yrityksesi on oivaltanut kaikki paperittomuuden edut: se on maanläheinen, asiakirjasi ovat hakukelpoisia muutamalla näppäimen painalluksella ja toimistosi on selvittämätön. Siinä kaikki, eikö?
väärin.
jos luulet, että paperittomuus ei auta sinua, et todennäköisesti hyödynnä tiedostojesi metadataa.
mitä on metadata?
metatiedot ovat asiakirjojasi koskevia tietoja eivätkä asiakirjojesi sisältämiä tietoja. Se tekee kaikesta haettavissa, mutta se voi tehdä paljon enemmän työnkulun kuin että. Tämä tieto, joka auttaa luokittelemaan ja järjestämään tiedostoja, on yleensä näkymätön, ellei IT-ammattilainen etsi sitä. Syvemmällä ymmärryksellä metadatasta — mitä se tekee, miten se tehdään ja miten sitä voidaan optimoida — voit hyödyntää sitä liiketoimintaprosessien parantamiseksi.
miksi sillä on väliä?
Google on tehnyt maailman mukavaksi haun avulla. Haettavissa oleva tietokanta, jota yrityksesi käyttää asiakirjojen hallintaan, hyödyntää jo tiedostojesi metatietoja, ymmärsit sitä tai et, mutta se on silti ymmärtämisen arvoinen. Tässä syy:
asiakirjaluokitus
käsin tehty dokumenttien tallentaminen palvelimelle tai tietokantaan vaatii käyttäjää jäljittämään tietyn kansion tai alikansion, jossa hän haluaa uuden asiakirjansa elävän. Tämä vie aikaa, ja mitä suurempi ja hierarkkisempi tietokanta, sitä pidempi ja sekavampi tämä on. Se heikentää tuottavuutta.
Metatietoprotokollat voivat automaattisesti antaa uudelle asiakirjalle luokittelutunnisteen tai tunnisteen, joka perustuu ennalta valittuihin parametreihin heti sen luomisen jälkeen — tekijän, luomisajan tai-päivämäärän, avainsanojen jne.perusteella. Kun tällaiset tiedostot tallennetaan, ne tallennetaan automaattisesti metatietomerkintöjen ennalta määrittämiin paikkoihin.
tietojen jakaminen on tehty paremmaksi
sitä helpompaa pääsyä tämä tarjoaa tiedostoa etsittäessä, ei rajoitu vain asiakirjan tekijään. Ajasta ja tilasta riippumatta yhteistyö on paperittoman pilvipalvelun ilmeinen etu, ja hyvä metatiedon hyödyntäminen tekee tästä paljon helpompaa. Hyvin yksityiskohtaisten kuvausten ja asianmukaisten kategoristen tägien avulla asiakirjat, jotka sinun on jaettava ryhmien tai asiakkaiden kanssa, helpottavat huomattavasti yhteistyökumppaneitasi, parantaen merkittävästi työnkulkua.
parannettu tilivelvollisuus
metatiedot sisältävät myös tietoa tietyn tiedoston tai asiakirjan historiasta. Sieltä löydät siihen tehtyjen muutosten jäljet, käyttäjät, joille on myönnetty pääsy siihen, ja käyttäjät, jotka ovat tosiasiallisesti käyttäneet sitä, muun muassa. Digitaalisten dokumenttien elinkaaren seuranta tekee tulevista tarkastuksista helppoja,mikä on välttämätöntä erittäin säännellyillä toimialoilla.
avainsanojen lisääminen
kun ymmärrät metatietojen käytön, voit aloittaa avainsanojen lisäämisen asiakirjoihisi, jolloin jokainen tiedosto on äärettömän helpompi löytää. Osoittamalla avainsanoja eri asiakirjoihin ja asiakirjaluokkiin, voit löytää ne sekunneissa.
opeta tiimiäsi
älä vain kerro tiimillesi, että metatiedot ovat tärkeitä, vaan näytä heille, miten se voi parantaa heidän suoritustaan pelkän abstraktion sijaan. Säännölliset koulutustilaisuudet uuden tiedon ja sovellusten syntyessä ovat tärkeitä mille tahansa IT-työkalulle, mutta hyödyt korostuvat, kun kaikki tekevät ja hyödyntävät hyvää metadataa.
Craft sound, consistent policy
Consistency is key to any effective metadata policy. Varmista, että koko tiimi tietää tunnisteet ja luokat, että asiakirjat pitäisi antaa. Voi olla järkevää esimerkiksi, että yksi työntekijä merkitsee tiedoston ”Tiliveloiksi”, kun taas toinen merkitsee saman tai siihen liittyvän asiakirjan ”veloiksi” ja vielä yksi ”Maksamattomaksi”.”Hyvä politiikka, joka jaetaan ja selitetään kaikille tiimissä tekee löytää ja hallita tietoa maksamattomista veloista paljon helpompaa.
sillä ei ole väliä, oletko hospitality—, Terveydenhuolto -, korkeakoulu-tai valmistusalalla-jokainen sektori hyötyy paremmasta etsinnästä ja hallinnasta, kun he ymmärtävät ja toteuttavat hyvän metadatan politiikkaa ja käytäntöä. Näiden välittömien tehokkuuden ja työnkulun lisäysten lisäksi tämä data-about-your-data voidaan louhia syviä oivalluksia siitä, miten tiimisi työskentelevät ja missä parannuksia voidaan tehdä.
jos haluat lisätietoja metatiedon hyödyntämisestä tiimisi työskentelytavan parantamiseksi, ota yhteyttä PaperWise-asiantuntijaan tai järjestä ilmainen henkilökohtainen demo tänään.