknak? Nézze meg a PRINCE2 GYIK többet.
szeretne többet megtudni a projektmenedzsmentről? Nézze meg Projektmenedzsment útmutatónkat, a projektmenedzsment alapjainak végső bevezetését, a kurált legjobb gyakorlatokat, a projektmenedzsment keretrendszerének részletes vázlatát és a kezdőknek szánt erőforrásokat egy helyen.
